Notificação de inconsistências contábeis
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Escrito por: C. A.
Notificação de inconsistências contábeis
Sumário
» Objetivo
» Funcionalidade
» Configurações, Parâmetros/Permissões e Direitos
» Operacionalização
O objetivo deste manual é orientar a cadastrar e configurar layouts para envio automatizado de e-mails com relatórios de inconsistências contábeis.
- O recurso permite gerar relatórios de inconsistências contábeis e enviá-los por e-mail. O envio é realizado automaticamente conforme período configurado no layout.
- Nessa tela é possível cadastrar os layouts desejados, onde a diversidade de configurações permitirá criar vários perfis, possibilitando em cada layout especificar periodicidade, responsáveis pelo recebimento do e-mail e relatórios que deverão ser inclusos na notificação.
Caso a operadora ainda não tenha configurado o servidor para envio de e-mail, será necessário configurar:
Módulo Estrutural > Configurações > Configuração do sistema:
Na aba 11, preencha as informações do servidor SMTP.
Use o botão "Testar Conexão" para verificar se a configuração está correta.
Também é necessário configurar o Módulo WEB, seguindo o caminho:
Módulo Estrutural > Configurações do Módulo WEB:
No campo "URL da pasta web", deverá ser cadastrado a URL da pasta web (URL para acessar o SolusWeb).
Para acessar, siga o caminho:
Módulo Contábil > Gerencial > Configuração das notificações de inconsistências:
Para utilizar o recurso, inicialmente deve ser criado um layout para as notificações.
Para garantir uma maior assertividade desta validação, é importante verificar se existem competências contábeis antigas em aberto no sistema e fechá-las, pois caso existam competências em aberto, pode ser gerado um número elevado de divergências de períodos que já foram validados anteriormente.
Ao utilizar o recurso, inicialmente deve ser criado um layout para as notificações, dentro do Módulo Contábil > Gerencial > Configuração das notificações de inconsistências > aba "Configurações":
- Descrição: Cadastre uma descrição para o layout.
- Situação: Flag para indicar se o layout está ou não ativo.
- Período de envio: Cadastre a periodicidade com que será enviado o e-mail de notificação.
- Mensalmente (todo dia 1 do mês);
- Quinzenalmente (todo dia 1 e 15 do mês);
- Semanalmente (toda segunda-feira).
Apesar dos relatórios de inconsistências serem ferramentas para fechamentos mensais de competência, os relatórios podem ser gerados a qualquer momento. Gerar o relatório antecipadamente possibilita encontrar mais facilmente as origens dos erros e permite antecipar a correção das inconsistências, diminuindo a carga de trabalho durante o fechamento da competência.
- Nome do remetente: Indica o nome do remetente utilizado no envio do e-mail.
- Assunto: Indica o assunto do e-mail que será enviado com as notificações.
- Mensagem do e-mail: Mensagem adicionada ao corpo do e-mail.
Ao criar um novo layout, será gerada uma mensagem padrão no formato HTML. Esta poderá ser alterada para a forma desejada.
Após preencher as informações acima, salve o layout clicando no botão "Salvar" (
) e, em seguida, continue com a configuração dos tipos de relatório que deverão constar no layout e no e-mail dos destinatários que receberão os relatórios.
Para cadastrar os tipos de anexos referentes aos relatórios que devem ser gerados e enviados, clique no botão "Incluir" (
), e selecionar o anexo desejado. Após incluir, clique no botão "Salvar" ().
Os anexos disponíveis são:
- Contábil – Fechamento de competência;
- Financeiro – Fluxo de caixa Diops;
- Financeiro – Fluxo de caixa Diops / divergência;
- Estrutural – Fechamento de competência de emissão;
- Estrutural – Fechamento de competência de recebimento.
Conclua o cadastro indicando os e-mails dos destinatários que receberão a notificação com as inconsistências. Para adicionar um novo destinatário, clique no botão "Incluir" ().
Ao finalizar, caso o cadastro tenha sido realizado com sucesso, será indicado a data do próximo envio do e-mail no canto superior direito, conforme imagem abaixo.
Caso não seja listada a data da próxima notificação após salvar o cadastro, exclua o layout e refaça o processo. Se ainda assim não aparecer a indicação da próxima notificação, entre em contato com o suporte da Solus.
Lembrando que, se for necessário enviar o e-mail com os relatórios em anexo antes da próxima data listada no sistema, é possível pelo botão direito da tela, selecionando a opção "Disparar notificação", assim, receberá as informações antes da data prevista.
Na aba de notificações, dentro do Módulo Contábil> Gerencial> Configuração das notificações de inconsistências, serão listadas todas as notificações enviadas:
- Layout: Indica o modelo de layout ao qual foi enviada a notificação.
- Data: Mostra a data e horário em que foi enviada a notificação.
A aba de informações, dentro do Módulo Contábil > Gerencial > Configuração das notificações de inconsistências, exibe detalhes da notificação enviada:
Para acessar, posicione a notificação desejada na aba "Notificações" e, em seguida, vá para a aba "Informações".
Serão exibidos os dados do layout utilizado, destinatário, mensagem do corpo do e-mail e anexos.
Na aba “Erro de notificação", dentro do Módulo Contábil> Gerencial> Configuração das notificações de inconsistências, serão listadas às vezes em que o sistema tentar enviar um e-mail e ocorrer algum erro:
Após a configuração do layout de notificação, o job no banco de dados executará a geração dos anexos e enviará para os e-mails cadastrados. O resultado do e-mail será semelhante ao exemplo abaixo:
A data programada para o próximo envio pode ser verificada na configuração do layout, na aba de "Configurações" dentro do Módulo Contábil> Gerencial> Configuração das notificações de inconsistências.
Os tipos de anexos indicam quais são os relatórios disponíveis para o envio de notificações:
- Contábil – Fechamento de competência
Será gerado em CSV o resultado do relatório de todas as competências contábeis que estão abertas, do mês/competência atual até as anteriores.
Caminho em: (Módulo) Contábil > Configuração > Competência > (Botão) Validar Divergências:
- Financeiro – Fluxo de caixa Diops
Será gerado em CSV o resultado do relatório de todas as competências do financeiro que estão abertas, da atual até as anteriores.
Caminho em: (Módulo) Financeiro > Controle bancário > Fluxo de caixa > Diops / Fluxo de caixa > Relatório de Fluxo de caixa > Botão direito > Exportar em arquivo csv (Agrupado por data):
- Financeiro – Fluxo de caixa Diops / divergência
Será gerado em CSV o resultado do relatório de todas as competências do financeiro que estão abertas, da atual até as anteriores.
Caminho em: (Módulo) Financeiro > Controle bancário > Fluxo de caixa > Diops / Fluxo de caixa > Relatório de Fluxo de caixa > Botão direito > Relatório de divergências:
- Estrutural – Fechamento de competência de emissão
Será gerado em CSV o resultado do relatório referente a uma competência anterior que esteja em aberto.
Caminho em: (Módulo) Estrutural > Configurações > Competências > Competência de emissão > Validar Divergências > Da competência do estrutural de emissão:
- Estrutural – Fechamento de competência de recebimento;
Será gerado em CSV o resultado do relatório referente a uma competência anterior que esteja em aberto.
Caminho em: Módulo Estrutural > Configurações > Competências > Competência de recebimento > Validar Divergências > Da competência do estrutural de recebimento:
