Escrito por: C.A

Baixa de documentos no Contas a Pagar

Sumário

» Configurações, Parâmetros/Permissões e Direitos

» Referências

Objetivo

O que é?

A Baixa de documentos a pagar é uma opção existente dentro da Planilha de Contas a Pagar, onde é possível realizar o pagamento (baixa) manual de um documento.

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Funcionalidade

O pagamento do documento do contas a pagar é realizado pelas funções de baixa de documento. A opção aqui apresentada é utilizada pela baixa manual e individual de um documento do contas a pagar. O pagamento do documento modifica seu status como pago, gera um lançamento bancário a crédito na movimentação e a contabilização da baixa do documento.

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Configurações, Parâmetros/Permissões e Direitos

Configurações/Requisitos

Algumas situações podem impedir a baixa de um documento, entre elas:

O documento está vinculado a uma câmara de compensação, o pagamento deve ser feito através da tela de encontro de contas;
O documento é do tipo previsão de pagamento;
O documento é do tipo protocolo de pagamento;
O documento não está autorizado para pagamento, a operadora trabalha com controle de autorização e o operador não tem cadastro de nível de autorização para pagamento;
A operadora trabalha com Fluxo de aprovação para pagamento de documentos do contas a pagar, e o documento ainda está pendente de aprovação para pagamento no Fluxo de aprovação.

Quando um documento não está autorizado previamente (documentos autorizados aparecem na cor verde na grid), o Solus verifica os níveis de autorização. Se existir controle de autorização, o operador deve estar cadastrado e o valor do documento compatível com o valor autorizado. O cadastro é realizado no módulo Financeiro > Cadastro > Cadastro de níveis de autorização.

Permissões de direito

BAIXAR DOCUMENTO. Este direito deve constar no cadastro do operador ou no cadastro do perfil do operador.

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Operacionalização

Caminho do recurso

No módulo Financeiro, acessar a planilha de contas a pagar:

Na Planilha de contas a pagar, selecione o documento na grid e acesse a opção no menu suspenso:

Baixa de documentos no contas a pagar

Ao acessar a tela de baixa de documentos, algumas informações são preenchidas previamente com os dados do documento.

Na tela de baixa, será necessário preencher alguns campos obrigatórios para que seja possível prosseguir com a baixa do documento.

Credor: Nome do fornecedor, prestador ou cliente;
Vencimento: Data de vencimento do documento, esta data não pode ser alterada;
Valor no vencimento: Valor do documento, este valor não pode ser alterado;

A data e o valor de vencimento do documento não podem ser alterados na tela de baixa. Caso necessário, devem ser ajustados na origem.

Data de pagamento: Data a ser considerada para baixa do documento. Por padrão, o Solus indica a data atual, mas pode ser editada para outra, desde que não seja anterior a data de emissão do documento;
São disponibilizados alguns campos para preenchimento de outras despesas ou descontos. Os valores informados nestes campos irão alterar o valor pago do documento. São eles:
- Despesa de cartório;
- Valor da multa;
- Valor dos juros;
- Despesa bancária;
- Valor do desconto;
- Complemento da fatura;
- Tarifa do cartão de crédito.

Forma de pagamento: Indicar a forma de pagamento utilizada para baixar o documento;
Tipo de documento: Este campo indica o tipo de documento, não é editável.
Conta bancária: Indica a conta bancária onde será realizada a baixa do documento. Será gerado um lançamento a crédito na movimentação bancária da conta selecionada.
Número do cheque/cartão: Caso a FORMA DE PAGAMENTO selecionada seja CHEQUE, o número do cheque deverá ser preenchido nesse campo.
Classificação do pagamento: Campo utilizado para informar uma classificação de pagamento. As classificações de pagamento são utilizadas na contabilização do documento.
Observação/Histórico: Para adicionar uma observação, acessar a tela de observação clicando no ícone 3 pontos

Nome de referência: Campo editável onde é possível preencher com o nome de referência, utilizado em caso de emissão de cheque nominal.
Histórico: Seleciona um histórico do cadastro de históricos de pagamento.

Após o preenchimento dos campos, o documento pode ser baixado pelo atalho F5, ou clicando no ícone . Após salvar, a tela será fechada automaticamente.

Para acessar o documento após a baixa, basta filtrar por documentos baixados na planilha de contas a pagar. A tela de pagamento (somente visualização) poderá ser acessada com duplo clique no registro da grid..

Após a baixa, será gerada uma movimentação bancária na conta selecionada para baixa do documento. Para visualizar, acesse módulo Financeiro > Controle Bancário > Movimentação Bancária.

Contabilização do documento:

Após baixar o documento, a contabilização poderá ser visualizada através do ícone .

Caso exista alguma divergência e seja necessário recontabilizar, poderá ser utilizado a opção "Recontabilizar o documento" através do botão direito do mouse:

No topo da tela, há algumas opções de impressão de recibo que poderão ser utilizadas após a baixa. Além disso, o Solus disponibiliza uma opção para envio de e-mail ao credor, com a notificação do pagamento,

O e-mail deve estar corretamente cadastrado no cadastro do prestador, fornecedor ou usuário.