Escrito por: T. R.

Carta vinculada

Sumário

» Objetivo

» Funcionalidade

» Configurações, Parâmetros/Permissões e Direitos

» Operacionalização

» Links úteis

Objetivo

Em algumas ocasiões, pode ser necessário enviar comunicados ou cartas para os beneficiários que utilizam um plano de saúde. Nestas ocasiões, é importante que esta carta seja autêntica e mostre a cara da Operadora para passar ao cliente confiança. Neste manual, explicaremos o recurso de criação de modelos de cartas vinculadas.

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Funcionalidade

Possibilita que o modelo de carta seja criado em um editor de texto e, ao gerar a carta, o sistema criará um Banco de palavras que estará vinculado ao arquivo e assim preencherá os campos chave utilizados. Com esse recurso serão geradas cartas formatadas com informações que forem necessárias, tendo como limitador os recursos do editor que for escolhido.

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Configurações, Parâmetros/Permissões e Direitos

Parâmetros

Módulo Estrutural > Configurações > Parametrizações do sistema > Aba "Remessas de correspondências" > Sessão "Carta Vinculada" >Campo: "Banco de dados a ser utilizados em cartas vinculadas". Com este parâmetro, definimos se será utilizado banco de dados em forma de arquivo de extensão ".html" ou ".csv":

HTML ou CSV?

A diferença entre estes dois tipos de arquivo, é que para utilizar o arquivo em CSV, o sistema precisará abrir o arquivo em .CSV com o programa do Microsoft Word. Neste caso, se a máquina não possuir o Word instalado, então a parametrização em CSV não funcionará, sendo necessário utilizar o parâmetro em tabela de HTML.

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Operacionalização

Nesta primeira parte, falaremos sobre a anatomia da tela do cadastro de cartas vinculadas, pois é importante que se tenha o conhecimento geral da aparência da tela e funcionamento. Posteriormente explicaremos como fazer para cadastrar e imprimir uma carta vinculada.

Tela de Modelos de Cartas Vinculadas

Ao acessar o módulo Estrutural > Cadastros > Modelos de cartas / email > Modelos de cartas vinculadas é possível visualizar a tela onde ocorre o cadastro das cartas vinculadas:

Tela Principal do modelo de carta vinculada

Na parte superior da tela, temos alguns botões e as abas de "Cadastro" e "Palavras-chave". Vamos descrever um pouco sobre cada um destes itens a seguir:

Botões

Ícone	Nome	Descrição
	Incluir	Inicia o processo de inclusão de uma nova carta vinculada.
	Excluir	Exclui um registro de carta vinculada existente no sistema.
	Salvar	Salva qualquer alteração realizada em uma carta vinculada.
	Desfazer	Desfaz qualquer alteração realizada em uma carta vinculada.
	Sair	Fecha a tela de modelos de cartas vinculadas

Também é possível realizar uma pesquisa pelo nome da carta vinculada no campo em branco e clicar no botão: "Pesquisar" ( ) para buscar pela carta. Com isso, nesta mesma aba, serão apresentados os modelos que corresponderem com este nome.

Aba Cadastro

Ao clicar nesta aba, a tela ficará da seguinte forma:

Na seção "Identificação" é possível visualizar alguns campos que devem ser preenchidos para que o cadastro da carta vinculada seja realizado:

Descrição: este é o nome da carta vinculada. Este nome será apresentado em outras partes do sistema quando for necessário referenciá-la;

Tipo de envio: define o tipo de envio da carta. Pode ser "Normal", "Urgente", "PAC", "Sedex". Este campo é utilizado para fins de relatório no sistema;

Situação: refere-se a situação da carta vinculada na base. Pode ser "Ativa" ou "Cancelada";

Situação Cancelada

Cartas vinculadas com a situação marcada como "Cancelada", não aparecerão para impressões ou envios por e-mail para os beneficiários.

Instrução AR: este campo é utilizado para a geração do AR na tela de remessa de correspondências. Quando este campo não estiver preenchido, o sistema utilizará a informação do campo "Descrição" como referência para emitir o AR.

Caixa "Carta de Proposta Comercial": esta opção, permite que a Operadora defina esta carta vinculada como uma carta de propostas comerciais para ser utilizada em prospecções no módulo "Comercial Novo".

