Escrito por: F. S.

Migração de família para novo contrato

Sumário

» Configurações, Parâmetros/Permissões e Direitos

» Links úteis

Objetivo

O que é?

O objetivo desse manual é orientar o operador do sistema quanto ao processo de migração de famílias para um novo contrato. O recurso pode ser utilizado para mudar família de um contrato para um novo, evitando a realização de um novo cadastro. O processo poder ser realizado tanto em contratos de Pessoa Jurídica (PJ) quanto contratos de Pessoa Física (PF).

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Funcionalidade

Essa funcionalidade é utilizada para a migração de uma família de um contrato para outro e, ao realizar esse processo de migração, os dados desses beneficiários não precisarão ser inseridos novamente, tornando o processo mais rápido e eficiente.

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Configurações, Parâmetros/Permissões e Direitos

Parâmetros

Módulo Estrutural > Configurações > Parametrizações do sistema > Aba: "Carteirinhas" > Seção: "Geral" > Campo "Realizar a solicitação de carteirinhas após migração/alteração do plano?":

Ao marcar este parâmetro como "Sim", o sistema automaticamente trará também a opção "Sim" no campo "Insere em remessa de carteiras?" na tela de migração:

Módulo Estrutural > Configurações > Parametrizações do sistema > Aba: "Contratos" > Seção: "Contratos" > Campo "Inclui código de contrato manualmente":

Ao marcar essa opção como "Sim", o sistema habilitará o campo de código de contrato para que o operador digite manualmente o código para o qual a família será migrada:

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Operacionalização

Acessando o módulo Estrutural > Cadastro > Cadastros de contratos > Beneficiários - F8 > Botão: "Migração para contrato novo" (), é possível ter acesso à tela para realizar o processo de migração.

Habilitar o botão

É necessário que o beneficiário selecionado seja o titular da família para que o botão fique habilitado:

Beneficiário titular selecionado botão fica habilitado

Caso o beneficiário selecionado não seja o titular, o botão ficará bloqueado conforme apontado a seguir:

beneficiário dependente selecionado botão fica desabilitado

Tela de Migração

Ao clicar no botão para iniciar uma migração, o sistema fará uma pré-validação:

Pré-Validação

Após clicar no botão de migração, o sistema faz algumas verificações para efetivar o processo. A primeira validação é verificar se existem guias ou contas não cobradas em mensalidade e, caso existam, o sistema avisará ao operador que está realizando o processo:

Ao clicar em "Sim", o sistema apresenta quais são as contas ou guias pendentes de cobrança:

Após a pré-validação de informações, a seguinte tela será apresentada ao operador do sistema:

Temos também a opção de copiar algumas informações durante as migrações, tais como carência, pré-existência, limites, vigências, controles de dependente universitário e documentos de adesão.

Nessa tela, é possível visualizar que existem duas abas: "Informações da migração" e "Migrar aditivos".

Cada aba possui um conjunto de informações específicas:

Aba: Informações da migração

Nessa aba, existem alguns campos que precisam ser preenchidos, por exemplo:

Novo contrato: Informa o código do novo contrato que será criado para os beneficiários migrados;

Parâmetro do sistema

Este campo somente ficará disponível, caso o parâmetro no módulo Estrutural > Configurações > Parametrizações do sistema > Aba: "Contratos" > Seção: "Contratos" > Campo "Inclui código de contrato manualmente" esteja marcado como "Sim"

Data de migração: Informa a data de migração do beneficiário;
Nova data de inclusão: Indica a data de inclusão no novo contrato;
Novo plano: Indica o novo plano em que a família será inserida;
Nova tabela: Indica a nova tabela de preço em que a família será inserida;
Empresa: Refere-se a empresa que será a contratante responsável do novo contrato;
Vendedor: Indica o vendedor, responsável pela venda do novo contrato;
Comissionamento: Indica a regra de comissionamento para esse novo contrato;
Motivo de Inclusão: Informa qual o motivo de inclusão no novo contrato;
Copiar Carências: Define se as carências do contrato anterior serão copiadas para o novo ou se beneficiário terá que cumprir as carências novamente;
Copiar Preexistência: Determina se a preexistência será copiada do contrato anterior para o novo;
Copiar Status: Indica se o status vinculado ao anterior será repassado ao novo contrato;
Natureza do Contrato: Determina a natureza jurídica do novo contrato;
Insere em Remessa de Carteirinhas?: Indica a criação de uma remessa para a impressão da carteirinha referente ao novo contrato.

