Carta vinculada
- Solus (Unlicensed)
- Solus - Qualidade
Escrito por: T. R.
Carta vinculada
Sumário
» Objetivo
» Funcionalidade
» Configurações, Parâmetros/Permissões e Direitos
» Operacionalização
» Referências
- Em algumas ocasiões, pode ser necessário enviar comunicados ou cartas para os beneficiários que utilizam um plano de saúde. Nestas ocasiões, é importante que esta carta seja autêntica e mostre a cara da Operadora para passar ao cliente confiança. Neste manual, explicaremos o recurso de criação de modelos de cartas vinculadas.
- Possibilita que o modelo de carta seja criado em um editor de texto e, ao gerar a carta, o sistema criará um Banco de palavras que estará vinculado ao arquivo e assim preencherá os campos chave utilizados. Com esse recurso serão geradas cartas formatadas com informações que forem necessárias, tendo como limitador os recursos do editor que for escolhido.
- Módulo Estrutural > Configurações > Parametrizações do sistema > Aba "Remessas de correspondências" > Sessão "Carta Vinculada" >Campo "Banco de dados a ser utilizados em cartas vinculadas". Com este parâmetro, definimos se será utilizado banco de dados em forma de arquivo de extensão ".html" ou ".csv":
HTML ou CSV?
A diferença entre estes dois tipos de arquivo, é que para utilizar o arquivo em CSV, o sistema precisará abrir o arquivo em .CSV com o programa do Microsoft Word. Neste caso, se a máquina não possuir o Word instalado, então a parametrização em CSV não funcionará, sendo necessário utilizar o parâmetro em tabela de HTML.
Nesta primeira parte, falaremos sobre a anatomia da tela do cadastro de cartas vinculadas, pois é importante que se tenha o conhecimento geral da aparência da tela e funcionamento. Posteriormente explicaremos como fazer para cadastrar e imprimir uma carta vinculada.
Ao acessar o módulo Estrutural > Cadastros > Modelos de cartas / email > Modelos de cartas vinculadas é possível visualizar a tela onde ocorre o cadastro das cartas vinculadas:
Na parte superior da tela, temos alguns botões e as abas de "Cadastro" e "Palavras-chave". Vamos descrever um pouco sobre cada um destes itens a seguir:
| Ícone | Nome | Descrição |
| Incluir | Inicia o processo de inclusão de uma nova carta vinculada. |
| Excluir | Exclui um registro de carta vinculada existente no sistema. |
| Salvar | Salva qualquer alteração realizada em uma carta vinculada. |
| Desfazer | Desfaz qualquer alteração realizada em uma carta vinculada. |
| Sair | Fecha a tela de modelos de cartas vinculadas |
Também é possível realizar uma pesquisa pelo nome da carta vinculada no campo em branco e clicar no botão 
para buscar pela carta. Com isso, nesta mesma aba, serão apresentados os modelos que corresponderem com este nome.
Ao clicar nesta aba, a tela ficará da seguinte forma:
Na seção "Identificação" é possível visualizar alguns campos que devem ser preenchidos para que o cadastro da carta vinculada seja realizado:
Descrição: este é o nome da carta vinculada. Este nome será apresentado em outras partes do sistema quando for necessário referenciá-la;
Tipo de envio: define o tipo de envio da carta. Pode ser "Normal", "Urgente", "PAC", "Sedex". Este campo é utilizado para fins de relatório no sistema;
Situação: refere-se a situação da carta vinculada na base. Pode ser "Ativa" ou "Cancelada";
Situação Cancelada
Cartas vinculadas com a situação marcada como "Cancelada", não aparecerão para impressões ou envios por e-mail para os beneficiários.
Instrução AR: este campo é utilizado para a geração do AR na tela de remessa de correspondências. Quando este campo não estiver preenchido, o sistema utilizará a informação do campo "Descrição" como referência para emitir o AR.
Caixa "Carta de Proposta Comercial": esta opção, permite que a Operadora defina esta carta vinculada como uma carta de propostas comerciais para ser utilizada em prospecções no módulo "Comercial Novo".
Carta de Proposta Comercial
Ao marcar esta opção, a carta aparecerá na opção de impressão de documentos no módulo Comercial Novo > Cadastros > Pré-cadastro de contratos > Botão "Imprimir documentos" ou no módulo Estrutural > Cadastros > Cadastro de contratos > Botão "Imprimir documentos" na tela a seguir:
Já na seção "Arquivo vinculado / anexo", selecionamos o arquivo e geramos o banco de dados:
| Botão | Descrição |
| Permite que o operador selecione o arquivo da carta vinculada gerada previamente. |
| Com este botão, o operador poderá abrir o arquivo de carta vinculada selecionado neste registro. Este botão somente ficará habilitado quando já foi selecionada uma carta. |
| Após incluir todas as palavras-chave na carta, o operador deverá utilizar este botão para gerar o arquivo de banco de dados das palavras-chave. Este arquivo é essencial para que a carta carregue corretamente as informações necessárias. |
Botões de Arquivo vinculado
Estes botões, são utilizados no processo do cadastro da carta vinculada explicado mais a frente neste documento. Você pode acessar esta explicação clicando aqui.
Ao clicar nesta aba, será apresentada a seguinte tela:
Nesta aba, realizamos a inclusão das palavras-chave que serão utilizadas na carta vinculada. Aqui, o operador poderá selecionar uma palavra-chave na caixa de seleção e clicar no botão 
para colocar esta chave no documento.
As chaves inclusas aparecerão na tabela da seguinte forma:
Com o botão 
, é possível remover uma das palavras-chave da tabela de palavras. Também é possível pesquisar uma palavra específica clicando no botão 
. Ao clicar neste botão será apresentada uma tela com todas as palavras-chave e com um campo para realizar a pesquisa:
Agora que já entendemos a tela em que é realizado o cadastro das cartas vinculadas, vamos prosseguir com o processo do cadastro, que envolve criarmos um documento em um editor de texto, vincular este documento no menu de carta vinculada, colocar as palavras-chave e então realizar a impressão.
O primeiro passo é criar um modelo de carta utilizando um editor de texto.
Editores de Texto
Os editores de texto são aqueles softwares que o usuário possui na máquina para realizar criação de documentos. Por exemplo, Microsoft Word, WPS Office ou até mesmo o Bloco de Notas que vem por padrão em um computador são considerados editores de texto.
Neste exemplo, apresentaremos uma carta no editor WPS. É importante frisar que o editor de texto é de escolha da Operadora que utilizará o recurso. Sendo assim, vamos fazer uma carta bem simples. Primeiro, abrimos o aplicativo do WPS:
No aplicativo, criaremos um novo documento. Para isso, selecionamos "Novo" à esquerda e depois "Documento" > "Em branco":
Com isso, poderemos criar o documento normalmente. No exemplo, colocamos apenas algumas informações:
A princípio, a carta terá esta aparência e posteriormente, colocaremos palavras-chave para serem substituídas com informações do sistema.
Depois de criarmos o documento, devemos acessar o módulo Estrutural > Cadastros > Modelos de cartas / email > Modelos de cartas vinculadas para abrir a tela de modelos de cartas vinculadas, ao clicar no botão 
, iniciamos o processo de cadastro e o sistema automaticamente trocará para a aba "Cadastro":
Após o preenchimento das informações na seção "Identificação", precisaremos vincular o documento que criamos anteriormente a este cadastro, para possibilitar a geração das palavras-chave.
Através do botão "Localizar arquivo", devemos localizar o arquivo criado previamente:
Erro no documento
Caso o documento esteja aberto ou em edição em outra janela, o sistema acusará erro e não será possível vincular o arquivo. Lembre-se de fechar o editor de texto que o arquivo estiver aberto para não ocorrerem problemas ao realizar o vínculo do documento com o cadastro.
Após selecionar a carta corretamente, o sistema mostrará um ícone do documento, o tamanho e a extensão do arquivo, como pode ser visualizado a seguir:
O próximo passo será selecionar as palavras-chave que serão utilizadas na carta. Conforme explicado anteriormente na aba "Palavras-chave", devemos apenas pesquisar uma palavra que queremos e clicar no botão .
Caso exista uma palavra-chave específica que esteja procurando, é possível utilizar o botão para encontrá-la. Caso tenha colocado uma palavra errada ou precise apagar a palavra de uma carta já cadastrada, utilize o botão .
Palavras-Chave Editáveis
Algumas palavras-chave são editáveis para trazer uma informação específica. No exemplo acima temos a palavra "LISTA ULTIMAS X MENSALIDADES ( SEM COPART E SEM ADITIVO ) DETALHADO POR FAMILIA". Esta informação trará os valores detalhados de mensalidade de toda a família nos últimos meses.
