Escrito por: T. R.
Assinatura eletrônica - Módulo
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Para utilizar a funcionalidade da assinatura eletrônica, a Operadora deverá já ter contratado o fornecedor e realizado as configurações conforme demonstrado no manual Assinatura eletrônica.
A funcionalidade está disponível para utilização em todos os módulos e, nesse manual, iremos demonstrar através do módulo Estrutural no cadastro do contrato.
Acessando a tela de anexo, através do botão assinatura digital o operador iniciará o processo da assinatura eletrônica.
Anexo
De acordo com nossas diretrizes e requisitos atuais, todos os documentos enviados devem estar no formato PDF (Portable Document Format). Essa restrição foi implementada para garantir a uniformidade e a compatibilidade dos arquivos em nosso sistema.
Após inserir um documento, o botão 
ficará habilitado, iniciando o processo da assinatura digital.
Ao clicar no botão , o operador será direcionado para a tela da assinatura digital. Ao clicar no ícone 
, será apresentada a tela para cadastrar os signatários.
D4Sign
Quando não existir um cofre criado na plataforma do fornecedor D4Sign, ao tentar entrar na tela de assinatura digital, será disparada uma mensagem, indicando ao operador que é necessário que ele entre na plataforma do fornecedor e configure um cofre¹.
Para prosseguir com o processo da assinatura digital é obrigatório o cadastro do cofre¹.
Para garantir um cadastro eficiente, solicitamos que preencha todos os campos indicados como obrigatórios nesse manual, pois são necessários para prosseguir com o processo.
Esses campos são essenciais para coletar as informações necessárias e garantir que o processo da assinatura digital ocorre de forma prática e da melhor maneira possível.
Obrigatório
Fornecedor D4Sign : Cofre e Pasta
Fornecedor CertSign: Pasta
Ambos fornecedores: Nome, e-mail e CPF. O sistema realiza validação no campo e-mail e CPF, caso não estejam no padrão será criticado como inválido.
Essas informações devem ser cadastradas na plataforma do fornecedor. No sistema Solus, é possível selecionar o cofre e pasta que foram cadastrados na plataforma.
| Deverá ser cadastrado na plataforma do fornecedor. No sistema Solus é possível selecionar o cofre cadastrado na plataforma. |
| Deverá ser cadastrada na plataforma do fornecedor. No sistema Solus é possível selecionar a pasta cadastrada na plataforma. |
| Essa opção possibilitará realizar a criação de uma pasta, onde serão armazenados os documento na plataforma do fornecedor. |
| Ao marcar essa opção, obrigatoriamente as assinaturas serão assinadas conforme a coluna ordem, ou seja, enquanto o signatário da ordem 1 não assinar, o signatário da ordem 2 não conseguirá realizar a assinatura, e assim sucessivamente. |
Pasta
As opções Cofre e Pasta só ficarão habilitadas caso Cofre e Pasta estejam cadastrados na plataforma do fornecedor.
Através do ícone 
o operador poderá criar a pasta diretamente no Solus.
Com a pasta configurada no sistema Solus, na plataforma do fornecedor, a pasta será cadastrada.
Essa pasta será carregada automaticamente na caixa de seleção, conforme o print abaixo, para poder ser selecionada.
Na grid inferior, os campos Nome, E-mail e CPF são obrigatórios, conforme já informado anteriormente.
O campo Situação da assinatura ficará "Aguardando envio", uma vez que o documento ainda não foi encaminhado para assinatura.
O campo Data da assinatura será preenchido após o signatário realizar a assinatura.
Na tela é possível adicionar vários signatários para realizar o envio.
Após inserir todos os signatários, o operador deverá clicar na opção 
, o status do campo Situação da assinatura será atualizado para "Enviado para assinatura".
O sistema irá apresentar mensagem informando que assinatura foi enviada com sucesso.
Ao clicar em OK, o operador será direcionado para a página "Assinatura digital", com as informações dos campos Situação e Data de envio atualizados.
Com o envio finalizado pelo sistema, o fornecedor irá encaminhar, no e-mail cadastrado no signatário, o documento para assinatura. Importante ressaltar que cada fornecedor irá encaminhar um modelo de e-mail, porém a finalidade será a mesma, permitir que o cliente assine o documento digitalmente.
Exemplo e-mail encaminhado pelo fornecedor D4Sign.
Ao clicar em visualizar, o signatário será direcionado para a tela de assinatura.
Será exibida a tela abaixo ao signatário, quando for assinar.
Caso o signatário já tenha um cadastro lá na D4Sign, a tela será exibida desta forma:
Para processo de assinatura que envolva mais de um signatário e apenas um assine, a situação do processo continuará como “Em processo de assinatura”. O que o sistema irá atualizar é a situação do signatário que assinou, conforme o exemplo abaixo.
Nesse caso, toda vez que o operador abrir essa tela, o sistema irá consultar automaticamente os registros que estão com a situação “Em processo de assinatura” e que tenha a data de envio. Será consultado, na plataforma do fornecedor D4Sign, se o documento enviado para a assinatura já se encontra todo assinado. Quando todos os signatários assinarem, o sistema irá atualizar a situação do processo como “Finalizado”, conforme imagem abaixo.
Com a finalização do processo pelos signatários, o documento eletrônico está completo e pronto para ser considerado oficialmente assinado. No Solus, a opção 
ficará habilitada permitindo que a Operadora realize o download do arquivo.
Ao clicar em "Download do documento assinado", será exibida a tela para indicar o local que o documento será salvo.
Na tela dos signatários, será atualizada a situação da assinatura para “Assinado” e também será preenchido a data em que o documento foi assinado.
Através do botão 
, o operador realiza a exclusão do documento, desde que ele não esteja encaminhado para o signatário, ou seja, o campo data de envio estará sem preenchimento.
Neste cenário, as opções 
e 
estarão desabilitados.
Documentos que já foram enviados para assinatura, ou seja, com o campo data de envio preenchido. Neste caso, não será mais permitido realizar a exclusão do processo de assinatura.
Para documentos que o processo de assinatura já foi iniciado, a opção ficará habilitada, permitindo realizar o cancelamento do documento e impossibilitando assim que o signatário realize a assinatura.
Ao clicar em cancelar, o sistema apresentará mensagem confirmando se operador deseja realmente cancelar o processo.
Confirmar o cancelamento
Ao confirmar o cancelamento não é possível reativar.
Com o documento cancelado, as opções de e o botão de ficarão desabilitados.
Atenção