Escrito por: C. A.

Planilha de contas a pagar

Sumário

» L inks úteis

Objetivo

Objetivo deste manual é listar os documentos de Contas a pagar.

Funcionalidade

Lista os documentos de contas a pagar permitindo acessar outros recursos, a partir do documento selecionado, como: Autorização do pagamento, baixa do documento, estorno do documento.
Permite incluir documentos e notas fiscais.

Operacionalização

Parâmetros/Permissões e Direitos

Parâmetros

Parametrizações do sistema utilizadas na planilha de contas a pagar.

Pasta de armazenamento das notas fiscais enviadas pela web comercial:

Caminho: Módulo Comercial > Configurações > Parametrizações do sistema > Movimentação > Pagamento de Vendedores.

Local mapeado para que os usuários que utilizam o módulo consigam acessar as notas que foram enviadas pela web comercial, e que se refere ao local dos phps "\\comercial\arquivos_recebidos\*.*".

Alertar adiantamento(s) em aberto

Caminho: Módulo Financeiro > Contas a Pagar > Nota Fiscal.

Informa se o sistema deverá alertar ao operador a existência de adiantamento(s) em aberto para o fornecedor da nota fiscal.

Mostra juros e descontos programados no contas a pagar?

Caminho: Módulo Financeiro > Configurações > Parametrizações do sistema > Contas a Pagar > Relação de documentos.

Mostra o desconto/juros que é dado ao se fazer o lançamento do documento, a coluna descontos e juros atuais mostra somente o efetivo pago.

Informar documentos de fornecedores que estão para vencer

Caminho: Módulo Financeiro > Configurações > Parametrizações do sistema > Contas a Pagar > Contas a pagar.

Exibir no "Contas a pagar" lista de documentos que estão para vencer com base na data de antecedência informada no cadastro do fornecedor ("Alerta contas a pagar - Dias antecedência do venc.").

Permissões de direito

Permissões de direitos utilizados na planilha de contas a pagar.

AUTORIZAR PAGAMENTO DE DOCUMENTOS;

ALTERAR DATA DE EMISSAO DOS DOCUMENTOS;

BAIXAR DOCUMENTO;

BAIXAR DOCUMENTO SEM PAGAMENTO;

CADASTRAR ACERTO DE ADIANTAMENTOS NO CONTAS PAGAR;

CADASTRAR ADIANTAMENTOS NO CONTAS PAGAR;

CADASTRAR DOCUMENTOS NO CONTAS RECEBER/PAGAR;

CADASTRAR NOTAS/DOCUMENTOS NO CONTAS RECEBER/PAGAR;

DOCUMENTOS DA FOLHA DE PAGAMENTO;

ESTORNAR DOCUMENTO PAGO;

EXCLUIR CHEQUE EMITIDO;

LOCALIZAR DOCUMENTOS APENAS DO OPERADO LOGADO - PLANILHA DE CONTAS A PAGAR;

SINALIZAR DOCUMENTO;

SOMENTE INCLUIR NOTA FISCAL;

Caminho do recurso

Módulo Financeiro > Contas a Pagar > Planilha de Contas a Pagar.

Atalho: Ctrl + P na tela inicial do módulo Financeiro.

Descrição das funções dos ícones

Descrição das funções dos ícones:

Ícone	Função	Descrição
	Inclusão de documento	Opção para incluir um documento no contas a pagar pela tela de Manutenção de Documentos.
	Inclusão de nota fiscal	Opção para incluir uma Nota Fiscal pela tela de Manutenção em Notas Fiscais.
	Emissão de cheque	Abre a tela "Emissão de Cheques" para o documento posicionado.
	Pagamento do documento	Opção para Baixa de documentos no Contas a Pagar.
	Relatório de contas a pagar	Imprime um relatório com os documentos listados.
	Localizar documento	Abre a tela de Localização de documentos no contas a pagar que contém opções para filtrar e localizar documentos no contas a pagar.
	Imprime relatório configurável	Imprime relatório no modelo indicado na Configuração de tela.
	Exportar para planilha	Exporta a relação de documentos listados para uma planilha.
	Configurações da tela: Opções para tela da planilha de contas a pagar	Define o relatório configurável a ser utilizado

Utilização da planilha de contas a pagar
Ao acessar a tela de planilha de contas a pagar, serão listados todos os documentos pendentes de pagamento.

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Para listar documentos específicos, pode ser utilizada a opção para filtrar os resultados.

Filtrar resultados

A tela de filtros de contas a pagar é dividido em 2 abas:

Filtros do contas a pagar;
Filtros de prestador e fornecedor.

Melhores informações no manual Localização de documentos no contas a pagar.

