Escrito por: S. S.
💻 Operacionalização
Módulo Orçamento
O Módulo Orçamento de uma Operadora de saúde desempenha um papel importante na gestão financeira e operacional da organização. Ele é responsável por planejar, monitorar e controlar os recursos financeiros.
Dentro do Módulo Orçamento é possível realizar as configurações das classes orçamentárias, plano de contas orçamentário, entre outras.
A opção do Menu “Cadastros” > centros de custos é utilizada da mesma forma que a estrutura que existe nos Módulos Contábil, Financeiro e Almoxarifado. Nessa tela é possível ver os centros de custos já cadastrados no sistema e que serão utilizados para a criação do orçamento. Eles podem ser cadastrados também pelo Módulo Orçamento > Cadastro > Centro de custos.
Módulo Orçamento > Cadastro > Classes Orçamentárias
As classes orçamentárias são utilizadas como uma classificação específica para diferenciação de despesas na montagem da planilha do orçamento, onde é possível cadastrar a classe pelo botão “Incluir” (
):
Para vincular departamentos e setores dentro do Módulo Orçamento é utilizado o mesmo cadastro do Módulo Almoxarifado/Estoque, onde cada setor está ligado a um departamento, veja o manual Cadastro de setores.
Plano de Contas Orçamentário
Esse plano de contas é o elemento-chave para se trabalhar com o orçamento, e ele deve ser criado exclusivamente no Módulo Orçamento. A estrutura é parecida com o plano de contas contábil, com uma estrutura de contas de resultado, mas ele é independente em termos de estrutura do plano de contas contábil. O plano de contas orçamentário é um agrupador de contas contábeis.
Aba “Plano orçamentário”
Módulo Orçamento > Cadastro > Plano de Contas Orçamentário:
Aba “Dados da conta orçamentária”
Essa aba de dados da conta orçamentária é para a criação da conta orçamentária e, para relacionar às contas do plano de contas contábil, acesse Módulo Orçamento > Cadastro > Plano de Contas Orçamentário > aba “Dados da conta orçamentária”.
Dados cadastrais da conta orçamentária
Segue a mesma lógica da conta contábil.
Descrição técnica
Campo com a descrição referente ao que deve ser orçado pelo operador referente à conta orçamentária.
Matricial
Campo para indicar se a conta é matricial, que é uma conta que nem todos os operadores orçarão. Por exemplo, despesa com pessoal ordenado e salários, é uma conta que estará visível somente para quem vai orçá-la, normalmente o gerente de RH que orçará a despesa para todos os departamentos da empresa.
Relacionar com o Plano Contábil
Opção para vincular as contas contábeis do plano de contas contábil com a conta orçamentária. Cada conta orçamentária pode receber mais de uma conta de despesa do plano de contas contábil.
Conta Contábil
Contas contábeis que estão relacionadas à conta orçamentária. Cada conta orçamentária pode receber mais de uma conta de despesa do plano de contas contábil, só que cada conta contábil recebe somente uma conta orçamentária.
Acesse em: Módulo Contábil > Parâmetros > Plano de Contas:
DRE x Centro de custo
Tela para vinculação de conta orçamentária do Demonstrativo do Resultado do Exercício por Centro de Custo, no Módulo Orçamento > Cadastro > Plano de Contas Orçamentário > aba “Dados da conta orçamentária” > aba “DRE x Centro de custo”.
Visualização do plano
Visualização da “árvore” estrutural do plano de contas orçamentário, no Módulo Orçamento > Cadastro > Plano de Contas Orçamentário > aba “Visualização do plano”.
Plano de Contas Contábil
Essa opção para visualização das opções do plano contábil, abertura de plano de contas contábil e plano de contas contábil, são as mesmas configurações do Módulo Contábil > Parâmetros > Plano de Contas, informações no link do manual Cadastro de plano de contas
No menu de movimentações é possível realizar a criação das vigências para elaboração das planilhas do orçamento.
Vigências do orçamento > Módulo Orçamento > Movimentação > Vigências do orçamento, pelo botão direito é possível inserir a vigência com a opção “Versões da vigência”; após esse processo também com o botão direito tem a opção de “Fechar estas versões e suas planilhas aberto”.
Nome do orçamento;
Data inicial da vigência do orçamento;
Data final da vigência do orçamento;
Versões da vigência:
Opção na tecla “F9”: abre a tela com as informações da vigência do orçamento.
Versão:
Data e hora da abertura da vigência.
Situação da vigência;
Fechamento:
Data e hora do fechamento da vigência.
Planilhas abertas:
Número de planilhas que estão abertas no orçamento.
Planilhas fechadas;
Número de planilhas que estão fechadas no orçamento.
10. Orçamento:
Valor total do orçamento.
11. Opção de fechamento ou abertura da vigência e suas planilhas.
Planilhas
Criação das planilhas do orçamento por áreas, no Módulo Orçamento > Movimentação > Planilhas.
Etapas para criar as planilhas do orçamento:
Cadastrar o plano de contas orçamentário (Cadastros > Plano de Contas Orçamentário);
Criar a vigência do orçamento (Movimentação > Vigências do orçamento);
Criar as planilhas por áreas da empresa seguindo as etapas abaixo indicadas (Movimentação > Planilhas):
Código;
2. Planilha:
Nome da planilha. Como sugestão, colocar o ano e o nome da área da empresa a qual a planilha se refere.
Situação:
Situação da planilha (aberta ou fechada).
Versão:
Data e hora da criação da versão.
Usuários autorizados:
Operadores do sistema que visualizaram ou editaram a planilha da área. Os operadores aqui indicados só terão acesso às planilhas em que estejam como usuários autorizados. Para indicar os operadores neste campo, utilize o atalho pela tecla “F9”, para acessar a tela dos operadores do sistema para a seleção.
Permissão:
Indique o nível de permissão do usuário (operador do sistema) para a planilha. Com a opção “Editar” o usuário poderá inserir e alterar dados da planilha, e com a opção “Visualizar” poderá somente visualizar os dados, não tendo permissão para inserir ou alterar os dados.
Centro de custo:
Indicação dos centros de custos que participarão da planilha do orçamento. Para indicar os centros de custos, utilize o atalho pela tecla “F10”, para acessar a tela dos centros de custos cadastrados no sistema para a seleção.
Aba “Contas orçamentárias” no Módulo Orçamento > Movimentação > Planilhas:
Incluir contas:
Inclusão das contas do plano de contas orçamentário que farão parte do orçamento da área. Ao clicar no ícone “Incluir contas” será apresentada a tela com as contas orçamentárias para a seleção.
Conta orçamentária:
Contas orçamentárias inseridas na planilha da área:
Descrição técnica:
Campo com a descrição técnica informada no cadastro da conta orçamentária no plano orçamentário, no Módulo Orçamento > Cadastro > Cadastro de plano orçamentário.
Digitar o orçamento:
Local para digitar o orçamento de cada despesa por centro de custo.
Seleciona a conta de despesa a ser orçada.
Campo para localização de conta pela descrição.
Mostra os dados da conta orçada selecionada, principalmente o campo descrição, onde é mostrado o texto todo, devido à limitação do tamanho do campo, proporcionando ao operador a visualização do texto completo da descrição.
Selecionar o centro de custo conforme foi indicado no campo centro de custo participante na aba permissão de acesso.
Campo para indicar a classe orçamentária (Cadastros > classes orçamentárias):
Descrição da despesa orçamentária:
Valor orçado em cada mês do ano:
Totais
Total da conta orçamentária
Total mês a mês e total geral da conta orçamentária.
Total da planilha
Total mês a mês e total geral da planilha toda.
