Módulo Financeiro

• Inclusão de documento manual através do Módulo Financeiro > Contas a pagar > Planilha de Contas a pagar > Inclusão de Documento manual (Atalho: F2): 

• Inclusão de nota fiscal através do Módulo Financeiro > Contas a pagar > Planilha de Contas a pagar > Inclusão de Documento manual "Atalho: F3"):

Módulo Almox/Estoque

• Solicitação de compra atráves do Módulo Almox/Estoque > Compras > Solicitação de Compra:

• Cotação atráves do Módulo Almox/Estoque > Compras > Solicitação de Compra:

• Inclusão de nota fiscal através do Módulo Almox/Estoque > Compras > Entrada de produtos:

Após a criação e configuração do "Fluxo de aprovação", do cadastro do fluxo de aprovação através do Módulo Financeiro > Cadastros > Cadastro de fluxos de aprovação” ou através do Módulo Almox/Estoque> Cadastro > Cadastro de Compras > Cadastro de fluxo de aprovação”, podemos realizar a criação de um registro para que o mesmo passe pelo fluxo de aprovação, como exemplo vamos utilizar a inclusão de uma "Nota fiscal". 

Ao realizarmos o cadastro de uma "nota fiscal" e tentarmos salvá-la, será solicitado o preenchimento do campo “Fluxo de aprovação” (esse preenchimento se fará obrigatório sempre que houver um fluxo cadastrado e estando “Ativo”).  Acessar o caminho "Financeiro > Contas a pagar > Planilha de contas a pagar > Incluir nota fiscal":

Após gravar a nota, ao localizarmos o documento na planilha de contas a pagar no Módulo financeiro, ela ficará com a seguinte legenda, pagamento aguardando aprovação.

Se acessarmos o cadastro desta nota, teremos o andamento do fluxo exibido:

Agora, no fluxo de aprovação (caminho “Financeiro > Contas a pagar > Fluxo de aprovação”):

Ao acessarmos esta tela teremos a exibição dos fluxos de aprovação em andamento (no caso, o fluxo que iniciamos através da nota fiscal):         

Na tela do fluxo podemos executar algumas filtragens:

• “Status”: “Em andamento”, “Com atividades em atraso”, “Etapa concluída” ou “Fluxo finalizado”. Onde esses filtros representam:

  1. “Em andamento”: São os fluxos que estão em execução aguardando a execução da etapa para o operador logado ou apenas exibidos para o operador que deu início ao fluxo (operador que cadastrou a nota pode verificar andamento do fluxo);
  2. “Com atividades em atraso”: São exibidos os fluxos de aprovação que tem etapas em atraso, conforme o campo “Prazo (em horas úteis)” disponível no cadastro das “Etapas do fluxo”;
  3. “Etapa concluída”: Demonstra para o operador logado os fluxos com as etapas que ele executou dentro do fluxo de aprovação;
  4. “Fluxo finalizado”: Demonstra para o operador logado os fluxos que foram concluídos.

  
  

• “Referência/conteúdo contendo”: Será filtrado o fluxo com base no texto da coluna “Referência/Conteúdo”;

• “Tipo”: “Cotação”, “Financeiro”, “Solicitação”, “Pedido”. Este filtro determinará o “Tipo” dos fluxos que serão exibidos (conforme o “Tipo” informado no cadastro do “Fluxo de aprovação”);

• “Vencimento”: Será exibido apenas se o filtro acima estiver marcado como “Cotação” ou “Financeiro”. Para “Cotação” localizará de acordo com o campo “Data de validade” da cotação, se for “Financeiro”, localizará de acordo com a data de vencimento do documento financeiro;

Para executar as etapas de um fluxo de aprovação, devemos acessar o fluxo desejado. Para isso, basta dar um duplo clique, ou um “Enter” sobre o fluxo desejado dentro do Módulo Financeiro> Contas a pagar>Fluxo de aprovação:

Ao acessarmos a tela temos o cabeçalho do fluxo:         

Onde os campos representam:

• “Id do fluxo”: Id do fluxo no banco de dados;
• “Descrição do fluxo”: Descrição conforme o cadastro do fluxo de aprovação que foi selecionado durante o cadastro da nota fiscal.
• “Data de início”: Data em que o fluxo foi iniciado no sistema (conta a partir do momento em que a nota é salva com o fluxo);
•  “Data de conclusão/término”: Preenchido quando o fluxo é concluído com uma “Etapa” que tem em seu cadastro a coluna “Ação” sinalizada como “Finaliza fluxo”;
• “Referência”: Indica a referência a qual o fluxo está vinculado (no caso do exemplo, o fluxo foi iniciado pela nota fiscal “777777”);
• “Observação”: Pode ser preenchida durante a execução do fluxo;

Temos a grid "Etapas do fluxo":         

Onde as colunas representam:

• “Ordem”: Indica a ordem da etapa do fluxo;

• “Fase/Etapa”: Lista as etapas do fluxo de aprovação, conforme execução do fluxo;

• “Resultado/Parecer”: Demonstra o resultado da etapa que está sendo executada;

• “Data de realização”: “Demonstra a data em que a etapa foi executada”:

• “Operador do sistema”: Demonstra o operador responsável pela execução da “Etapa” em questão (conforme a coluna “Encaminhar a etapa para” na “Etapa” dentro do cadastro do “Fluxo de aprovação”);

• “Observações”: Conforme a “Observação” inserida no “Parecer” da execução da etapa;

• “Iniciado em...”: Data/hora em que a etapa foi iniciada;

• “Prazo em horas”: Demonstra o prazo conforme o que foi informado na coluna “Prazo (em horas úteis)” da “Etapa” dentro do cadastro do “Fluxo de aprovação”;

• “Previsão”: Demonstra para a execução da “Etapa” no fluxo de aprovação;

• “Ocorrido em...”: Demonstra a data e hora em que a etapa foi executada;

Temos ainda os botões:

Em que os botões tem as seguintes ações:

• “Aprovar”: Liberado apenas quando a “Etapa” em execução tiver em seu cadastro a coluna “Ação” sinalizada como “Aprovar”;

• “Recusar”: Liberado apenas quando a coluna “Etapa” em execução tiver em seu cadastro a coluna “Ação” sinalizada como “Recusar”;

• “Consultar origem”: Serve para consultarmos a origem do fluxo de aprovação. No caso do exemplo, se clicarmos sobre esse botão, será exibido o cadastro da nota fiscal “7777777”. Este botão tem a finalidade de demonstrar aos executantes das etapas o que estão aprovando;

• “Iniciado/Em execução”: Possibilita o operador a voltar para a etapa anterior (caso o operador da etapa anterior a que está em execução tenha passado para a etapa seguinte de maneira equivocada, ele consegue voltar para a sua etapa através desse botão);

• “Concluído/realizado”: Utilizado para concluir a etapa que está em execução; 

Para a execução de uma etapa, com o cursor posicionado nela, clicaremos no botão “Concluído/realizado”:

Ao clicarmos sobre este botão, informaremos o “Parecer” que foi vinculado aquela “Etapa” nas instruções do “Fluxo do processo”:

As informações “Parecer/resultado” e “Próxima etapa” serão exibidas conforme o cadastro do “Fluxo do processo”, dentro do cadastro do “Fluxo de aprovação”:

O campo “Observações” é obrigatório apenas quando a etapa que está sendo executada estiver em atraso;

Após confirmarmos a execução da etapa com o botão “Confirmar” o fluxo terá a inclusão de uma nova “Etapa”, conforme definimos em seu cadastro. Esta nova etapa estará disponível para a execução:

Caso o operador logado não tenha permissão para a execução da etapa em questão o sistema exibirá a seguinte crítica, "Seu operador não está habilitado no nível de auditoria exigido para este processo":

Nesta situação, apenas o operador sinalizado  na coluna “Operador do sistema” ou seus substitutos (informados na coluna “Substitutos da etapa” informados na “Etapa” dentro do cadastro do “Fluxo de aprovação” ou cadastrados na “Manutenção em operadores do sistema” campo “Substituto durante o período de férias” dentro das “Restrições de acesso do sistema”).

Com a finalidade de teste e demonstração deste processo, incluirei o operador (“Abreu”) como substituto das etapas subsequentes:

Agora, com a permissão concedida, o operador “Abreu” poderá executar a “Etapa” “ETAPA 2 – ANALISE DA GERENCIA”:

Como esta “Etapa” tem dois possíveis “Pareceres” conforme cadastro do “Fluxo do processo” informado no cadastro do “Fluxo de aprovação”, teremos dois possíveis “Pareceres” sendo exibidos:

Se selecionarmos o “Parecer” “Análise gerência ok”, o fluxo será direcionado para a “Etapa” “ETAPA 3 – ANALISE DIRETORIA”, se selecionarmos o “Parecer” “Inconsistência” o fluxo retornará a etapa anterior “ETAPA 1 – CADASTRO FINANCEIRO”:

No caso, para darmos continuidade ao fluxo, selecionaremos o “Parecer” “Analise gerência ok” que levará nosso fluxo até a etapa “ETAPA 3 – ANALISE DIRETORIA”:

A etapa subsequente será executada por outro operador (“JOAO PAULO” com o login “JAO”):

Ao acessarmos um Módulo com um o operador que tem etapa pendente no fluxo de aprovação o sistema automaticamente exibirá uma C.I. alertando o mesmo referente a pendência que está aguardando sua aprovação:

Ao executar essa “Etapa” temos três possíveis “Pareceres”, conforme o “Fluxo do processo” informado no cadastro do “Fluxo de aprovação”. Onde para cada um desses pareceres teremos uma etapa subsequente, conforme cadastro:

No caso, vamos selecionar o “Parecer” “Analise diretoria ok” que atribuirá a etapa subsequente a “ETAPA 4 – APROVACAO DIRETORIA”:

Como o operador atrelado as últimas etapas é o mesmo, o sistema já faz o clique do botão “Aprovar” automaticamente, com isso o fluxo é aprovado. O sistema faz isso para diminuir a quantidade de cliques do operador. Em seguida, o sistema já faz também o processo para concluir o fluxo:

Ao clicar sobre o botão “Confirmar”, o fluxo desaparecerá da tela pois foi concluído:

Para localizá-lo, alteramos o filtro “Status” de “Em andamento” para “Fluxo finalizado”:

Ao clicar no botão “Consultar Origem” o sistema exibirá a nota fiscal agora com a mensagem de aprovada:

Após a conclusão do “Fluxo de aprovação” o pagamento ficará aprovado na planilha de contas a pagar:

• Definir um “Fluxo de aprovação” padrão no cadastro do “Fornecedor”:

• Configuração do “Fluxo de aprovação” padrão por contrato de fornecedor:

• Se definido o “Fluxo de aprovação” padrão em um desses locais, ao incluir uma nota fiscal do fornecedor automaticamente e, ao gravar a nota, será incluído e iniciado o “Fluxo de aprovação” informado nestes campos.
• Em “Configurações > Restrições de acesso > ” também é possível inserir o “Fluxo de aprovação” padrão por perfil: 

• Ainda nesta tela, é possível definir um “Fluxo de aprovação” padrão por operador através do botão “Cadastro de operadores”:

• Se definido o “Fluxo de aprovação” por perfil ou por operador, todos os operadores do perfil ou o operador com o fluxo selecionado terão automaticamente o “Fluxo de aprovação” vinculado ao documento/nota/cotação/solicitação/pedido que estiver digitando (respeitando sempre o “Tipo” do fluxo informado no “Cadastro do fluxo de aprovação”);
• Por fim, é possível ainda definir também um “Fluxo de aprovação” por “Tipo de documento” financeiro (caminho “Financeiro > Cadastro > Tipos de documentos”):

• Neste cenário, se informado um “Fluxo de aprovação” no “Tipo de documento”, ao cadastrarmos um documento (avulso/adiantamento) com o tipo que tiver um “Fluxo de aprovação” vinculado o sistema irá automaticamente vincular o fluxo ao documento.

O fluxo de aprovação Web é um processo digital que permite a revisão e aprovação de itens, como documentos, nota fiscal, solicitações de compra, cotações ou qualquer outro tipo de conteúdo, através de uma plataforma online. Em vez de depender de aprovações físicas ou de sistemas tradicionais de gestão de documentos, o fluxo de aprovação Web facilita o processo de revisão e aprovação, tornando-o mais eficiente, rápido e transparente. A pessoa responsável poderá aprovar de onde estiver sem a necessidade de estar presente fisicamente na Operadora para a liberação de pagamentos, solicitações e compras.

Dentro do Fluxo de aprovação Web, as configurações e regras referente às etapas, pareceres, configurações de cadastro, fluxo do processo, prazos de aprovação e usuários envolvidos, estão vinculadas de acordo com o cadastro e fluxo de aprovação criado no sistema, onde é possível a utilização em Multiplataforma, seja através de celular/tablet, computador ou plataforma online.

É importante lembrar os processos que podem originar um fluxo de aprovação com relação ao Módulo Financeiro documentos referente ao contas a pagar e, no Módulo Estoque, todos os processos referente à solicitação, cotação, pedido e nota fiscal.

Abaixo, seguem os prints das telas onde o operador vai realizar o login e senha para acessar a base e realizar o processo de autorizações, de acordo com a autenticação de login por API padrão Solus.

Após realizar o login (o mesmo que o operador utiliza  nos módulos do sistema), é possível ter acesso à tela principal e realizar os filtros das informações do fluxo de aprovação:

Através do ícone "Fluxo de aprovação" () é possível filtrar os processos pendentes para aprovação.

Nessa tela, seguindo as etapas do fluxo, ao clicar no ícone "Editar" (), é possível abrir o fluxo de cada documento para prosseguir com o parecer e seguir para próxima etapa de autorizações.

Ao abrir a tela, existe a opção de no botão "Consultar origem" () a fim de verificar as informações referentes ao lançamento do documento para aprovar.

Depois de abrir o documento, e conferir as informações, no ícone "Pareceres" (), é possível inserir o parecer e concluir uma etapa do fluxo para seguir com os demais pareceres e autorizações.

Após incluir o parecer, e clicar em "Confirmar", o sistema vai apresentar uma mensagem "Parecer incluído com sucesso" e assim prosseguir para próxima etapa.

Caso seja necessário, existe a possibilidade de reiniciar, ou seja, desfazer e iniciar o processo de aprovar as etapas novamente através do ícone "Voltar as etapas" (), onde o sistema também apresentará uma mensagem se tem certeza que deseja reiniciar a etapa anterior. Clicando em "sim", o processo é reiniciado para que seja realizado o parecer e a autorização.

Lembrando que através do botão  "Consultar origem" () o sistema vai buscar qual é a origem do fluxo de aprovação e abrirá a tela de acordo com essa origem, conforme alguns exemplos abaixo das telas de documentos na tela de cotação, solicitação de compra e documentos financeiros.

Tela de cotação

Solicitação de compra

Documentos financeiros