Web Clínica: manual de utilização
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Escrito por: H. S.
ASSISTENCIAL
Objetivo
O objetivo deste manual é apresentar uma forma objetiva e simples de trabalhar com agendamentos, agendamentos múltiplos, bloqueios, reservas e transferências de agendas. Assim, é possível gerenciar e controlar horários de pacientes para os profissionais, seja uma clínica ou de serviços próprios.
Funcionalidade
Fazer agendamento: é possível visualizar os horários disponíveis e agendar consultas diretamente pelo portal, eliminando a necessidade de telefonemas ou visitas presenciais.
Automatizar lembretes: o sistema envia lembretes automatizados por e-mail ou mensagem de texto para os pacientes, reduzindo pacientes que não comparecem por não lembrarem e tornando o consultório mais eficiente.
Gerenciar pacientes: os profissionais de saúde podem acessar facilmente a ficha dos pacientes, permitindo um atendimento mais personalizado e eficaz.
Integrar o calendário: sincroniza-se com os calendários dos profissionais de saúde, garantindo que não haja conflitos de horários, facilitando o acompanhamento das agendas.
Configurações
As configurações serão as informadas acima para os requisitos e o sistema. São utilizadas as configurações do Módulo Clínica, descritas no manual para que os clientes as utilize.
Para inclusão de banner, acesse o caminho: Módulo Clínica > Cadastros > Outros cadastros > banner para Web Clínica.
Configurações/Requisitos
Ambiente docker (APIs e front-end);
Solusweb30 em funcionamento (utilizado para impressão do agendamento);
Solusweb30 parametrizada (Módulo Estrutural > Configurações > Configurações do Módulo Web “CLINKINTER”).
Operacionalização
Acessando a Web Clínica:
Ao acessar o endereço disponibilizado pela Operadora, a imagem da Web Clínica ficará disponível para logar e usar as funcionalidades e opções para agendar.
Dashboard
Ao abrir a Web Clínica serão demonstrados os banners mencionados abaixo e o dashboard que traz um resumo dos consultórios em tela, facilitando o processo de visão dos consultórios, resumindo as informações em tela.
Nelas, podemos visualizar os paciente atendidos, as faltas, os encaixes, horários livres e totais.
Quando posicionado o mouse sobre o consultório, as telas são ajustadas para uma fácil visualização:
Após o acesso à tela de login, a de banner será demonstrada com a tela de menu “Agenda”.
Nesse acesso à Operadora, insira algum banner que faça sentido para o cotidiano da Operadora/serviços próprios, propagandas ou avisos importantes.
Acima, percebemos o menu “Agenda”, onde é possível realizar o acesso às opções e funcionalidades para as atividades diárias da unidade.
Agendamentos: na página inicial do portal, acesse a área de agendamentos pelo menu: Agenda > Agendamentos.
Bloqueio: realizar o bloqueio de um ou mais horários ou período.
Envio de mensagem: nesse processo, fica disponível o envio de e-mail e SMS para celular. Pode ser selecionado um período em dias para ser realizado o envio. Vale lembrar ser necessária a contratação de serviços de envio de e-mail e SMS para a funcionalidade ficar ativa.
Planejamentos: nessa opção, fica disponível o planejamento da agenda, ou seja, é possível definir dias da semana e horários para gerar a agenda do profissional/especialidade.
Reservas: permite, nessa opção, gerar horários reservados.
Acessando a opção “Agendamentos”
Filtros do consultório: alguns filtros ficam ocultos para serem ativos somente se houver alguma necessidade mais específica além do consultório e a data inicial, que ficam disponíveis já de imediato.
Estabelecimento: indica o estabelecimento de atendimento.
Departamento: indica se o departamento está direcionado ou não para os consultórios.
Setor: identifica determinado setor de configuração para os consultórios.
Especialidade: informa a seleção por especialidade.
Médico: informa a seleção do filtro por médico.
Tipo de consultório: pode ser feita a seleção por tipo de consultório, de imagem, simples ou completo;
Consultório*: filtro padrão demonstrado na abertura da agenda. Neste, pode-se de imediato informar o consultório que se deseja trabalhar na agenda.
Data inicial*: refere-se à data inicial que se deseja trabalhar com a agenda.
Data final: refere-se à data final que se planeja trabalhar na agenda.
Hora inicial: hora inicial da agenda.
Hora final: hora final da agenda.
Dia da semana: pode-se selecionar o dia da semana que se deseja sendo, mais específico.
Turno: manhã, tarde e noite, aqui é possível selecionar um turno.
Ícone | Nome | Descrição |
|---|---|---|
| Menu “Atalhos” | Por este ícone é possível visualizar os atalhos individuais de utilização. |
| Atualizar agenda | Atualização da agenda, caso tenha sido realizada uma alteração rápida. |
| Realizar encaixe | Disponível o encaixe. |
| Transferir Agenda | Fazer transferência entre agendas. |
| Imprimir | Realizar a impressão do protocolo de agendamento. |
| Log de alterações cadastrais | Disponíveis os logs de alteração da agenda. |
| Ficha do paciente | Viabiliza a ficha do paciente para consulta, caso este tenha o cadastro no sistema. |
| Bloqueio de horário | Ao selecionar um horário da agenda que esteja livre gerar um bloqueio, pode ser impedido um agendamento indevido. |
| Reserva de horário | Ao selecionar um horário da agenda que esteja livre gerar uma reserva, pode ser impedido um agendamento indevido. |
| Desbloqueio de horário | Ao selecionar o horário bloqueado, pode-se gerar o desbloqueio. |
Teclas de atalho: nessa funcionalidade ficam disponíveis as teclas de atalho para o operador tornar mais ágil seu processo de agendamento.
F2 (Editar): editar um agendamento.
F3 (Agendar): realizar um agendamento.
F4 (Deletar): excluir um agendamento.
Ctrl + Q (Cancelar): cancelar um agendamento.
F7 (Imprimir): imprimir um protocolo de agendamento.
F8 (Atualizar): realizar a atualização da página.
Ctrl + X (Realizar encaixe): por esse atalho é possível realizar um encaixe de agenda.
Como agendar?
Selecione os filtros mínimos.
Consultório e data inicial, clique no botão “Buscar” ( 
É possível utilizar os botões “Agendar”, “Editar” (ficará habilitado caso tenha um agendamento), “Excluir” (caso tenha um agendamento) e “Cancelar” (ficará habilitado caso tenha um agendamento).
Utilizando o botão “Agendar”, será exibida a tela de agendamento onde deverão ser preenchidos os campos marcados abaixo:
Os campos “Consultório” e “Hora agendamento” vêm preenchidos, pois foram selecionados na marcação da tela anterior.
Portanto, os campos a serem preenchidos são os que estão com asterisco vermelho.
Paciente: o paciente pode ser selecionado em uma listagem quando este possuir cadastro na unidade/Operadora. Caso contrário, a opção marcada como “É paciente”, pode ser desmarcada, deixando o campo livre para escrever o nome do paciente. Lembrando que, quando o campo é desmarcado, a ficha do paciente não existe, já que este não tem cadastro na Operadora/unidade.
Telefone: este campo é demonstrado do cadastro da pessoa quando tiver o cadastro na Operadora/unidade. Caso não esteja correto, permitirá ao atendente alterar no ato do agendamento. Quando não for paciente, deverá ser informado obrigatoriamente.
E-mail: este campo é demonstrado do cadastro da pessoa quando tiver o cadastro na Operadora/unidade. Caso não esteja correto, permitirá ao atendente alterar no ato do agendamento. Quando não for paciente, deverá ser informado obrigatoriamente.
Convênio: o sistema traz em tela o convênio cadastrado para o paciente. Quando não for paciente, deverá ser informado obrigatoriamente.
Médico Executante: será demonstrado o médico da agenda/consultório selecionado.
Médico solicitante: deverá ser preenchido, caso haja um médico solicitante; caso não tenha um solicitante, preencha com o médico executante.
Especialidade: será demonstrada a especialidade do médico executante.
Área de atuação: o preenchimento deste campo será obrigatório somente quando no cadastro da especialidade estiver informado área de atuação; o sistema emitirá o alerta de preenchimento quando necessário.
Procedimentos: este campo será preenchido conforme informado no cadastro do consultório, no Módulo Clínica, podendo ser incluso mais de um procedimento e excluídos os procedimentos que não serão realizados.
Após preencher os dados, clique no botão “confirmar” para efetivar o cadastro; se houve desistência pelo paciente no ato da marcação, caso não tenha sido realizada a confirmação, clique no botão “cancelar”.
A tela de agendamentos será demonstrada da seguinte forma:
Será informado o agendamento realizado com sucesso, e ficará registrado no horário selecionado anteriormente, como demonstramos na imagem abaixo:
Como faço para transferir um agendamento?
Utilize o botão “Transferência” (
Clicando sobre a linha “horário”, e selecionando conforme o exemplo, será demonstrada a tela abaixo de trasnferência.
Informe os dados: novo consultório, novo médico, nova data e nova hora. Clicando sobre o botão “confirmar”, será realizado o processo de transferência.
Como realizar uma reserva de horário?
A reserva de horário é realizada pelo botão “Reserva” (
Horário reservado
O processo de bloqueio ocorre da mesma maneira que a reserva, o que muda são as informações das linhas que podem ser bloqueadas ou reservadas.
Selecionamos um horário na agenda, e bloqueamos pelo botão “Bloqueio” (
Como ficará demonstrado na agenda
Como cancelar uma reserva ou bloquear um horário?
Clique sobre o ícone “Desbloqueio de horário” (
Dessa forma, clique sobre o botão “confirmar” e o horário será liberado.
Veja o horário liberado:
Como verificar a ficha do paciente?
A ficha do paciente só ficará disponível para pacientes agendados que sejam da carteira da Operadora ou que tenham o cadastro realizado nos serviços próprios. Para checar, selecione o horário que está agendando o paciente/beneficiário e veja os itens disponíveis na ficha, clicando no botão de “Ficha do paciente” (
Pelo botão “Logs” (
Pelo botão de “Impressão do protocolo” (
Impressão do protocolo:
Gerando o encaixe pelo botão “Encaixe” (
Ao clicar no botão “Encaixe”, com o consultório posicionado nos filtros, será aberta a tela de inserção de encaixe, onde deverá ser informado dia e horário.
Após ser gerado o encaixe pelo botão “Confirma”, aparecerá a mensagem: “Encaixe realizado com sucesso”.
Como fazer o envio de SMS ou e-mail?
Para esse processo, como informamos anteriormente, é necessário uma contratação de serviços de terceiros para fazer a gerência do E-mail e do SMS.
Em seguida, é necessário fazer a configuração com o Docker para que consigam realizar esse processo de configuração. Tendo esses processos instalados, selecione a agenda e os beneficiários a enviar e escolher se por e-mail ou SMS.
Primeiro é necessário acessar a opção do menu “Agenda” > Envio de Mensagem:
Feito esse processo será demonstrada a tela de pesquisa, para selecionar quais agendamentos receberão o envio.
Realizada a pesquisa, marque as mensagens a enviar de forma única pela caixa de seleção antes da data ou selecione individualmente um a um.
Depois da seleção, escolha entre o botão “Enviar E-mail” ou “Enviar SMS”.
Selecionando a opção de “Enviar SMS” será demonstrada a opção de texto padrão que pode ser utilizado para o envio.
Tela para o envio de e-mail:
É gerada a notificação no canto superior direito “Notificação registrada com sucesso”, e na linha selecionada do horário será sinalizada por uma marcação de “SMS enviado” ou “E-mail enviado”.