Em algumas ocasiões, pode ser necessário enviar comunicados ou cartas para os beneficiários que utilizam um plano de saúde. Nestas ocasiões, é importante que esta carta seja autêntica e mostre a cara da Operadora para passar ao cliente confiança. Neste manual, explicaremos o recurso de criação de modelos de cartas vinculadas.
Módulo Estrutural > Configurações > Parametrizações do sistema > Aba "Remessas de correspondências" > Sessão "Carta Vinculada" >Campo: "Banco de dados a ser utilizados em cartas vinculadas". Com
o recurso também é possível criar remessa de correspondência e enviá-la por e-mail ao invés de serem impressas.
este parâmetro, definimos se será utilizado banco de dados em forma de arquivo de extensão ".html" ou ".csv":
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Dica
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HTML ou CSV?
A diferença entre estes dois tipos de arquivo, é que para utilizar o arquivo em CSV, o sistema precisará abrir o arquivo em .CSV com o programa do Microsoft Word. Neste caso, se a máquina não possuir o Word instalado, então a parametrização em CSV não funcionará, sendo necessário utilizar o parâmetro em tabela de HTML.
Nesta primeira parte, falaremos sobre a anatomia da tela do cadastro de cartas vinculadas, pois é importante que se tenha o conhecimento geral da aparência da tela e funcionamento. Posteriormente explicaremos como fazer para cadastrar e imprimir uma carta vinculada.
Painel
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Tela de Modelos de Cartas Vinculadas
Ao acessar o módulo Estrutural > Cadastros > Modelos de cartas / email > Modelos de cartas vinculadas é possível visualizar a tela onde ocorre o cadastro das cartas vinculadas:
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Na parte superior da tela, temos alguns botões e as abas de "Cadastro" e "Palavras-chave". Vamos descrever um pouco sobre cada um destes itens a seguir:
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Botões
Ícone
Nome
Descrição
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Incluir
Inicia o processo de inclusão de uma nova carta vinculada.
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Excluir
Exclui um registro de carta vinculada existente no sistema.
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Salvar
Salva qualquer alteração realizada em uma carta vinculada.
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Desfazer
Desfaz qualquer alteração realizada em uma carta vinculada.
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Sair
Fecha a tela de modelos de cartas vinculadas
Também é possível realizar uma pesquisa pelo nome da carta vinculada no campo em branco e clicar no botão: "Pesquisar" ( Image Added ) para buscar pela carta. Com isso, nesta mesma aba, serão apresentados os modelos que corresponderem com este nome.
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Aba Cadastro
Ao clicar nesta aba, a tela ficará da seguinte forma:
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Na seção "Identificação" é possível visualizar alguns campos que devem ser preenchidos para que o cadastro da carta vinculada seja realizado:
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Descrição: este é o nome da carta vinculada. Este nome será apresentado em outras partes do sistema quando for necessário referenciá-la;
Tipo de envio: define o tipo de envio da carta. Pode ser "Normal", "Urgente", "PAC", "Sedex". Este campo é utilizado para fins de relatório no sistema;
Situação: refere-se a situação da carta vinculada na base. Pode ser "Ativa" ou "Cancelada";
Nota
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Situação Cancelada
Cartas vinculadas com a situação marcada como "Cancelada", não aparecerão para impressões ou envios por e-mail para os beneficiários.
Instrução AR: este campo é utilizado para a geração do AR na tela de remessa de correspondências. Quando este campo não estiver preenchido, o sistema utilizará a informação do campo "Descrição" como referência para emitir o AR.
Caixa "Carta de Proposta Comercial":esta opção, permite que a Operadora defina esta carta vinculada como uma carta de propostas comerciais para ser utilizada em prospecçõesno módulo "Comercial Novo".
Dica
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Carta de Proposta Comercial
Ao marcar esta opção, a carta aparecerá na opção de impressão de documentos no módulo Comercial Novo > Cadastros > Pré-cadastro de contratos > Botão "Imprimir documentos" ou no módulo Estrutural > Cadastros > Cadastro de contratos > Botão "Imprimir documentos" na tela a seguir:
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Já na seção "Arquivo vinculado / anexo", selecionamos o arquivo e geramos o banco de dados:
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Botão
Descrição
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Permite que o operador selecione o arquivo da carta vinculada gerada previamente.