Filtros do Contas a pagar

A aba filtro do Contas a pagar é dividida em cinco blocos:

Filtros de data: Filtros que permitem buscar um documento entre data de cadastro, data de emissão, data de vencimento, data de programação, data de baixa etc;
Dados do documento: Permite filtrar por informações específicas do documento (Número, credor, tipo, valor etc.);
Dados do pagamento: Permite filtrar os documentos pelos dados da baixa;
Beneficiário: Permite filtrar documentos de reembolso pelo código do usuário e nome do credor no documento;
Outros dados e ordenação: Oferece opções extras de filtros e ordenação.

Na tela de pesquisa dos filtros da planilha de contas a pagar há a opção da coluna "Status do anexo da nota". Esse campo indica o estado dos anexos das notas fiscais incluídas em RPA/Pagamento de prestador, permitindo filtrar o status das notas anexadas dentro da tela de pesquisa da planilha de contas a pagar.

É possível verificar a coluna de status do anexo da nota, que se aplica somente a documentos do tipo RPA/Pagamento de prestador. Essa informação está disponível na nota fiscal do pagamento ao prestador, onde o status do anexo da nota é especificado.

Nota: se houver mais de uma nota fiscal para o mesmo prestador/documento, a coluna exibirá o valor "Parcial.

Módulo Financeiro > planilha de contas a pagar ():

Abaixo, as opções do filtro para buscar os documentos pelo status do anexo:

Filtros do prestador e fornecedor

A aba Filtros do prestador e fornecedor é dividida em quatro blocos:

Filtros do Prestador: Opções de filtros relacionado ao prestador do documento. É possível filtrar por informações do cadastro do prestador e pelo cadastro do lote de Contas médicas do prestador;
Filtros do Fornecedor: Opções de filtros relacionados ao cadastro do fornecedor;
Filtros do vendedor: Opções de filtros relacionados ao cadastro do vendedor;
Filtros comuns...: Opções de filtros que são comuns entre os cadastros de prestador, fornecedor e vendedor, como classificação financeira e natureza jurídica.

Ao clicar com o botão direito do mouse em um registro da grid, é possível acessar o menu pop-up onde são disponibilizados vários recursos descritos a seguir:

Opções do menu pop-up

Opções do menu pop-up

Inclusão de previsão financeira: Abre a tela de Manutenção em Notas Fiscais para inserir uma nota fiscal.

Inclusão de previsão financeira - documento: Abre a tela de Manutenção de Documentos para inserir um documento de previsão.

Adiantamentos: Opção para inclusão de documentos de adiantamento e documento de acerto de adiantamento.

Adiantamentos

Inclusão de adiantamentos: Abre a tela de Cadastro de adiantamentos;
Acerto dos adiantamentos: Abre a tela de Acerto de adiantamento.

Opções de baixa: Opções para baixa de documento do contas a pagar.

Opções de baixa

Pagamento de documentos: Acessa a tela para Baixa de documentos no Contas a Pagar;
Baixar todos os documentos selecionados da planilha: Acessa a tela de Baixa automática de contas a pagar;
Baixar documento (Sem pagamento): Acessa a tela de Baixa de documentos (Sem pagamento);
Baixar todos os documentos selecionados da planilha (Sem Pagamento): Acessa a tela de Baixa automática de contas a pagar. com a opção de fazer a baixa sem pagamento.

Estornar pagamento: Permite estornar um documento pago.

Estornar Pagamento

Algumas restrições podem impedir que o documento seja estornado. Observar as situações abaixo antes de efetuar o estorno:

O pagamento do documento está com a movimentação bancária conciliada;
O documento faz parte de uma ordem de pagamento;
O documento possui vínculo a um cheque emitido e o operador não tem o direito EXCLUIR CHEQUE EMITIDO;
O documento está vinculado a uma câmara de compensação;
O documento já foi estornado em conta do tipo Caixa;
O documento foi reparcelado.

Para prosseguir com o processo de estorno, acessar o item "Estornar pagamento" do menu ou o atalho F6.

Será exibida uma mensagem de confirmação.

Após clicar em "SIM", caso não tenha nenhuma condição de restrição, conforme descrito acima, o documento será estornado.

Autorização de pagamentos: Permite autorizar/desautorizar pagamento de documentos.

Autorização de pagamentos

Autorizar/Desautorizar pagamento do documento selecionado: Permite autorizar/desautorizar pagamento de documentos. Esta opção permite marcar o documento posicionado como autorizado/desautorizado.

Os documentos com autorização para pagamento aparecem na grid na cor verde na planilha de Contas a pagar.

Para desautorizar, basta executar o mesmo processo para o documento autorizado posicionado

Autorizar pagamento de todos os documentos listados: Executa o processo de autorização em massa onde todos os documentos listados serão autorizados para pagamento. Rotina pode ser utilizada filtrando todos os documentos desejados pela tela de Localização de documentos no contas a pagar e autorizando todos de uma só vez;
Imprimir autorização de pagamento: A impressão da autorização de pagamento é um documento impresso com os dados do documento. É disponibilizado para que o responsável possa assinar a autorização do pagamento do documento.