Parâmetro de sistema

Este campo virá marcado como "Sim" por padrão, caso o parâmetro no módulo Estrutural > Configurações > Parametrizações do sistema > Aba: "Carteirinhas" > Seção: "Geral" > Campo "Realizar a solicitação de carteirinhas após migração/alteração do plano?, também esteja com a opção "Sim", conforme demonstrado na seção de Configurações desse manual.

Vencimentos das carteiras: Define o novo vencimento dessas novas carteirinhas;
Envia para ANS: Indica se será enviado à ANS. Isso impacta diretamente no processo do SIB;

Configuração de envio para ANS

Ressaltamos que o campo "Envia para ANS" existe no cadastro de beneficiário, cadastro de contrato e cadastro de plano. Para que o beneficiário seja enviado no SIB - ANS, os três campos devem estar como "Sim".

Pode usar o Call center: Determina se o beneficiário será atendido pela central de atendimento através dos módulos CRM, Central e Recepção. Se assinalar "NÃO", ao utilizar um dos módulos citados, será apresentada a mensagem: "Este usuário não está autorizado a utilizar a Central de atendimento!"
Cobrar Taxa de Adesão: Determina se a taxa de adesão será cobrada no novo contrato;
Cobrar contas e Guias do contrato anterior: Indica se há cobrança de contas e guias do contrato anterior para o novo contrato;
Motivo de Cancelamento: Nessa opção, será informado o motivo do cancelamento que será vinculado ao contrato antigo.

Aba: Migrar aditivos

Esta aba permite a migração dos aditivos vinculados aos beneficiários, sendo possível selecioná-los um por vez, utilizando dois cliques do mouse, ou selecionando todos de uma vez com o atalho "Ctrl+A" no teclado. Na tabela, os aditivos selecionados ficarão em vermelho, indicando que serão migrados:

Após incluir todos os dados necessários, clique no botão , para concluir a migração:

Ao realizar a confirmação, o sistema fará uma pós-validação das informações:

Pós-Validação

O sistema emitirá confirmações para o operador do sistema. Por exemplo:

Caso a família que esteja migrando for a única a do contrato, o sistema pedirá para que o operador confirme se a operação está correta:

Caso existam acréscimos ou descontos não processados em mensalidades, o sistema também irá notificar:

Clicando em "Sim", será exibida a tela de acréscimos/descontos programados para os beneficiários, contendo os acréscimos e descontos existentes:

Se houverem reajustes retroativos programados para o contrato/família, também será apresentada uma tela de tomada de decisão:

Ao clicar em "Ok" o operador do sistema deverá tomar uma decisão referente aos reajustes retroativos:

Nesse caso, pode manter o reajuste retroativo no contrato atual, migrar os reajustes para o novo contrato ou cancelá-los.

Após a confirmação da migração, o sistema realiza o cancelamento desta família no contrato antigo (em que foi realizado o processo da migração) e a inclui no novo contrato:

Comprovante de Exclusão do Contrato

Após a efetivação, caso o contrato anterior da família seja do tipo PJ, será possível realizar a impressão do comprovante de exclusão, indicando a opção "Sim" na mensagem indicada em tela:

Para contratos em que a família fazia parte de um contrato PF, o sistema não emitirá esta mensagem.

Após este processo, é possível verificar a família junto ao novo contrato, pois nele constará a informação de "Beneficiário migrado", além da data de migração e o contrato de origem (do qual foi migrado):

Beneficiários Migrados

É importante ressaltar que apenas os beneficiários que estavam ativos no momento da migração, serão levados para o novo contrato. Quaisquer beneficiários que já estavam cancelados antes da migração, não serão levados para o novo contrato.

Cancelamento da Migração

Para realizar o cancelamento da migração, o operador deverá acessar o contrato novo e desfazer a migração. Ao acessar o módulo Estrutural Cadastros > Cadastros de contratos > Botão direito: Opções de migração > Cancelamento de migração de contrato inteiro, o operador de sistema terá acesso a essa opção: