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Âncora
topo
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Inclusão de Notas Fiscais (Contas a pagar)



Sumário

» Objetivo

» Funcionalidade

» Configurações, Parâmetros e/ou Permissões de Direitos

» Operacionalização

» Links úteis


Âncora
objetivo
objetivo

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titleObjetivo

O objetivo deste documento é instruir sobre a tela que tem a finalidade de realizar a inclusão e manutenção das notas fiscais lançadas no sistema.

Âncora
funcionalidade
funcionalidade

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titleFuncionalidade
  • Listar a nota fiscal com as informações onde é possível realizar alterações de datas de pagamentos;
  • Conferir as retenções de impostos, históricos, entre outras informações;
  • Incluir novas notas fiscais;
  • Alterar nota fiscal de previsão e protocolo para nota fiscal.

Âncora
config
config

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titleConfigurações, Parâmetros e/ou Permissões de direitos


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titlePermissões de Direitos

EXCLUIR NOTAS/DOCUMENTOS NO CONTAS RECEBER/PAGAR
NÃO PODE ALTERAR IMPOSTO RETIDO NA NOTA FISCAL
BLOQUEAR ALTERAÇÕES MANUAIS DO NÚMERO DO DOCUMENTO
ALTERAR BASE DE CÁLCULO INSS NA NOTA FISCAL



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titleParâmetros

Seguem Segue abaixo alguns parâmetros de acordo com essa tela.

Acesse: Módulo Financeiro > Contas a pagar > Planilha de contas a pagar > Inclusão de nota fiscal.

É possível definir se é obrigatória ou não a indicação de fluxo de aprovação ao realizar a inclusão de nota fiscal, no Módulo Estoque > Configurações > Parametrizações do sistema > aba "Fluxo de Aprovação" > seção " Fluxo de aprovação " > Obriga a indicação dos fluxos de aprovações caso exista pelo menos um cadastrado.


É possível definir se a numeração das notas fiscais segue um sequencial gerado pelo sistema ou não, no Módulo Financeiro > Configurações > Parametrizações do sistema > aba "Contas a Pagar" > seção " Nota fiscal " > Utiliza número sequencial na inclusão de nota.


É possível definir se obriga preenchimento da conta débito na geração de nota do tipo (Protocolo), no Módulo Financeiro > Configurações > Parametrizações do sistema > aba "Contas a Pagar" > seção " Nota fiscal " > Obriga preenchimento da conta debito na geração de nota (Protocolo).

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É possível informar se na emissão de nota fiscal de fornecedor o sistema validará o número da nota e fornecedor, mais a data de emissão para verificar se o número informado é duplicado. 

Acesse em: Módulo Financeiro > Configurações > Parametrizações do sistema > aba "Contas a Pagar" > seção " Nota fiscal"> Valida fiscal> Valida data de emissão para NF duplicado.

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É possível definir se obriga preenchimento da chave para nota fiscal eletrônica. Informando como "Sim", o sistema obrigará, no contas a pagar, o preenchimento da chave para as notas eletrônicas. 

Acesse em: Módulo Financeiro > Configurações > Parametrizações do sistema > aba "Contas a Pagar" > seção "Nota fiscal" > Obriga preenchimento da chave para nota fiscal eletrônica.

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É possível definir se o sistema deverá alertar ao operador a existência de adiantamento(s) em aberto para o fornecedor da nota fiscal

Acesse em: Módulo Financeiro > Configurações > Parametrizações do sistema > aba "Contas a Pagar" > seção "Nota fiscal" > Alertar adiantamento(s) em aberto.

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Permite informar se o sistema obrigará a indicação na Nota fiscal (a pagar) , e o contrato do fornecedor quando houve. 

Acesse em: Módulo Financeiro > Configurações > Parametrizações do sistema > sistema> aba "Cadastro" > seção ": Cadastro de Fornecedores" > Obrigatório Fornecedores> Obrigatório indicar na Nota fiscal (a pagar) o contrato do fornecedor quando houver.

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É possível definir se o sistema calculará IRRF, PIS, COFINS e CSLL, quando o valor total da nota fiscal for inferior a R$ 10,00. Módulo Financeiro > Configurações > Parametrizações do sistema > aba "Impostos" > seção "Impostos > Calcular IRRF, PIS, COFINS e CSLL com valor inferior a R$ 10,00?:

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Informa se o sistema deverá alterar o estabelecimento da nota fiscal de acordo com o estabelecimento da conta bancária programada para o pagamento da nota. 

Acesse em: Módulo Financeiro > Configurações > Parametrizações do sistema > aba " Contas a Pagar " > seção "Nota fiscal" > Alterar o estabelecimento da nota fiscal de acordo com a conta bancária programada.

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Permite informar como serão controlados os diversos anexos do sistema - Diretamente no banco de dados, pelo controle de arquivos ou transição (arquivos para banco de dados).

Acesse em: Módulo Hss Estrutural > Configurações > Parametrizações do sistema > aba "Cadastros" > seção Anexos > Controle de anexos - versão híbrido.


Permite informar como é o controle de anexos, se o controle é pelo "Banco de dados", "Sistema de arquivos" ou "Api Anexo HOMOLOGAÇÃO".

Acesse em: Módulo Estrutural > Configurações > Parametrizações do sistema > aba "Cadastros" > seção "Anexos" > Controle de anexos:

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Permite proteger o boleto enviado por e-mail com uma senha por meio do parâmetroarquivos" ou "Api Anexo HOMOLOGAÇÃO".

Acesse em: Módulo Estrutural  Módulo Hss > Configurações > Parametrizações do sistema > aba "BoletosCadastros" > Seção seção "Anexos" envio de e-mail" > Enviar boleto por e-mail protegido por senha.

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Permite editar o corpo do e-mail enviado no financeiro, configurando o parâmetro a seguir:

Acesse em: Módulo > Controle de anexos.

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É possível impedir a inserção de documentos do financeiro com vencimento superior ao número de anos especificados, pelo parâmetro no Módulo Financeiro > Configurações > Parametrizações do sistema > Aba aba "Contas a ReceberPagar" > Seção envio de e-mail > Texto do corpo para envio de boleto no financeiro.  Image Removedseção "Nota fiscal" > Quantidade de  anos limite para o vencimento de um documento financeiro.

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Âncora
operacion
operacion

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titleOperacionalização


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titleCaminho do recurso

Caminho do recurso: Módulo Financeiro > Contas a pagar > Planilha de contas a pagar > ícone "Incluir nota fiscal" ().




Descrição das funções dos ícones


ÍconeFunçãoDescrição

Inclusão de documentoOpção para incluir um documento no contas a pagar pela tela "Manutenção de Documentos".

Inclusão de nota fiscalOpção para incluir uma Nota Fiscal pela tela "Manutenção em Notas Fiscais".

Emissão de cheque

Abre a tela "Emissão de Cheques" para o documento posicionado.

Pagamento do documentoOpção para Baixa de documentos no Contas a Pagar.

Relatório de contas a pagarImprime um relatório com os documentos listados.

Localizar o documentoAbre a tela de Localização de documentos no contas a pagar que contém opções para filtrar e localizar documentos no contas a pagar.

Imprime relatório configurável Imprime relatório no modelo indicado na "Configuração de tela".

Exportar para planilhaExporta a relação de documentos listados para uma planilha.

Configurações da tela: Opções para tela da planilha de contas a pagarDefine o relatório configurável a ser utilizado.



Inclusão de nota fiscal


  • Número da nota: preenchimento obrigatório.
  • Data de entrada: informa a data de entrada da nota fiscal, nos casos em que a contabilização não se faz baseada na data de entrada. A data de entrada deve ser a mesma da emissão.
  • Data de emissão: data em que foi emitida a nota.
  • Estabelecimento: vincula o estabelecimento que está sendo dado entrada na nota.
  • Fornecedor: escolhe o fornecedor a qual a nota será lançada.
  • Contrato: caso o fornecedor tenha contratos cadastrados, é possível a indicação desta informação para que a nota fiscal em questão siga os padrões parametrizados no contrato (Classificação financeira, conta contábil de despesa, tipo de serviço, etc.).
  • Classificação financeira: ao inserir o fornecedor, o sistema carrega a classificação que foi cadastrada para o fornecedor ou contrato.
  • Desconto: pode inserir o valor de desconto se houver.
  • Impostos: INSS, ISS, Impostos de renda, PIS, Cofins e CSLL: os campos serão preenchidos de acordo com as porcentagens que foram realizadas na classificação dos impostos do fornecedor ou contrato.
  • Conta bancária: vincula a conta a qual será utilizada para realizar o pagamento na ordem de pagamento.
  • Conta débito: escolhe a conta de débito que será contabilizada a nota fiscal. O sistema seguirá o que está parametrizado junto às contas contábeis do fornecedor. Caso não exista a parametrização, fica a cargo do operador indicar a conta de débito manualmente.
  • Classificação do pagamento: escolher de acordo com as classificações cadastradas.
  • Doc. Adiantamento: se houve a inclusão de um documento de adiantamento para o determinado fornecedor, é possível vincular esse documento no lançamento da nova nota fiscal lançada para realizar o abatimento.
  • Classificação da nota: caso existam classificações de notas criadas, podem ser indicadas para diferenciar as notas.
  • Classe orçamentária: caso tenha classes orçamentárias criadas junto ao Módulo Orçamento, é possível indicar qual classe orçamentária pertence a nota.
  • Histórico: escolhe o histórico que foi definido.


Após o preenchimento das informações acima, logo abaixo é possível incluir os vencimentos; o sistema preencherá o campo automático de acordo com o número da nota fiscal que foi inclusa. É possível inserir o histórico, data de programação, tipo do documento, programação, valor, demais campos como: pagamento e código de barras podem ser inseridos neste momento ou no momento que acontecer o pagamento da nota fiscal. Caso seja necessário pode ser divido o pagamento da nota em vários documentos para vencimentos distintos.


É possível verificar informações, por meio do botão direito da tela, tais como:


  • Cadastro de fornecedor: é possível cadastrar um fornecedor.
  • Copia o número do documento: copiar o número da nota atual para uma nota nova.
  • Log de alterações - Nota fiscal: verifica o log do operador que realizou alterações.
  • Log de alterações - Documento: verifica log do operador que realizou alterações.
  • Logs de aprovação (Fluxo de aprovação): quando utilizado o fluxo de aprovação, é possível verificar o histórico das etapas do fluxo de aprovação.
  • Alterar previsão para nota fiscal: altera a nota fiscal que foi lançada como previsão para nota fiscal.
  • Altera protocolo para nota fiscal: altera o documento que foi lançado como protocolo para nota fiscal.
  • Rateio por centro de custo: é possível ratear o valor da nota para vários centros de custos. 
  • Instrução do documento: é possível inserir instruções para os documentos da nota fiscal.
  • Leitura código de barras boleto: abre a tela para leitura ou inserir código de barras manualmente.
  • Armazenar o arquivo XML: inclusão da nota por um XML gerado pelo fornecedor, dessa forma, a entrada da nota é automatizada e os campos são preenchidos seguindo o que foi enviado no arquivo XML do fornecedor.
  • Inserir anexo: é possível inserir anexo com informação da nota.
  • Contabilizar manualmente: recontabiliza a nota fiscal.
  • Replicação futura (Geração de nota): replica a mesma nota
  • Replicar parcelas da nota: possível replicar parcelas da nota fiscal.
  • Enviar boleto(s) por e-mail.

Para  enviar boletos por e-mail, é necessário configurar uma conta bancária com local de cobrança (boleto).

Caminho do recurso: Módulo financeiro > Controle bancário > Cadastro de contas > Aba "Cadastro" > Local de cobrança (boleto):

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É possível imprimir boletos pelo Módulo Estrutural > Cadastros > Cadastro de local de cobrança/pagamento: 

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Aviso

É importante lembrar que, após configurar o parâmetro que define a quantidade máxima de anos para o vencimento de um documento financeiro, o sistema exibirá uma mensagem de erro ao tentar inserir um documento com vencimento além desse limite. O sistema alertará sobre a data limite para inclusão de documentos com vencimento maior, conforme exemplos a seguir:


Parâmetro

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Inserir documento com vencimento MAIOR do que o parâmetro

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Inserir documento com vencimento MENOR do que o parâmetro

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Âncora
links
links

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titleLinks úteis

Planilha de contas a pagar

Cadastro de Fornecedores


Aviso

Documentação elaborada com base na versão vigente do sistema.

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Revisão técnica: G. S.,  
Editor(a): L. D.,   
Revisão textual: R. C.,19