Imprimir autorização de pagamento gráfico: Impressão de autorização do pagamento do documento. Tem função similar ao item anterior, porém com um modelo gráfico.

Divide documentos: Permite criar um cópia do documento dividindo o valor.

Divide documentos

Para realizar a divisão do documento, informe o valor no campo "Novo valor". O valor será atualizado e criada uma cópia com o valor restante.

Negociação e consulta de negociação de documentos: Opção para negociar (parcelar) um documento do contas a pagar e também para consultar as negociações.

Negociação e consulta de negociação

Negociação de documentos (Alt+N): Abre a tela de Negociação de Documentos (contas a pagar);

Consulta de parcelamento (Alt+C): Abre a tela de Consulta reparcelamento de documentos.

Importação de contas a pagar: Abre a tela de Importação de contas a pagar, permite a importação da nota fiscal e documentos (parcelas da nota fiscal) através de um arquivo .txt.

Pagamento de documentos (Cartão de crédito): Opção disponível para parcelamento de um documento.

Pagamento de documentos (Cartão de crédito)

Esta opção cria documentos parcelados com data de programação futura baseado na data de vencimento do cartão.

Esta opção está disponível somente para documentos do tipo Nota Fiscal.

Serão criados os documentos com data e valor de acordo com o número de parcelas.

Exportação/Baixa de contas a pagar via arquivo: Opções de importação/Exportação através de arquivos.

Exportação/Baixa de contas a pagar via arquivo

Exportação de contas a pagar: Acessa a tela de Exportação de contas a pagar;

Baixa de documentos a pagar via arquivo : Acessa a tela de Baixa de documentos a pagar através de arquivo.

Alternar entre Emissão de cheques e Contas a pagar: Permite alternar para tela "Emissão de Cheques".

Recontabilizar todos documentos pagos da planilha: Realiza a recontabilização de todos os documentos listados na planilha de Contas a pagar.

Alterar...

Opções de alterações no contas a pagar

Alterar data de Vencimento/Programação de todos os documentos listados: Opção para alteração em massa de todos os documentos listados. Poderá ser alterada a data de vencimento, data de programação ou ambas as datas.

Alterar data de programação do documento posicionado: Opção para alterar a data de programação apenas do documento posicionado;

Alterar data de emissão de todos os documentos listados: Altera a data de emissão de todos os documentos listados;

Esta opção fica desabilitada para listagem automática dos documentos do contas a pagar que ocorre ao acessar a tela da planilha de Contas a pagar. A opção só é habilitada quando a listagem é resultado de filtro realizado na tela de Localização de documentos no contas a pagar.

Alterar estabelecimento de todos os documentos listados: Altera o estabelecimento de todos os documentos listados na planilha de Contas a pagar;

Alterar dados da RPA: Opção habilitada somente quando o registro posicionado é um documento do tipo RPA. Esta opção abre a tela de Manutenção de Documentos;

Alterar vencimentos da NF: Opção habilitada apenas para documentos do tipo Nota Fiscal. Esta opção abre a tela de Manutenção em Notas Fiscais;

Alterar Conta Bancária prevista dos documentos listados: Altera a conta bancária (Conta para baixa) de todos os documentos listados;

Atribuir tipo de documento para todos os documento selecionados: Permite alterar o tipo do documento selecionado;

Observações do documento: Permite visualizar/inserir observações no documento posicionado.

Sinalizar documento: Realiza a marcação do documento.

Sinalizar documento

É necessário que o operador tenha o direito SINALIZAR DOCUMENTO.

Documentos sinalizados aparecem com uma marcação na grid. Os documentos sinalizados podem ser utilizados como filtro na tela de Localização de documentos no contas a pagar

Cadastro da conta: Abre a tela para consulta da origem do documento. A tela que será aberta depende do tipo da origem do documento;

Abre uma tela referente ao tipo de documento: no caso de documentos do tipo RPA, abrirá a tela de consulta de RPA; para documentos do tipo Nota fiscal, abrirá a tela de emissão de nota fiscal.

Opção de inserir anexo no lançamento de documentos

É possível inserir anexos dentro de alguns documentos ao pesquisar entre os tipos: RPA/Pagamento de prestadores, Pagamento de vendedores e Reembolso usuários dentro do Módulo Financeiro > Contas a pagar > Planilha de contas a pagar, desde que tenha documentos dos tipos específicos cadastrados.

Assim, dentro da tela da planilha de contas a pagar, ao realizar a busca por documentos do tipo RPA/pagamento de prestador, Pagamento de vendedores ou Reembolso usuários, no botão direito da tela existe a opção de "Inserir anexo" e, ao clicar, abrirá a tela padrão do sistema para inserção de anexos, conforme exemplos a seguir: