Conferência do registro auxiliar de contratos emitidos – Apropriação de receita

            Dada a definição, diferentemente do que ocorre com a maior parte das rotinas do sistema, as apropriações de receitas referente as contraprestações pecuniárias serão contabilizadas somente quando realizado o fechamento da competência de Emissão, geração e alteração de mensalidades, disponível no módulo estrutural, por meio dos menus “configurações”, “competências”.

            Após o fechamento da competência, e bloqueio de qualquer alteração, podemos extrair os dados do registro auxiliar e confrontar suas informações com os dados disponíveis na contabilidade.

            É importante notar que uma mesma conta contábil poderá ser listada várias vezes no relatório, com diferentes contrapartidas, nesse caso, para correta conferência, devemos totalizar os valores por conta contábil. Ao realizar a impressão do relatório, podemos utilizar os valores totalizados no nono dígito, conforme mostra a imagem.

            Na contabilidade, os lançamentos contábeis possuirão uma flag específica que indicará a origem dos lançamentos, e no momento da conferência é importante selecionar somente o item que corresponde a apropriação de receitas das contraprestações pecuniárias, “39 : Registro auxiliar - Contratos emitidos (Apropriação receita)”.

            Dessa forma, confrontando os valores apresentados no relatório com os valores dispostos na contabilidade.

            Caso o relatório auxiliar e a contabilidade apresentem divergência de valores, alguns pontos devem ser observados, como se o período do relatório está igual ao período contábil, a utilização de flags está sendo realizada corretamente e nenhuma flag que indique outro tipo de origem está selecionada, se não existem lançamentos contábeis com flags automáticas, porém sem origem relacionada a contraprestação pecuniária, ou ainda, qualquer alteração na composição da fatura que não foi realizada a re-contabilização(nesse caso, contabilizar novamente a contraprestação pecuniária poderá ser uma solução).

Conferência do registro auxiliar de contratos emitidos – Cobertura de Risco

            Segundo a definição da agência nacional de saúde (ANS), no registro auxiliar de contratos emitidos devemos considerar o total das emissões no mês, inclusive as faturas ou contratos emitidos antecipadamente.  

            Este tópico visa detalhar e explicar a contabilização e a conferência deste registro auxiliar de acordo com a RN390, em vigor a partir de 01/01/2016.

            Uma contraprestação pecuniária pode conter em sua composição diferentes valores, tais como mensalidades, coparticipação, emissão de carteirinhas, aditivos contratuais, dentre outros. Devido aos diferentes tipos de composição, a contabilização desses valores poderá/deverá ser segregada conforme o tipo de cobrança emitida.

            O primeiro passo para realizar a provisão da contraprestação pecuniária emitida é vincular, ou conferir, as contas contábeis de acordo com o tipo de composição. No módulo contábil, por meio dos menus, “parâmetros”, “conta contábil por”, “Cooperativas” ou “Planos de saúde” de acordo com o tipo da operadora, “Mensalidades e Adesões” realizaremos esse processo. A diferença entre cooperativa e demais operadoras de saúde refere-se ao ato cooperativo, praticado somente por operadoras do tipo cooperativa.

            Os aditivos contratuais possuem configuração específica, disponível no módulo contábil, por meio dos menus, “parâmetros”, “conta contábil por”, “Cooperativas” ou “Planos de saúde” de acordo com o tipo da operadora, “Aditivos contratuais”, onde é possível parametrizar uma conta contábil para cada aditivo contratual cadastrado, ou a mesma conta contábil para todos os itens cadastrados, conforme definição contábil da operadora. Caso essa opção seja utilizada, os valores deverão ser provisionados e posteriormente baixados nas contas contábeis a ele vinculado. Quando a operadora optar por não utilizar essa configuração específica, os valores serão contabilizados, tanto em sua provisão quanto na baixa, juntamente com os valores referentes a mensalidade. 

            Ainda em aditivos, devemos verificar o tipo de receita e a forma de cobrança de pró-rata dia, pois essas configurações irão influenciar na forma e data base de contabilização que será utilizada no relatório e consequentemente nos lançamentos na contabilidade. Esta configuração esta localizada no módulo estrutural conforme imagens a seguir.

            Além das composições citadas, é possível inserir na cobrança acréscimos e descontos, por meio da utilização de eventos. A contabilização desses acréscimos e desconto irá variar de acordo com o tipo escolhido no momento da programação. Quando utilizado o tipo “outros”, a contabilização de provisão e baixa desses itens será feita de acordo com as contas contábeis vinculadas ao evento utilizado, no módulo contábil, seguindo os menus, “parâmetros”, “conta contábil por”, “eventos”. Já nos demais tipos, a contabilização seguirá conforme a segmentação do tipo de despesa escolhido, “mensalidades”, “despesa assistencial”, dentre outras opções, onde nesses casos também será obrigatório a indicação do beneficiário referência, para que o sistema obtenha quais segmentações de contrato e plano deverá seguir para posterior contabilização.

            Ainda se tratando de composição, outro ponto que merece destaque diz respeito a cobrança de coparticipação. Para geração da contrapartida dos valores faturados deverá ser realizada a conferência e parametrização de acordo com a segmentação do contrato e plano do beneficiário que recebeu o atendimento, no módulo contábil, por meio dos menus, “parâmetros”, “conta contábil por”, “Cooperativas” ou “Planos de saúde”(de acordo com o tipo da operadora), “Despesas / Recuperação de despesas assistenciais”. Cabe ressaltar que a conta contábil utilizada poderá variar de acordo com a forma de pagamento ao prestador médico que realizou o atendimento, que poderá ser parametrizada em recuperação de despesa (tipo de procedimento), recuperação de despesa oriunda de pagamento pacote, captation, orçamento global, ou re-cobrança(cobranças do AJIUS, praticado entre operadoras do tipo cooperativa).

            Como último ponto em destaque, os valores de mensalidades deverão compor o saldo da provisão para prêmios e contraprestações não ganhas (PPCNG), anteriormente conhecida como faturamento antecipado. Segundo definição da ANS, a PPCNG deverá ser constituída diariamente, a partir do início da vigência, e revertida mensalmente, no último dia do mês, com relação ao risco decorrido, para registrar a receita de prêmio ou contraprestação ganha, de acordo com o regime de competência contábil. Para que os valores sejam contabilizados corretamente, é necessário informar, nas configurações básicas do sistema, as contas contábeis utilizadas na integração de mensalidades, ou informar a conta contábil de faturamento antecipado nas configurações iniciais de mensalidades de acordo com a segmentação.

            Conforme citado em 'Apropriação de receita', as contraprestações pecuniárias emitidas serão contabilizadas no fechamento da competência, assim após o fechamento da competência, podemos extrair os dados do registro auxiliar e confrontar suas informações com os dados disponíveis na contabilidade.

            É importante notar que uma mesma conta contábil poderá ser listada várias vezes no relatório, com diferentes contrapartidas, nesse caso, para correta conferência, devemos totalizar os valores por conta contábil. Ao realizar a impressão do relatório, podemos utilizar os valores totalizados no nono dígito, conforme mostra a imagem.

            Na contabilidade, os lançamentos contábeis possuirão uma flag específica que indicará a origem dos lançamentos, e no momento da conferência é importante selecionar somente o item que corresponde a emissão das contraprestações pecuniárias, “30 : Registro auxiliar - Contratos emitidos (Receitas)”.

            Dessa forma, confrontando os valores apresentados no relatório com os valores dispostos na contabilidade.

            Caso o relatório auxiliar e a contabilidade apresentem divergência de valores, alguns pontos devem ser observados, como se o período do relatório está igual ao período contábil, a utilização de flags está sendo realizada corretamente e nenhuma flag que indique outro tipo de origem está selecionada, se não existem lançamentos contábeis com flags automáticas, porém sem origem relacionada a contraprestação pecuniária, ou ainda, qualquer alteração na composição da fatura que não foi realizada a re-contabilização(nesse caso, contabilizar novamente a contraprestação pecuniária poderá ser uma solução).

Conferência do registro auxiliar de contratos emitidos – Mensalidades Canceladas

            Este tópico visa detalhar e explicar a contabilização e a conferência deste registro auxiliar de acordo com a RN390, em vigor a partir de 01/01/2016.

            Uma contraprestação pecuniária pode conter em sua composição diferentes valores, tais como mensalidades, coparticipação, emissão de carteirinhas, aditivos contratuais, dentre outros. Devido aos diferentes tipos de composição, a contabilização do cancelamento desses valores poderá/deverá ser segregada conforme o tipo de cobrança emitida.

            O primeiro passo para realizar o cancelamento da provisão da contraprestação pecuniária emitida é vincular, ou conferir, as contas contábeis de cancelamento acordo com o tipo de composição. No módulo contábil, por meio dos menus, “parâmetros”, “conta contábil por”, “Cooperativas” ou “Planos de saúde” de acordo com o tipo da operadora, “Mensalidades e Adesões” realizaremos esse processo. A diferença entre cooperativa e demais operadoras de saúde refere-se ao ato cooperativo, praticado somente por operadoras do tipo cooperativa.

            Os aditivos contratuais possuem configuração específica, disponível no módulo contábil, por meio dos menus, “parâmetros”, “conta contábil por”, “Cooperativas” ou “Planos de saúde” de acordo com o tipo da operadora, “Aditivos contratuais”, onde é possível vincular uma conta contábil de cancelamento diferente para cada aditivo contratual cadastrado, ou a mesma conta contábil de cancelamento para todos os itens cadastrados, conforme definição contábil da operadora. Quando a operadora optar por não utilizar essa configuração específica, os valores serão contabilizados, tanto em sua provisão quanto em seu cancelamento, juntamente com os valores referentes a mensalidade.   Ainda em aditivos, devemos verificar o tipo de receita e a forma de cobrança de pró-rata dia, pois essas configurações irão influenciar na forma e data base de contabilização que será utilizada no relatório e consequentemente nos lançamentos na contabilidade.             

             Além das composições citadas, é possível inserir na cobrança acréscimos e descontos, por meio da utilização de eventos. A contabilização desses acréscimos e desconto irá variar de acordo com o tipo escolhido no momento da programação. Quando utilizado o tipo “outros”, a contabilização de provisão e baixa desses itens será feita de acordo com as contas contábeis vinculadas ao evento utilizado, no módulo contábil, seguindo os menus, “parâmetros”, “conta contábil por”, “eventos”. Já nos demais tipos, a contabilização seguirá conforme a segmentação do tipo de despesa escolhido, “mensalidades”, “despesa assistencial”, dentre outras opções, onde nesses casos também será obrigatório a indicação do beneficiário referência, para que o sistema obtenha quais segmentações de contrato e plano deverá seguir para posterior contabilização.           

             Ainda se tratando de composição, outro ponto que merece destaque diz respeito a cobrança de coparticipação. Para geração da contrapartida dos valores faturados deverá ser realizada a conferência e parametrização de acordo com a segmentação do contrato e plano do beneficiário que recebeu o atendimento, no módulo contábil, por meio dos menus, “parâmetros”, “conta contábil por”, “Cooperativas” ou “Planos de saúde”(de acordo com o tipo da operadora), “Despesas / Recuperação de despesas assistenciais”. Cabe ressaltar que a conta contábil utilizada poderá variar de acordo com a forma de pagamento ao prestador médico que realizou o atendimento, que poderá ser parametrizada em recuperação de despesa (tipo de procedimento), recuperação de despesa oriunda de pagamento pacote, captation, orçamento global, ou re-cobrança(cobranças do AJIUS, praticado entre operadoras do tipo cooperativa).

            Conforme citado em 'Apropriação de receita', as contraprestações pecuniárias canceladas serão contabilizadas no fechamento da competência, assim após o fechamento da competência, podemos extrair os dados do registro auxiliar e confrontar suas informações com os dados disponíveis na contabilidade.   

            É importante notar que a mesma conta poderá aparecer mais de uma vez no relatório, com diferentes contrapartidas, nesse caso, para correta conferência, devemos totalizar os valores por conta. Ao realizar a impressão do relatório, podemos utilizar os valores totalizados no nono dígito, conforme mostra a imagem.

