Assinatura eletrônica – Módulo
- Solus (Unlicensed)
- Solus (Unlicensed)
- Solus - Qualidade
Escrito por: T. R.
Assinatura eletrônica – Módulo
Sumário
» Operacionalização
» Links úteis
A Operadora poderá desfrutar dos benefícios dessa funcionalidade em diferentes partes do sistema, tornando suas atividades de assinatura mais rápidas e simplificadas. Ela foi projetada para ser flexível e adaptável às diversas necessidades e fluxos de trabalho de nossos clientes.
Para utilizar a funcionalidade da assinatura digital, a Operadora deverá já ter contratado o fornecedor e ter realizado as configurações conforme demonstrado no manual Assinatura eletrônica.
A funcionalidade está disponível para utilização em todos os módulos e, nesse manual, demonstraremos por meio do Módulo Estrutural no cadastro do contrato.
Acessando a tela de anexo, pelo botão "Assinatura digital", o operador iniciará o processo da assinatura digital.
Anexo
De acordo com nossas diretrizes e requisitos atuais, todos os documentos enviados devem estar no formato PDF. Essa restrição foi implementada para garantir a uniformidade e a compatibilidade dos arquivos em nosso sistema.
Com o documento inserido, o botão "Assinatura digital" será habilitado, iniciando, assim, o processo. O operador será direcionado para a tela da assinatura digital.
Ao clicar no ícone novo (
), a tela para realizar o cadastro dos signatários será apresentada:
D4Sign
Quando não existir um cofre criado na plataforma do fornecedor D4Sign, ao tentar entrar na tela de assinatura digital, será disparada uma mensagem, indicando ao operador que é necessário que ele entre na plataforma do fornecedor e configure um cofre.
O processo da assinatura digital exige o preenchimento de alguns campos, para garantir um cadastro eficiente. Esses campos são essenciais para coletar as informações necessárias e garantir que o processo da assinatura digital ocorra de forma prática e da melhor maneira possível.
Os campos obrigatórios podem diferenciar para cada tipo de fornecedor, como pode ser visualizado a seguir:
Fornecedor D4Sign: Cofre e Pasta.
Fornecedor CertSign: Pasta.
Ambos fornecedores: Nome, e-mail e CPF. O sistema realizará validação no campo e-mail e CPF, caso não estejam no padrão, e será criticado como inválido.
Esta funcionalidade permite mudar a ordem dos signatários. Quando for trocar o campo "Ordem" para um signatário, será necessário alterar em cadeia todos os signatários que conflitarem.
Na tela "Envio da assinatura digital", pela legenda, o operador conseguirá identificar em qual etapa o documento está com o signatário: assinado, enviado para assinatura ou aguardando envio.
A funcionalidade permite clicar em novo (). Em seguida, selecione uma pessoa já cadastrada no sistema, e será direcionado para tela do Conceito Pessoa.
Essas informações devem ser cadastradas na plataforma do fornecedor. No Sistema Solus, é possível selecionar o cofre e a pasta que foram cadastrados na plataforma.
Ícone | Nome | Descrição |
| Cofre | Deverá ser cadastrado na plataforma do fornecedor. No sistema Solus é possível selecionar o cofre cadastrado na plataforma. |
| Pasta | Deverá ser cadastrada na plataforma do fornecedor. No sistema Solus é possível selecionar a pasta cadastrada na plataforma. |
| Criar pasta | Essa opção permitirá realizar a criação de uma pasta, onde serão armazenados os documento na plataforma do fornecedor. |
| Ordem de assinatura | Ao marcar essa opção, obrigatoriamente as assinaturas serão assinadas conforme a coluna ordem, ou seja, enquanto o signatário da ordem 1 não assinar, o signatário da ordem 2 não conseguirá realizar a assinatura, e assim sucessivamente. |
Pasta
As opções "Cofre" e "Pasta" só ficarão habilitadas caso estejam cadastradas na plataforma do fornecedor.
