Escrito por: S.S
Inclusão de Notas Fiscais (Contas a pagar)
Sumário
» Objetivo
» Funcionalidade
» Parâmetros e/ou Permissões de Direitos
» Operacionalização
» Links úteis
Módulo para publicação: Módulo Financeiro> Contas a pagar> Planilha de contas a pagar> ícone - incluir nota fiscal 
O objetivo dessa tela é realizar a inclusão e manutenção das notas ficais lançadas no sistema.
- Lista a nota fiscal com as informações onde é possível realizar alterações de datas de pagamentos, conferir as retenções de impostos, históricos entre outras informações.
- Permite incluir novas notas fiscais.
- Alterar nota fiscal de previsão e protocolo para nota fiscal.
Segue abaixo alguns parâmetros de acordo com essa tela,
Módulo Financeiro> Contas a pagar> Planilha de contas a pagar > Inclusão de nota fiscal
É possível definir se obrigada ou não a indica de fluxo de aprovação ao realizar a inclusão de nota fiscal, no Módulo Estoque >Configurações> Parametrizações do sistema> aba Fluxo de Aprovação> seção: Fluxo de aprovação> Obriga a indicação dos fluxos de aprovações caso exista pelo menos um cadastrado.
É possível definir se a numeração das notas fiscais seguem um sequencial gerado pelo sistema ou não, no Módulo Financeiro>Configurações>Parametrizações do sistema> aba Contas a Pagar> seção: Nota fiscal> Utiliza número sequencial na inclusão de nota.
É possível definir se obriga preenchimento da conta debito na geração de nota do tipo (Protocolo), no Módulo Financeiro>Configurações>Parametrizações do sistema> aba Contas a Pagar> seção: Nota fiscal> Obriga preenchimento da conta debito na geração de nota (Protocolo).
É possível informar se na emissão de nota fiscal de fornecedor o sistema irá validar o número da nota e fornecedor mais a data de emissão para verificar se o número informado é duplicado. Módulo Financeiro>Configurações> Parametrizações do sistema> aba Contas a Pagar> seção: Nota fiscal> Valida data de emissão para NF duplicado.
É possível definir se obriga preenchimento da chave para nota fiscal eletrônica, informando como "Sim", o sistema obrigará no contas a pagar o preenchimento da chave para as notas eletrônicas. Módulo Financeiro>Configurações> Parametrizações do sistema> aba Contas a Pagar> seção: Nota fiscal> Obriga preenchimento da chave para nota fiscal eletrônica
É possível definir se o sistema deverá alertar ao operador a existência de adiantamento(s) em aberto para o fornecedor da nota fiscal. Módulo Financeiro>Configurações> Parametrizações do sistema> aba Contas a Pagar> seção: Nota fiscal> Alertar adiantamento(s) em aberto.
Permite informar se o sistema vai obrigar a indicação na Nota fiscal (a pagar) o contrato do fornecedor quando houver, Módulo Financeiro>Configurações> Parametrizações do sistema> aba Cadastro> seção: Cadastro de Fornecedores> Obrigatório indicar na Nota fiscal (a pagar) o contrato do fornecedor quando houver.
É possível definir se o sistema calculará IRRF, PIS, COFINS e CSLL quando o valor total da nota fiscal for inferior a R$ 10,00. Módulo Financeiro>Configurações> Parametrizações do sistema> aba Impostos> seção: Impostos> Calcular IRRF, PIS, COFINS e CSLL com valor inferior a R$ 10,00 ?
Informa se o sistema deverá alterar o estabelecimento da nota fiscal de acordo com o estabelecimento da conta bancária programada para o pagamento da nota. Módulo Financeiro>Configurações> Parametrizações do sistema> aba Contas a Pagar> seção: Nota fiscal> Alterar o estabelecimento da nota fiscal de acordo com a conta bancária programada.
Permite informar como será controlado os diversos anexos do sistema - Diretamente no banco de dados, através de controle de arquivos ou transição (arquivos para banco de dados), Módulo Hss>Configurações> Parametrizações do sistema> aba Cadastros> seção: Anexos> Controle de anexos - versão híbrido.
Permite informar como é o controle de anexos, se o controle é através do "Banco de dados", "Sistema de arquivos" ou "Api Anexo HOMOLOGAÇÃO", Módulo Hss>Configurações> Parametrizações do sistema> aba Cadastros> seção: Anexos> Controle de anexos.
Caminho do recurso: Módulo Financeiro> Contas a pagar> Planilha de contas a pagar> ícone - incluir nota fiscal
Descrição das funções dos ícones:
| Ícone | Função | Descrição |
| Inclusão de documento | Opção para incluir um documento no contas a pagar pela tela de Manutenção de Documentos. |
| Inclusão de nota fiscal | Opção para incluir uma Nota Fiscal pela tela de Manutenção em Notas Fiscais. |
| Emissão de cheque | Abre a tela "Emissão de Cheques" para o documento posicionado. |
| Pagamento do documento | Opção para Baixa de documentos no Contas a Pagar. |
| Relatório de contas a pagar | Imprime um relatório com os documentos listados. |
| Localizar documento | Abre a tela de Localização de documentos no contas a pagar que contém opções para filtrar e localizar documentos no contas a pagar. |
| Imprime relatório configurável | Imprime relatório no modelo indicado na Configuração de tela. |
| Exportar para planilha | Exporta a relação de documentos listados para uma planilha. |
| Configurações da tela: Opções para tela da planilha de contas a pagar | Define o relatório configurável a ser utilizado |
Inclusão de nota fiscal
- Número da nota: preenchimento obrigatório.
- Data de entrada: informar a data de entrada da nota fiscal, nos casos onde a contabilização não se faz baseada na data de entrada, a data de entrada deve ser a mesma da emissão.
- Data de emissão: data em que foi emitida a nota.
- Estabelecimento: vincular o estabelecimento que esta sendo dado entrada na nota.
- Fornecedor: escolher o fornecedor a qual a nota será lançada.
- Contrato: caso o fornecedor possua contratos cadastrados, é possível a indicação desta informação para que a nota fiscal em questão sega os padrões parametrizados no contrato (Classificação financeira, conta contábil de despesa, tipo de serviço, etc).
- Classificação financeira: ao inserir o fornecedor, o sistema carrega a classificação que foi cadastrada para o fornecedor ou contrato.
- Desconto: pode inserir o valor de desconto se houver.
- Impostos: INSS, ISS, Impostos de renda, PIS, Cofins e CSLL: os campos serão preenchidos de acordo com as porcentagens que foram realizadas na classificação dos impostos do fornecedor ou contrato.
- Conta bancária: vincular a conta a qual vai ser utilizada para realizar o pagamento na ordem de pagamento.
- Conta débito: escolher a conta de débito que será contabilizada a nota fiscal, o sistema seguira o que está parametrizado junto as contas contábeis do fornecedor, caso não exista a parametrização fica a cargo do operador indicar a conta de débito manualmente.
- Classificação do pagamento: escolher de acordo com as classificações cadastradas.
- Doc. Adiantamento: se houve a inclusão de um documento de adiantamento para o determinado fornecedor, é possível vincular esse documento no lançamento da nova nota fiscal lançada para realizar o abatimento.
- Classificação da nota: caso existam classificações de notas criados pode ser indicado para diferenciar as notas.
- Classe orçamentária: caso possua classes orçamentarias criadas junto ao módulo Orçamento, é possível indicar qual classe orçamentaria pertence a nota.
- Histórico: escolher o histórico que foi definido.
Após o preenchimento das informações acima, logo abaixo é possível incluir os vencimentos, documento o sistema preenche o campo automático de acordo com o número da nota fiscal que foi incluso, é possível inserir o histórico, data de programação, tipo do documento, programação, valor, demais campos como: pagamento e código de barras podem ser inseridos neste momento ou no momento que acontecer o pagamento da nota fiscal. Também caso seja necessário pode ser divido o pagamento da nota em vários documentos para vencimentos distintos.
Através do botão direito da tela é possível verificar informações tais como:
- Cadastro de fornecedor: é possível cadastrar um fornecedor
- Copia o número do documento: copiar o número da nota atual para uma nova nota.
- Log de alterações - Nota fiscal: verificar o log do operador que realizou alterações.
- Log de alterações - Documento: Verificar log do operador que realizou alterações.
- Log's de aprovação (Fluxo de aprovação): Quando utilizado fluxo de aprovação, é possível verificar o histórico das etapas do fluxo de aprovação.
- Alterar previsão para nota fiscal: alterar a nota fiscal que foi lançada como previsão para nota fiscal
- Altera protocolo para nota fiscal: alterar o documento que foi lançado como protocolo para nota fiscal.
- Rateio por centro de custo: é possível ratear o valor da nota para vários centros de custos
- Instrução do documento: é possível inserir instruções para os documentos da nota fiscal.
- Leitura código de barras boleto: abre a tela para leitura ou inserir código de barras manualmente.
- Armazenar o arquivo XML: Inclusão da nota por um XML gerado pelo fornecedor, desta forma a entrada da nota é automatizada e os campos são preenchidos seguindo o que foi enviado no arquivo XML do fornecedor.
- Inserir anexo: possível inserir anexo com informação da nota.
- Contabilizar manualmente: Recontabilizar a nota fiscal.
- Replicação futura (Geração de nota): replicar a mesma nota
- Replicar parcelas da nota: possível replicar parcelas da nota fiscal.
Documentação elaborada com base na versão vigente do sistema.
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