Cadastro de Fornecedores
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Escrito por: S. S.
Cadastro de Fornecedores
Sumário
» Objetivo
» Funcionalidade
» Configurações, Parâmetros e/ou Permissões de Direitos
» Operacionalização
» Links úteis
O objetivo deste documento é instruir sobre a tela "Cadastro de Fornecedores", cuja finalidade é cadastrar os fornecedores com as informações referentes à classificação financeira, a informações de impostos, a dados bancários e de pagamento, à classificação do fornecedor, entre outras.
- Vincular as classificações financeiras;
- Vincular as classificações do fornecedor;
- Cadastrar as informações bancárias e de pagamento;
- Definir as configurações de identificação, natureza jurídica e documentos do fornecedor.
Segue abaixo alguns parâmetros de acordo com essa tela:
Módulo Financeiro > Cadastros > Fornecedores.
Indique qual status padrão será atribuído ao Fornecedor, que é incluso no sistema pelo caminho: Módulo Financeiro > Configurações > Parametrizações do sistema > aba "Cadastros" > seção "cadastro de fornecedores" > situação cadastral padrão para novos fornecedor cadastrados.
É possível definir se obrigada ou não o cadastro da classificação do fornecedor, no Módulo Financeiro > Configurações > Parametrizações do sistema> aba "Cadastros" > seção "cadastro de fornecedores" > Obriga cadastro de classificação.
Permite informar o perfil Web Fornecedor padrão para inclusão WEB, no Módulo Financeiro > Configurações > Parametrizações do sistema > aba "Web Fornecedor" > seção Perfil Web fornecedor > Selecionar o perfil padrão para Web Fornecedor.
Nessa opção, ao inativar o fornecedor, inativará também os produtos comercializados por ele, desde que não exista nenhum outro fornecedor ativo comercializando os mesmos produtos pelo Módulo Almoxarifado > Configurações > parametrizações do sistema > aba "Cadastros" > seção "Fornecedores". Ao inativar o fornecedor, inativa-se também produtos quando somente fornecidos por este.
Exibe mensagem padrão para envio de e-mail na ativação de fornecedores no Módulo Almoxarifado > Configurações > Parametrizações do sistema > aba "Cadastros" > seção "Fornecedores" > Mensagem padrão de e-mail para ativação do fornecedor.
É possível por essa opção indicar ao sistema o caminho onde serão armazenados os anexos do cadastro do fornecedor em: Módulo Financeiro > Configurações > Parametrizações do sistema > aba "Cadastros" > seção "Cadastro de Fornecedores" > Diretório dos arquivos anexados no cadastro de fornecedores.
Permite inserir a classificação financeira padrão a serem atribuídas para novos cadastros junto aos Prestadores / Fornecedores/ Vendedores, no Módulo Financeiro > Configurações > Parametrizações do sistema > aba "Geral" > seção "Geral" > Classificação financeira padrão para prestadores / fornecedores / vendedores.
Caminho do recurso: Módulo Financeiro > Cadastros > Fornecedores.
É possível realizar o cadastro de fornecedor além do Módulo Financeiro nos demais módulos do sistema conforme os caminhos das telas abaixo.
Módulo Almoxarifado> Cadastros> Cadastro de fornecedores.
Módulo Estoque> Cadastros> Cadastro compras> cadastro de fornecedores.
Módulo Patrimônio> Cadastros> Fornecedores.
Cadastro de fornecedor
Para cadastrar um fornecedor, ao acessar o Módulo Financeiro > Cadastros > Fornecedores, clique no ícone "Incluir" (
) da tela.
Depois, clique no ícone "Incluir" na tela acima, em seguida, clique novamente no ícone "Incluir", como na tela abaixo.
Escolha a opção que é apresentada na mensagem de "Pessoa Jurídica" para iniciar o cadastro, preenchendo as informações do fornecedor. Após preencher e apertar a tecla "F5", é possível carregar para a próxima tela para vincular as informações do fornecedor.
Após teclar "F5" na tela, as informações serão carregadas para a próxima tela para que continue o cadastro.
Aba Geral 1
- Aba Endereço e contato
1. Identificação
Dados de identificação, natureza jurídica e documentos do fornecedor.
2. Informações financeiras
- Possui teto INSS?: para fins de controle de desconto nos pagamentos se o fornecedor tiver teto de INSS.
- Exportar no arquivo da DIRF?: indica se o fornecedor será enviado no arquivo da DIRF.
- Alertar NF?: alerta na emissão de documento de contas a pagar da obrigatoriedade do fornecedor apresentar nota fiscal.
- Tipo de fornecedor: tipo ao qual o fornecedor se enquadra.
- Classificação financeira: classificação financeira na qual se enquadra, referente ao desconto de impostos.
3. Visualização dos percentuais de retenção de impostos de acordo com a classificação financeira.
Neste grupo de informações, serão detalhados os percentuais de retenção de imposto conforme a classificação financeira indicada no cadastro do fornecedor.
4. Endereço e contato do fornecedor.
Nesta aba, serão parametrizadas as informações de endereço, telefone e e-mail do fornecedor.
- Aba Informação bancária e de pagamento
Informações referentes à forma de pagamento e conta bancária do fornecedor.
- Aba Classificações do Fornecedor
Indique as classificações do fornecedor para fins de relatórios. Essas classificações financeiras são cadastradas no Módulo Financeiro > Classificações > Classificação de fornecedor e prestador e que após cadastrar é possível vincular no cadastro de fornecedor.
- Aba Observações
Campo livre para inserir informações específicas do fornecedor para controle interno, de acordo com a necessidade.
- Aba Código Sefip/ISS
Dados para a geração da SEFIP e arquivo de ISS.
- Aba Web
Preencha se for listar somente guias na Web, assim como a definição de prazo e condição de entrega e pagamento.
- Aba Pessoa física
As informações indicadas nesta aba são meramente informativas, não refletem em nenhum processo do sistema.
- Aba Contratos
O objetivo desta aba é possibilitar a criação de mais de um contrato por fornecedor, desta forma, é possível indicar mais de uma classificação de fornecedores, classificação financeira e conta contábil, tipo de serviço prestador, entre outras opções.
Exemplo
Podemos cadastrar dois contratos para o mesmo fornecedor, um deles indicando uma classificação financeira que contenha retenção de impostos, e o segundo contrato sem retenção de imposto. Com isso, ao realizar a inclusão de uma nota fiscal é possível indicar qual contrato será utilizado para aquela nota, refletindo, assim, nos percentuais de retenção de impostos.
Como indicamos, o contrato SEM RETENÇÃO que está vinculado a uma classificação financeira sem retenção de imposto, o sistema não vai reter nenhum valor de imposto.
Já no caso da indicação do contrato ISS 5%, por estar parametrizado com a classificação financeira que tem 5% de ISS, será retido o percentual em questão sobre o valor da nota:
Aba Dados para DIRF
Preencha somente se a DIRF deve ser gerada em nome de outra pessoa ou empresa.
Aba Geral 2
- Classificação: indicação da classificação do fornecedor (Estratégico, Tático ou Operacional). Este campo é informativo, não é utilizado em relatórios e nem processos do sistema.
- Exibir na cotação: indica se o fornecedor será exibido para seleção junto às telas de cotações (Módulo Estoque, Módulo Almoxarifado ou Módulo Guias).
- Obriga anexo Web OPME: se obriga a indicação de anexo de OPME junto à Web Fornecedor.
- Números de funcionários: campo informativo.
- Tipo NF: define o tipo padrão para as notas fiscais deste fornecedor.
- Alerta contas a pagar: dias antecedência do venc.: ao indicar uma quantidade de dias junto a esse campo, o sistema vai acusar um alerta ao abrir a tela de contas a pagar caso exista NF deste fornecedor vencendo, respeitando a quantidade de dias indicado.
- Programa de segurança de trabalho: se o fornecedor participa do programa de segurança de trabalho, campo informativo.
- Não provisona NF: ao marcar esta opção, as notas fiscais deste fornecedor não serão provisionadas junto à contabilidade.
Importante lembrar que pelo botão direito na tela de Cadastro de Fornecedor existem algumas opções para verificar determinadas informações.
- Alternar entre pastas: mudar entre a aba "Lista de fornecedores" e "Ficha".
- Incluir fornecedor de imposto: é possível incluir um fornecedor do tipo "Imposto". Estes cadastros de fornecedores de impostos são utilizados para a indicação da conta contábil para cada tipo de imposto.
- Incluir: inclusão de um fornecedor.
- Excluir: excluir cadastro de fornecedor.
- Gravar: salvar o registro que está sendo cadastrado ou alterado.
- Cancelar: cancelar o processo de cadastro ou alteração.