Carta de Proposta Comercial

Ao marcar esta opção, a carta aparecerá na opção de impressão de documentos no módulo Comercial Novo > Cadastros > Pré-cadastro de contratos > Botão "Imprimir documentos" ou no módulo Estrutural > Cadastros > Cadastro de contratos > Botão "Imprimir documentos" na tela a seguir:

exemplo da carta vinculada na impressão de documentos do contrato

Já na seção "Arquivo vinculado / anexo", selecionamos o arquivo e geramos o banco de dados:

Botão	Descrição
	Permite que o operador selecione o arquivo da carta vinculada gerada previamente.
	Com este botão, o operador poderá abrir o arquivo de carta vinculada selecionado neste registro. Este botão somente ficará habilitado quando já foi selecionada uma carta.
	Após incluir todas as palavras-chave na carta, o operador deverá utilizar este botão para gerar o arquivo de banco de dados das palavras-chave. Este arquivo é essencial para que a carta carregue corretamente as informações necessárias.

Botões de Arquivo vinculado

Estes botões, são utilizados no processo do cadastro da carta vinculada explicado mais a frente neste documento. Você pode acessar esta explicação clicando aqui.

Aba "Palavras-chave"

Ao clicar nesta aba, será apresentada a seguinte tela:

Nesta aba, realizamos a inclusão das palavras-chave que serão utilizadas na carta vinculada. Aqui, o operador poderá selecionar uma palavra-chave na caixa de seleção e clicar no botão "Incluir" () para colocar esta chave no documento.

As chaves inclusas aparecerão na tabela da seguinte forma:

Com o botão "Excluir" (), é possível remover uma das palavras-chave da tabela de palavras. Também é possível pesquisar uma palavra específica clicando no botão: "Pesquisar" (). Ao clicar neste botão será apresentada uma tela com todas as palavras-chave e com um campo para realizar a pesquisa:

Criação e Impressão de uma Carta vinculada

Agora que já entendemos a tela em que é realizado o cadastro das cartas vinculadas, vamos prosseguir com o processo do cadastro, que envolve criarmos um documento em um editor de texto, vincular este documento no menu de carta vinculada, colocar as palavras-chave e então realizar a impressão.

Criação do Documento

O primeiro passo é criar um modelo de carta utilizando um editor de texto.

Editores de Texto

Os editores de texto são aqueles softwares que o usuário possui na máquina para realizar criação de documentos. Por exemplo, Microsoft Word, WPS Office ou até mesmo o Bloco de Notas que vem por padrão em um computador são considerados editores de texto.

Neste exemplo, apresentaremos uma carta no editor WPS. É importante frisar que o editor de texto é de escolha da Operadora que utilizará o recurso. Sendo assim, vamos fazer uma carta bem simples. Primeiro, abrimos o aplicativo do WPS:

No aplicativo, criaremos um novo documento. Para isso, selecionamos "Novo" à esquerda e depois "Documento" > "Em branco":

Com isso, poderemos criar o documento normalmente. No exemplo, colocamos apenas algumas informações:

A princípio, a carta terá esta aparência e posteriormente, colocaremos palavras-chave para serem substituídas com informações do sistema.

Vincular Documento ao Cadastro da Carta

Depois de criarmos o documento, devemos acessar o módulo Estrutural > Cadastros > Modelos de cartas / email > Modelos de cartas vinculadas para abrir a tela de modelos de cartas vinculadas, ao clicar no botão "Incluir" (), iniciamos o processo de cadastro e o sistema automaticamente trocará para a aba "Cadastro":

Após o preenchimento das informações na seção "Identificação", precisaremos vincular o documento que criamos anteriormente a este cadastro, para possibilitar a geração das palavras-chave.

Através do botão "Localizar arquivo", devemos localizar o arquivo criado previamente:

Erro no documento

Caso o documento esteja aberto ou em edição em outra janela, o sistema acusará erro e não será possível vincular o arquivo. Lembre-se de fechar o editor de texto que o arquivo estiver aberto para não ocorrerem problemas ao realizar o vínculo do documento com o cadastro.

Após selecionar a carta corretamente, o sistema mostrará um ícone do documento, o tamanho e a extensão do arquivo, como pode ser visualizado a seguir:

O próximo passo será selecionar as palavras-chave que serão utilizadas na carta. Conforme explicado anteriormente na aba "Palavras-chave", devemos apenas pesquisar uma palavra que queremos e clicar no botão "Incluir" ().

Caso exista uma palavra-chave específica que esteja procurando, é possível utilizar o botão "Pesquisar" () para encontrá-la. Caso tenha colocado uma palavra errada ou precise apagar a palavra de uma carta já cadastrada, utilize o botão "Excluir" ().

Palavras-Chave Editáveis

Algumas palavras-chave são editáveis para trazer uma informação específica. No exemplo acima temos a palavra "LISTA ULTIMAS X MENSALIDADES ( SEM COPART E SEM ADITIVO ) DETALHADO POR FAMILIA". Esta informação trará os valores detalhados de mensalidade de toda a família nos últimos meses.