            Na contabilidade, os lançamentos contábeis possuirão uma flag que indicará a origem dos lançamentos, e no momento da conferência é importante selecionar somente o item que corresponde ao cancelamento das contraprestações pecuniárias, “31 : Registro auxiliar - Contratos emitidos (Cancelados)”.

            Atente-se, porém, que a flag será a mesma dos lançamentos contábeis de inativação, pode ser necessário, além de selecionar a flag corretamente, também utilizar o filtro de histórico, e listar somente os lançamentos contábeis que o histórico se inicie com o texto “CONTRATOS CANCELADOS”.

            Dessa forma, confrontando os valores apresentados no relatório com os valores dispostos na contabilidade.

            Caso o relatório auxiliar e a contabilidade apresentem divergência de valores, alguns pontos devem ser observados, como se o período do relatório está igual ao período contábil, a utilização de flags está sendo realizada corretamente e nenhuma flag que indique outro tipo de origem está selecionada, se não existem lançamentos contábeis com flags automáticas, porém sem origem relacionada a contraprestação pecuniária, ou ainda, qualquer alteração na composição da fatura que não foi realizada a re-contabilização posterior, nesse caso, contabilizar novamente a contraprestação pecuniária poderá ser uma solução.

Conferência do registro auxiliar de contratos emitidos – Mensalidades Devolvidas

            Nos contratos de plano de saúde, a precificação para o período de vigência mensal é reconhecida em uma conta de passivo específica, provisão de prêmios e contraprestações não ganhas (PPCNG). Esse valor deve ser registrado no primeiro dia de vigência do mês e, ao final de cada mês, o valor reconhecido como PPCNG é apropriado ao resultado do período, como receita de contraprestação/prêmio, em função do período de cobertura do risco já decorrido naquele mês.

            Uma vez que o cancelamento/exclusão a pedido tem efeito imediato, nos planos em pré-pagamento, as operadoras deverão devolver o valor pró-rata, correspondente ao número de dias de cobertura assistencial já quitados pelo beneficiário, por se tratar de período posterior à data de solicitação de cancelamento ou exclusão. Por exemplo, se o beneficiário pagou a mensalidade para ter cobertura por 30 dias e solicitou o cancelamento do plano após 10 dias, ele terá direito a receber de volta o valor equivalente aos 20 dias restantes.

            Uma contraprestação pecuniária pode conter em sua composição diferentes valores, tais como mensalidades, coparticipação, emissão de carteirinhas, aditivos contratuais, dentre outros. Devido aos diferentes tipos de composição, a contabilização da devolução desses valores poderá/deverá ser segregada conforme o tipo de cobrança emitida e posteriormente devolvida.

            Se tratando de composição das faturas, os aditivos contratuais possuem configuração específica, disponível no módulo contábil, por meio dos menus, “parâmetros”, “conta contábil por”, “Cooperativas” ou “Planos de saúde” de acordo com o tipo da operadora, “Aditivos contratuais”, é possível vincular uma conta contábil de cancelamento diferente para cada aditivo contratual cadastrado, ou a mesma conta contábil de cancelamento para todos os itens cadastrados, conforme definição contábil da operadora, caso essa opção seja utilizada, os valores deverão ser provisionados e posteriormente devolvidos nas contas contábeis a ele vinculado.  Caso a operadora opte por não utilizar essa configuração específica, os valores serão contabilizados, tanto em sua provisão quanto em sua devolução, juntamente com os valores de mensalidade.  Ainda em aditivos, devemos verificar o tipo de receita e a forma de cobrança de pró-rata dia, essas duas configurações irão ter influência na forma de contabilização e na data base que será utilizada na contabilidade.

            Outro ponto, é possível inserir na cobrança acréscimos e descontos, por meio da utilização de eventos. A contabilização desses acréscimos e desconto irá variar de acordo com o tipo escolhido no momento da programação, caso o tipo seja “outros”, a contabilização de provisão e devolução desses itens será feita de acordo com as contas contábeis vinculadas ao evento utilizado, no módulo contábil, seguindo os menus, “parâmetros”, “conta contábil por”, “eventos”, caso o tipo seja diferente de “outros” a contabilização seguirá conforme o tipo de despesa escolhido, “mensalidades”, “despesa assistencial”, dentre outras opções, nesses casos também será obrigatório a indicação do beneficiário referência, para que o sistema obtenha quais segmentações de contrato e plano deverá seguir.

            Os valores de coparticipação, comumente, não serão devolvidos ou ressarcidos, visto que o beneficiário utilizou a cobertura, e posteriormente houve a cobrança de valores. Os valores de aditivos, acréscimos ou descontos variam conforme a definição de cada operadora.

            O processo de devolução irá gerar um documento financeiro, no valor a ser devolvido ou ressarcido ao beneficiário. Os documentos financeiros são contabilizados no momento de sua emissão ou de sua baixa, entretanto, os valores referentes a contraprestação pecuniária, diferentemente do que ocorre com a maior parte das rotinas do sistema, serão contabilizadas somente quando realizado o fechamento da competência, disponível no módulo estrutural, por meio dos menus “configurações”, “competências”.

            Após o fechamento da competência, e bloqueio de qualquer alteração nas devoluções de contraprestações pecuniárias, podemos extrair os dados do registro auxiliar e confrontar suas informações com os dados disponíveis na contabilidade. 

            É importante notar que a mesma conta poderá aparecer mais de uma vez no relatório, com diferentes contrapartidas, nesse caso, para correta conferência, devemos totalizar os valores por conta. Ao realizar a impressão do relatório, podemos utilizar os valores totalizados no nono dígito, conforme mostra a imagem.

            Na contabilidade, os lançamentos contábeis não possuirão uma flag específica que indicará a origem dos lançamentos, e no momento da conferência é importante selecionar somente a flag que corresponde a emissão de documentos financeiros “05 : Inclusão de documentos financeiro.” Como não deverão existir outros valores referente a emissão de documentos financeiros nessas contas contábeis, os valores deverão ficar equivalentes.

            Dessa forma, confrontando os valores apresentados no relatório com os valores dispostos na contabilidade.

            Caso o relatório auxiliar e a contabilidade apresentem divergência de valores, alguns pontos devem ser observados, como se o período do relatório está igual ao período contábil, a utilização de flags está sendo realizada corretamente e nenhuma flag que indique outro tipo de origem está selecionada, se não existem lançamentos contábeis com flags automáticas, porém sem origem relacionada a devolução da contraprestação pecuniária, ou ainda, qualquer alteração na composição da fatura que não foi realizada a re-contabilização posterior, nesse caso, contabilizar novamente a contraprestação pecuniária poderá ser uma solução.

Conferência do registro auxiliar de contratos emitidos – Mensalidades Inativas

            Uma contraprestação pecuniária pode conter em sua composição diferentes valores, tais como mensalidades, coparticipação, emissão de carteirinhas, aditivos contratuais, dentre outros. Devido aos diferentes tipos de composição, a contabilização da inativação desses valores poderá/deverá ser segregada conforme o tipo de cobrança emitida.

            O primeiro passo para realizar a inativação da contraprestação pecuniária emitida é vincular, ou conferir, as contas contábeis de inativação acordo com o tipo de composição. No módulo contábil, por meio dos menus, “parâmetros”, “conta contábil por”, “Cooperativas” ou “Planos de saúde” de acordo com o tipo da operadora, “Mensalidades e Adesões” realizaremos esse processo. A diferença entre cooperativa e demais operadoras de saúde refere-se ao ato cooperativo, praticado somente por operadoras do tipo cooperativa.

            Os aditivos contratuais possuem configuração específica, disponível no módulo contábil, por meio dos menus, “parâmetros”, “conta contábil por”, “Cooperativas” ou “Planos de saúde” de acordo com o tipo da operadora, “Aditivos contratuais”, é possível vincular uma conta contábil de inativação diferente para cada aditivo contratual cadastrado, ou a mesma conta contábil de inativação para todos os itens cadastrados, conforme definição contábil da operadora, caso essa opção seja utilizada, os valores deverão ser provisionados e posteriormente inativados nas contas contábeis a ele vinculado.  Caso a operadora opte por não utilizar essa configuração específica, os valores serão contabilizados, tanto em sua provisão quanto em sua inativação, juntamente com os valores de mensalidade.  Ainda em aditivos, devemos verificar o tipo de receita e a forma de cobrança de pró-rata dia, essas duas configurações irão ter influência na forma de contabilização e na data base que será utilizada na contabilidade.

            Outro ponto, é possível inserir na cobrança acréscimos e descontos, por meio da utilização de eventos. A contabilização desses acréscimos e desconto irá variar de acordo com o tipo escolhido no momento da programação, caso o tipo seja “outros”, a contabilização de provisão e inativação desses itens será feita de acordo com as contas contábeis vinculadas ao evento utilizado, no módulo contábil, seguindo os menus, “parâmetros”, “conta contábil por”, “eventos”, caso o tipo seja diferente de “outros” a contabilização seguirá conforme o tipo de despesa escolhido, “mensalidades”, “despesa assistencial”, dentre outras opções, nesses casos também será obrigatório a indicação do beneficiário referência, para que o sistema obtenha quais segmentações de contrato e plano deverá seguir.

            Ainda se tratando de composição, outro ponto que merece destaque diz respeito a cobrança de coparticipação, a contrapartida dos valores inativados deverá ser configurada e conferida também de acordo com a segmentação do contrato e plano do beneficiário que recebeu o atendimento, no módulo contábil, por meio dos menus, “parâmetros”, “conta contábil por”, “Cooperativas” ou “Planos de saúde” de acordo com o tipo da operadora, “Despesas / Recuperação de despesas assistenciais” realizaremos essa configuração.

            Diferentemente do que ocorre com a maior parte das rotinas do sistema, as contraprestações pecuniárias inativadas serão contabilizadas somente quando realizado o fechamento da competência, disponível no módulo estrutural, por meio dos menus “configurações”, “competências”.

            Após o fechamento da competência, e bloqueio de qualquer alteração nas inativações de contraprestações pecuniárias, podemos extrair os dados do registro auxiliar e confrontar suas informações com os dados disponíveis na contabilidade.

            É importante notar que a mesma conta poderá aparecer mais de uma vez no relatório, com diferentes contrapartidas, nesse caso, para correta conferência, devemos totalizar os valores por conta. Ao realizar a impressão do relatório, podemos utilizar os valores totalizados no nono dígito, conforme mostra a imagem.

            Na contabilidade, os lançamentos contábeis possuirão uma flag que indicará a origem dos lançamentos, e no momento da conferência é importante selecionar somente o item que corresponde a inativação das contraprestações pecuniárias, “31 : Registro auxiliar - Contratos emitidos (Cancelados)”.

            Note, porém, que a flag será a mesma dos lançamentos contábeis de cancelamento, pode ser necessário, além de selecionar a flag corretamente também utilizar o filtro de histórico, e listar somente os lançamentos contábeis que o histórico se inicie com o texto “CONTRATOS INATIVADOS”.

            Dessa forma, confrontando os valores apresentados no relatório com os valores dispostos na contabilidade.

            Caso o relatório auxiliar e a contabilidade apresentem divergência de valores, alguns pontos devem ser observados, como se o período do relatório está igual ao período contábil, a utilização de flags está sendo realizada corretamente e nenhuma flag que indique outro tipo de origem está selecionada, se não existem lançamentos contábeis com flags automáticas, porém sem origem relacionada a contraprestação pecuniária, se o histórico contábil não está sendo considerado e lançamentos de cancelamento estão compondo a soma dos valores contábeis, ou ainda, qualquer alteração na composição da fatura que não foi realizada a re-contabilização posterior, nesse caso, contabilizar novamente a contraprestação pecuniária poderá ser uma solução.

            Por fim, como último destaque, com relação as contraprestações pecuniárias inativadas, caso a possibilidade de recebimento seja efetivada, esses valores deverão ser revertidos dos grupos de contas contábeis de perdas para devedores duvidosos, não existindo a reativação da inativação da cobrança em competência posterior a qual a inativação foi realizada. Para que esse processo se torne possível, é necessário configurar também as contas contábeis de recuperação da inativação (redutoras da despesa), que também irão variar de acordo com o tipo de composição da cobrança e estão disponíveis nos mesmos menus onde foram configuradas as contas contábeis de inativação.