Na opção "Criar pasta" (
), o operador pode configurar a pasta diretamente no Solus.
Com a pasta configurada no sistema Solus, na plataforma do fornecedor, a pasta será cadastrada:
Esta pasta será carregada automaticamente na caixa de seleção, conforme a imagem a seguir, para ser selecionada:
Na grid logo abaixo, os campos Nome, E-mail e CPF são obrigatórios, conforme já informado anteriormente.
O campo Situação da assinatura ficará "Aguardando envio", uma vez que o documento ainda não foi encaminhado para assinatura.
O campo Data da assinatura será preenchido após o signatário realizar a assinatura.
Na tela é possível adicionar vários signatários para realizar o envio.
Após inserir todos os signatários, o operador deverá clicar na opção "Enviar documento para assinatura" (
), o status do campo "Situação da assinatura" será atualizado para "Enviado para assinatura".
O sistema apresentará mensagem informando que a assinatura foi "enviada com sucesso".
Ao clicar em "OK", o operador será direcionado para a página "Assinatura digital", com as informações dos campos "Situação" e "Data de envio" atualizados.
Com o envio finalizado pelo sistema, o fornecedor encaminhará, no e-mail cadastrado no signatário, o documento para assinatura. Importante ressaltar que cada fornecedor encaminhará um modelo de e-mail, porém a finalidade será a mesma: permitir ao cliente assinar o documento digitalmente.
Exemplo de e-mail encaminhado pelo fornecedor D4Sign:
Ao clicar em visualizar, o signatário será direcionado para a tela de assinatura:
Será exibida a tela abaixo ao signatário, quando for assinar.
Caso o signatário já tenha um cadastro na plataforma da D4Sign, a tela será exibida desta forma:
Para processo de assinatura que envolva mais de um signatário e apenas um assine, a situação do processo continuará como “Em processo de assinatura”. O que o sistema atualizará é a situação do signatário que assinou, conforme o exemplo abaixo.
Nesse caso, toda vez que o operador abrir essa tela, o sistema consultará automaticamente os registros que estão com a situação “Em processo de assinatura” e que tenha a data de envio. Será consultado, na plataforma do fornecedor D4Sign, se o documento enviado para a assinatura já se encontra todo assinado. Quando todos os signatários assinarem, o sistema atualizará a situação do processo como “Finalizado”, conforme a imagem abaixo.
Com a finalização do processo pelos signatários, o documento eletrônico está completo e pronto para ser considerado oficialmente assinado. No Solus, a opção "Download do documento assinado" (
) ficará habilitada permitindo à Operadora que realize o download do arquivo.
Ao clicar em "Download do documento assinado", será exibida a tela para indicar o local que o documento será salvo.
Na tela dos signatários, será atualizada a situação da assinatura para “Assinado” e também será preenchida a data em que o documento foi assinado.
No botão excluir (
), o operador pode excluir o documento, desde que ele não esteja encaminhado para o signatário, ou seja, o campo "data de envio" estará sem preenchimento.
Neste cenário, as opções "Cancelar o documento" (
)e "Download do documento assinado" estarão desabilitados.
Importante destacar que documentos que já foram enviados para assinatura, ou seja, com o campo "data de envio" preenchido, não será mais permitido realizar a exclusão do processo de assinatura.
Para documentos que o processo de assinatura já foi iniciado, a opção "Cancelar o documento" ficará habilitada, permitindo realizar o cancelamento do documento e impossibilitando assim que o signatário realize a assinatura.
Ao clicar em "Cancelar o documento", o sistema apresentará mensagem confirmando se operador deseja realmente cancelar o processo.
Confirmar o cancelamento
Ao confirmar o cancelamento, não é possível reativar.
Com o documento cancelado, as opções de "Download do documento assinado" (
) e o botão "Excluir" () ficarão desabilitados.
Atenção