- Alertas: criar alerta para ser exibidos ao abrir o cadastro do fornecedor.
- Log de alterações: verificar o log do operador que realizou alterações no cadastro.
- Anexos: é possível anexar documentos, notas fiscais do fornecedor.
- Documentação do fornecedor: é possível por esta opção "Caracterizar" todos os documentos que serão incluídos para o fornecedor.
- Incluir anexos aos documentos do fornecedor: inclua a documentação do fornecedor e vincule eles à caracterização acima, criando caso seja necessário (Ex.: Contratos, documentos escaneados, etc.);
- Informar fornecedor pendência no cadastro: cadastra possíveis pendências que o fornecedor possa ter.
- Limpar as informações bancárias do fornecedor: exclui as informações bancárias que estejam cadastradas.
- Conta contábil do fornecedor: permite vincular a conta contábil de obrigação e de despesa.
- Dependentes do fornecedor: cadastra os dependentes do fornecedor, quando cadastrado serão enviados na REINF e e-Social.
- Retenção de INSS em outras fontes: nesta opção, podem ser cadastradas as retenções de INSS em outras fontes, com isso, caso o fornecedor tenha retenção de INSS junto a operadora o sistema considera também para base de cálculo de INSS o valor inserido junto a este cadastro.
- Exportar para excel: permite exportar a relação de fornecedores listados na aba "Lista de fornecedores" para excel.
- Operadores que acessarão via web: cadastra os operadores que tem acesso ao processo na Web Fornecedor.
- Regiões do fornecedor: região de abrangência do fornecedor, cadastro meramente informativo.
- Avaliação do fornecedor: permite consultar as avaliações realizadas do fornecedor de acordo com o prazo de entrega, prazo de pagamento, preço, quantidade de produtos, entre outras. As avaliações são executadas no momento de entrada de nota fiscal, no caso da utilização deste recurso (Obs.: para utilizar o recurso de avaliação do fornecedor, deve ser ativado o parâmetro: Módulo Financeiro > Configuração > Parâmetros do Sistema > aba "Cadastro de Fornecedores" > Avalia fornecedor?.
- Mudar a ordem dos registros: altera a forma de pesquisa do fornecedor junto à aba "Lista de fornecedores".
- Sair: sai da tela.
Lembrando que no momento do cadastro do fornecedor, no Módulo Financeiro > Cadastros > Fornecedores é possível definir o tipo de fornecedor. Esta configuração reflete principalmente junto à leitura de código de barras na entrada de notas fiscais:
- Fornecedor de serviços / bens / produtos: fornecedor convencional de serviços, bens e produto. Ao caracterizar o fornecedor com esse tipo, na leitura do código de barras junto à entrada de nota, seguirá o seguinte padrão:
Têm uma sequência de 5 campos para inserção de seu código de barras, sendo que o penúltimo campo é um algarismo isolado.
Ao todo, são 47 caracteres dispostos que compõem o código de um boleto, por exemplo:
Ex: 12345.12345 12345.123456 12345.123456 1 12345678912345.De anad
- Órgão público / concessionária: documentos referente a pagamento de conta de água, de luz, de telefone, de TV a cabo e gás. Ao caracterizar o fornecedor com esse tipo, ao dar entrada na nota fiscal, junto à leitura de código de barras, seguirá o seguinte padrão:
Têm uma sequência de 4 campos para a inserção de seu código de barras, sempre com o último número da sequência, sendo um dígito isolado.
Ao todo, são 48 caracteres dispostos que compõem o código de um boleto, por exemplo:
Ex: 12345678912-3 12345678912-3 12345678912-3 12345678912-3.
- Fornecedor de impostos: este tipo indica que o cadastro de fornecedor em questão é utilizado para definição contábil para retenção de imposto. Cada código de retenção de imposto deve ter um fornecedor criado, e este fornecedor deve ser vinculado à conta contábil onde será contabilizado o valor retido de imposto. Este cadastro de fornecedor também deve ser vinculado a uma classificação financeira condizente.
- Funcionário: indica que o fornecedor se trata de um funcionário. Esta caraterização é utilizada principalmente quando o controle de folha de pagamento é realizada pelo sistema Solus, onde para cada funcionário deve haver um cadastro de fornecedor.
- Advogado: o fornecedor em questão corresponde a um advogado.
- Produtor rural: o fornecedor em questão corresponde a um produtor rural.