Note que no meio da palavra-chave, temos um "X" que deve ser preenchido com um valor numérico. Por exemplo:
Neste caso, substituímos o "X" por "5". Quando o sistema identificar a palavra-chave, ele trará as últimas 5 mensalidades da família, detalhada por beneficiário que a compõe. Existem diversas palavras com este tipo de informação.
Ao terminar de inserir as palavras-chaves necessárias, clicaremos no botão 
para gerar o arquivo "BancoDeCartas" na pasta "C:\SOLUS".
Depois de gerarmos o banco de dados, precisamos colocar dentro do documento, as palavras-chave. É necessário abrirmos o documento com o botão 
, onde o sistema abrirá uma cópia do arquivo original para editarmos o documento:
Perceba que o nome do arquivo já não é mais o mesmo também uma vez que foi feita uma cópia do original (o nome anterior era "Teste modelo de carta vinculada"):
Para adicionar as palavras-chave ao documento, vamos no menu "Referências" e clicamos no ícone "Mala Direta".
Após isso, clicamos no botão "Abrir Fonte de Dados". O editor de texto irá abrir uma tela para selecionarmos um arquivo. Com isso, selecionamos o arquivo "BancoDeCartas" do banco de dados gerado pelo módulo na pasta C:/Solus:
Assim, o botão "Inserir Campo" no editor de texto ficará habilitado e poderemos clicar nele:
Basta clicar na palavra-chave desejada e então clicar em "Inserir". Com isso, a palavra é inserida no documento na posição em que o cursor estava no texto. Na imagem a seguir, temos um exemplo do documento final criado:
Lembre-se de salvar o arquivo e então fechá-lo:
Voltando ao módulo, lembre-se de salvar o cadastro da carta vinculada com o botão 
, finalizando assim o cadastro da carta vinculada. Agora ela está pronta para ser utilizada.
Agora que temos a carta vinculada, podemos utilizá-la. Em diversos locais do sistema, poderemos enviar uma carta vinculada para um beneficiário. Mas para termos um exemplo lúdico da utilização, utilizaremos a remessa de correspondências.
Acessando o módulo Estrutural > Movimentação > Remessas de Correspondências temos acesso à remessa de correspondências. Nela poderemos criar uma nova remessa e colocar um beneficiário de exemplo para imprimir uma carta vinculada:
Vincular Carta
Lembrando que no campo "Correspondência" devemos colocar a carta vinculada cadastrada anteriormente.
Através do botão 
, poderemos realizar esta impressão.
Automaticamente o módulo abrirá o documento da carta vinculada e perguntará ao operador se queremos realizar o acesso ao banco de dados da carta vinculada:
Clique em "OK", para abrir o arquivo e a conexão com o banco de dados e a carta será mostrada na tela.
Aqui, clicaremos no menu "Correspondências" e depois no botão "Mala direta":
Após isso, devemos buscar o botão "Mesclar para novo documento":
O editor de texto exibirá uma tela para confirmar quais documentos serão mesclados com as palavras-chave, basta clicar em "Confirmar":
Assim, o texto do documento será modificado de acordo com as palavras-chave:
No editor de texto WPS, existem quatro tipos de mesclagem:
Mesclar para novo documento: Faz as alterações nas cartas e mostra todas em um novo documento do WPS. Este tipo de mesclagem foi a que exibimos anteriormente;
Mesclar para Impressora: Faz as alterações nas cartas e coloca para impressão;
Juntar para Outro Novo Documento: Faz as alterações das chaves e cria outro documento. Ao selecionar esta opção, será apresentada a seguinte tela:
Nessa janela, é pedido ao operador para colocar uma das palavras-chave como o nome do novo documento e posteriormente selecionar o local onde este arquivo será salvo. No caso do nosso exemplo, o Contrato é o "177" e o caminho onde o arquivo será salvo é na pasta de "Downloads":
Merge to Send (Mesclar para Email): Faz as alterações e prepara para enviar por Email. Ao selecionar esta opção, será apresentada a seguinte tela:
No campo "Destinatário" deverá ser informada uma palavra-chave, que será o e-mail do beneficiário. No caso do nosso exemplo, teríamos que voltar ao cadastro da carta vinculada e incluir uma palavra-chave nova que trouxesse o e-mail do beneficiário, por exemplo, a chave "EMAIL_PESSOA".
Ao clicar em "Confirmar", será disparado o Email para o destinatário.
Atenção