Escrito por: J. A.
Cadastro de Fluxos de aprovação
Objetivo
O que é?
- O "Fluxo de aprovação" é um recurso do sistema que permite, por meio da execução de etapas/passos, aprovar ou recusar processos de pagamento de documentos (notas ficais, adiantamentos de fornecedor e documentos avulsos), solicitações, cotações e pedidos.
Ex. Ao incluir uma "Nota fiscal" e submetê-la a um fluxo de aprovação, é necessário que as etapas do fluxo de aprovação sejam executadas e o fluxo seja aprovado para que o documento da nota fiscal possa ser baixado.
Quando cadastrar?
- O "Fluxo de aprovação" deve ser cadastrado quando a operadora identificar a necessidade de aumentar os níveis de análise e inserir uma camada hierárquica para aprovação de determinados processos do sistema. O Fluxo de aprovação também costuma ser utilizado para diminuir a impressão de documentos, já que as aprovações dos processos passam a ser informatizadas.
Funcionalidade
- O "Fluxo de aprovação" possibilita que, por meio de etapas (passos) executadas por operadores predeterminados em seu cadastro, alguns fluxos do sistema (documentos avulsos, notas fiscais, adiantamentos, solicitação de compra, cotação e pedido) sejam aprovados ou recusados de maneira informatizada (sem a necessidade de documentação física).
Operacionalização
O “Fluxo de aprovação” pode ser incluído através do módulo “Financeiro” (caminho: “Financeiro > Cadastros > Cadastro de fluxos de aprovação”) onde será possível incluir e dar manutenção nos fluxos financeiros (nota fiscal, documentos avulsos e adiantamentos) ou no módulo “Almoxarifado” (caminho: “Almoxarifado > Cadastros > Outros Cadastros > Cadastro de fluxos de aprovação”), onde será possível incluir e dar manutenção nos fluxos de estoque (solicitação de compras, cotação e pedido).
Para a inclusão de um fluxo, basta clicar sobre o botão “Incluir” na tela do cadastro do fluxo. Após clicarmos sobre esse botão será exibida a aba “Cadastro/fluxo” onde incluiremos as informações a respeito do fluxo de aprovação que vamos cadastrar.
- O cadastro de um "Fluxo de aprovação" é composto por três partes, são elas: “Cabeçalho”, “Etapas” e “Fluxo do processo”. Na representação abaixo temos três cores selecionadas, onde a cor vermelha representa o “Cabeçalho”, a cor verde as “Etapas” e a cor “Amarelo” representa o “Fluxo do processo”. Veja:
- No “Cadastro de etapas padrões” devem ser cadastradas as etapas que serão utilizadas nos fluxos de aprovação. Neste cadastro, serão exibidas as etapas existentes nos fluxos de aprovação do sistema. Exemplo: “Análise/avaliação diretoria”, “Aprovação diretoria”, “Cadastro de documento”, “Análise/avaliação gerência”, etc. Veja a seguir:
As colunas representam:
- “Etapa / Descrição”: Neste campo será descrito o nome da etapa que ficará visível durante a execução do fluxo de aprovação.
- “Situação”: “Ativo” ou “Inativo”, indica a situação da etapa para a inclusão de novos fluxos de aprovação (caso esteja inativa a mesma não ficará disponível na inclusão de novos fluxos);
- “Ação”: Esse campo é de extrema importância. A “Ação” de uma etapa pode efetuar quatro execuções diferentes no fluxo:
- “—Sem ação --”: Apenas passa para a etapa subsequente;
- “Aprovar” um fluxo (habilitará o botão “Aprovar” durante a execução do fluxo);
- “Reprovar” um fluxo (habilitará o botão “Recusar” durante a execução do fluxo);
- “Finalizar fluxo” (concluirá o processo do fluxo).
- No “Cadastro de pareceres padrões” devem ser cadastrados os pareceres que serão utilizados nos fluxos de aprovação do sistema. Por exemplo: “Ok”, “Análise realizada”, “Pagamento aprovado”, “Cotação com inconsistência”, etc. Veja a seguir:
- As colunas representam:
- “Parecer/descrição”: Deve ser informada a descrição do parecer durante a execução do fluxo de aprovação;
- “Situação”: “Ativo” ou “Inativo” indica a situação do parecer para a inclusão de novos fluxos de aprovação (caso esteja inativa o mesmo não ficará disponível na inclusão de novos fluxos)
- Iniciaremos preenchendo as informações do "Cabeçalho" do "Fluxo de aprovação":
- Os campos representam:
- “Descrição”: Texto que será exibido para os operadores do sistema vincular o fluxo a determinado processo do sistema;
- “Situação”: Ativo ou inativo. Fluxos inativos não são exibidos para a seleção do operador durante a execução dos processos do sistema;
- “Prazo p/ vencimento em dias”: Implica na quantidade de dias que um fluxo tem para ser executado até que o mesmo seja considerado como “Atrasado”;
- “Cálculo em dias”: Implica em como será efetuada a contagem para o campo anterior (“Prazo p/ vencimento em dias”);
- “Tipo”: Os tipos de fluxo podem ser “Financeiro”, “Solicitação”, “Cotação” e “Pedido”, onde ao selecionar cada um deles o fluxo será delimitado apenas aquele processo do sistema;
- “Data de vigência”: Implica a data a qual o fluxo passará a ser vigente no sistema, podendo ter mais de uma vigência para o mesmo fluxo caso tenha a necessidade de ser fazer alterações no mesmo.
- Nas "Etapas", definiremos os passos a serem utilizados no "Fluxo de aprovação" (conforme as etapas cadastradas em "Cadastro de Etapas padrão"):
- As colunas representam:
- “Etapa / Descrição”: vem do “Cadastro de etapas padrão”. Neste campo definiremos as etapas que podem existir em nosso fluxo de aprovação;
- “Ordem de ação”: nesta coluna definiremos a ordem da etapa dentro do fluxo de aprovação. Tem como objetivo elencar a ordem do processo do fluxo de aprovação;
- “Prazo (em horas úteis)”: Elenca o prazo que a etapa tem para ser executada e concluída no sistema (esta coluna serve para indicar qual a etapa está atrasando o fluxo de aprovação);
- “Encaminhar a etapa para”: Este campo designa o operador “responsável” pela execução da etapa;
- “Substitutos da Etapa”: Possibilita a inclusão de operadores substitutos ao operador “responsável” (se o responsável não estiver, quem mais pode executar a etapa?);
- “Situação da etapa”: Ativa ou inativa. Indica a situação da etapa dentro do fluxo de aprovação.
- Em “Fluxo do processo definiremos as “Etapas” ("Cadastro de Etapas padrão") a serem executadas e os “Pareceres” ("Cadastro de Pareceres padrão") para cada "Etapa", além da “Etapa” seguinte a que está sendo executada. Veja a seguir:
- Nesta tela, temos as seguintes colunas:
- “Ordem”: Indica a ordem de execução das etapas, esse campo vem em conformidade com o campo “Ordem de ação” preenchido nas “Etapas” do fluxo de aprovação;
- “Etapa”: São listadas apenas as “Etapas” pré-definidas no cadastro do fluxo (campo “Etapa/Descrição”);
- “Parecer”: São listados os “Pareceres” pré-cadastrados no sistema através da opção “Cadastro de pareceres padrões” existente no cadastro do fluxo de aprovação;
- “Próxima etapa”: Indica qual será a “Etapa” subsequente a ser executada durante a execução do fluxo de aprovação (são listadas apenas as “Etapas” pré-definidas no cadastro do fluxo).
- A seguir, trataremos os pré-cadastros “Cadastro de etapas padrões” e “Cadastros de pareceres padrões”.