Note que no meio da palavra-chave, temos um "X" que deve ser preenchido com um valor numérico. Por exemplo:

exemplo de palavra-chave ajustada

Neste caso, substituímos o "X" por "5". Quando o sistema identificar a palavra-chave, ele trará as últimas 5 mensalidades da família, detalhada por beneficiário que a compõe. Existem diversas palavras com este tipo de informação.

Ao terminar de inserir as palavras-chaves necessárias, clicaremos no botão: "Gerar Banco de dados" () para gerar o arquivo "BancoDeCartas" na pasta "C:\SOLUS".

Depois de gerarmos o banco de dados, precisamos colocar dentro do documento, as palavras-chave. É necessário abrirmos o documento com o botão: "Abrir / Editar" (), onde o sistema abrirá uma cópia do arquivo original para editarmos o documento:

Perceba que o nome do arquivo já não é mais o mesmo também uma vez que foi feita uma cópia do original (o nome anterior era "Teste modelo de carta vinculada"):

Para adicionar as palavras-chave ao documento, vamos no menu "Referências" e clicamos no ícone "Mala Direta".

Após isso, clicamos no botão "Abrir Fonte de Dados". O editor de texto irá abrir uma tela para selecionarmos um arquivo. Com isso, selecionamos o arquivo "BancoDeCartas" do banco de dados gerado pelo módulo na pasta C:/Solus:

Assim, o botão "Inserir Campo" no editor de texto ficará habilitado e poderemos clicar nele:

Basta clicar na palavra-chave desejada e então clicar em "Inserir". Com isso, a palavra é inserida no documento na posição em que o cursor estava no texto. Na imagem a seguir, temos um exemplo do documento final criado:

Lembre-se de salvar o arquivo e então fechá-lo:

Voltando ao módulo, lembre-se de salvar o cadastro da carta vinculada com o botão: "Salvar" (), finalizando assim o cadastro da carta vinculada. Agora ela está pronta para ser utilizada.

Impressão da Carta Vinculada

Agora que temos a carta vinculada, podemos utilizá-la. Em diversos locais do sistema, poderemos enviar uma carta vinculada para um beneficiário. Mas para termos um exemplo lúdico da utilização, utilizaremos a remessa de correspondências.

Acessando o módulo Estrutural > Movimentação > Remessas de Correspondências temos acesso à remessa de correspondências. Nela poderemos criar uma nova remessa e colocar um beneficiário de exemplo para imprimir uma carta vinculada:

Vincular Carta

Lembrando que no campo "Correspondência" devemos colocar a carta vinculada cadastrada anteriormente.

Através do botão: "Impressão das cartas" (), poderemos realizar esta impressão.

Automaticamente o módulo abrirá o documento da carta vinculada e perguntará ao operador se queremos realizar o acesso ao banco de dados da carta vinculada:

Clique em "OK", para abrir o arquivo e a conexão com o banco de dados e a carta será mostrada na tela.

Aqui, clicaremos no menu "Correspondências" e depois no botão "Mala direta":

Após isso, devemos buscar o botão "Mesclar para novo documento":

O editor de texto exibirá uma tela para confirmar quais documentos serão mesclados com as palavras-chave, basta clicar em "Confirmar":

Assim, o texto do documento será modificado de acordo com as palavras-chave:

No editor de texto WPS, existem quatro tipos de mesclagem:

Mesclar para novo documento: Faz as alterações nas cartas e mostra todas em um novo documento do WPS. Este tipo de mesclagem foi a que exibimos anteriormente;

Mesclar para Impressora: Faz as alterações nas cartas e coloca para impressão;

Juntar para Outro Novo Documento: Faz as alterações das chaves e cria outro documento. Ao selecionar esta opção, será apresentada a seguinte tela:

Nessa janela, é pedido ao operador para colocar uma das palavras-chave como o nome do novo documento e posteriormente selecionar o local onde este arquivo será salvo. No caso do nosso exemplo, o Contrato é o "177" e o caminho onde o arquivo será salvo é na pasta de "Downloads":

Merge to Send (Mesclar para Email): faz as alterações e prepara para enviar por Email. Ao selecionar esta opção, será apresentada a seguinte tela:

No campo "Destinatário" deverá ser informada uma palavra-chave, que será o e-mail do beneficiário. No caso do nosso exemplo, teríamos que voltar ao cadastro da carta vinculada e incluir uma palavra-chave nova que trouxesse o e-mail do beneficiário, por exemplo, a chave "EMAIL_PESSOA".

Ao clicar em "Confirmar", será disparado o Email para o destinatário.

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Links úteis

Cadastro de beneficiário

Conceito Pessoa

Remessas de correspondências

Microsoft Word

Módulo Comercial Novo

WPS Office

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Documentação elaborada com base na versão vigente do sistema.

Revisão de conteúdo: T. R. 27 de jun. de 2023
Revisão textual: R. C., 28 de nov. de 2024

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