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Com este botão, o operador poderá abrir o arquivo de carta vinculada selecionado neste registro. Este botão somente ficará habilitado quando já foi selecionada uma carta.
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Após incluir todas as palavras-chave na carta, o operador deverá utilizar este botão para gerar o arquivo de banco de dados das palavras-chave. Este arquivo é essencial para que a carta carregue corretamente as informações necessárias.
Aviso
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Botões de Arquivo vinculado
Estes botões, são utilizados no processo do cadastro da carta vinculada explicado mais a frente neste documento. Você pode acessar esta explicaçãoclicando aqui.
Âncora
Chaves
Chaves
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Aba "Palavras-chave"
Ao clicar nesta aba, será apresentada a seguinte tela:
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Nesta aba, realizamos a inclusão das palavras-chave que serão utilizadas na carta vinculada. Aqui, o operador poderá selecionar uma palavra-chave na caixa de seleção e clicar no botão "Incluir" (Image Added) para colocar esta chave no documento.
As chaves inclusas aparecerão na tabela da seguinte forma:
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Com o botão "Excluir" (Image Added), é possível remover uma das palavras-chave da tabela de palavras. Também é possível pesquisar uma palavra específica clicando no botão: "Pesquisar" (Image Added). Ao clicar neste botão será apresentada uma tela com todas as palavras-chave e com um campo para realizar a pesquisa:
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Âncora
CriaImp
CriaImp
Painel
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White
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Criação e Impressão de uma Carta vinculada
Agora que já entendemos a tela em que é realizado o cadastro das cartas vinculadas, vamos prosseguir com o processo do cadastro, que envolve criarmos um documento em um editor de texto, vincular este documento no menu de carta vinculada, colocar as palavras-chave e então realizar a impressão.
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Criação do Documento
O primeiro passo é criar um modelo de carta utilizando um editor de texto.
Através do caminhoEstrutural > Cadastros-> Modelos de cartas-> Modelos de cartas vinculadasNa
Dica
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Editores de Texto
Os editores de texto são aqueles softwares que o usuário possui na máquina para realizar criação de documentos. Por exemplo, Microsoft Word, WPS Office ou até mesmo o Bloco de Notas que vem por padrão em um computador são considerados editores de texto.
Neste exemplo, apresentaremos uma carta no editor WPS. É importante frisar que o editor de texto é de escolha da Operadora que utilizará o recurso. Sendo assim, vamos fazer uma carta bem simples. Primeiro, abrimos o aplicativo do WPS:
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No aplicativo, criaremos um novo documento. Para isso, selecionamos "Novo" à esquerda e depois "Documento" > "Em branco":
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Com isso, poderemos criar o documento normalmente. No exemplo, colocamos apenas algumas informações:
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A princípio, a carta terá esta aparência e posteriormente, colocaremos palavras-chave para serem substituídas com informações do sistema.
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Vincular Documento ao Cadastro da Carta
Depois de criarmos o documento, devemos acessar o módulo Estrutural > Cadastros > Modelos de cartas / email > Modelos de cartas vinculadas para abrir a tela de modelos de cartas vinculadas,
crie um novo modelo de carta.
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Através do ícone "localizar arquivo" o operador irá localizar o modelo da carta criada, selecione e clique em abrir para que o mesmo seja vinculado no arquivo.
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Próximo
ao clicar no botão "Incluir" (Image Added), iniciamos o processo de cadastro e o sistema automaticamente trocará para a aba "Cadastro":
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Após o preenchimento das informações na seção "Identificação", precisaremos vincular o documento que criamos anteriormente a este cadastro, para possibilitar a geração das palavras-chave.
Através do botão "Localizar arquivo", devemos localizar o arquivo criado previamente:
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Aviso
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Erro no documento
Caso o documento esteja aberto ou em edição em outra janela, o sistema acusará erro e não será possível vincular o arquivo. Lembre-se de fechar o editor de texto que o arquivo estiver aberto para não ocorrerem problemas ao realizar o vínculo do documento com o cadastro.
Após selecionar a carta corretamente, o sistema mostrará um ícone do documento, o tamanho e a extensão do arquivo, como pode ser visualizado a seguir:
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O próximo passo será selecionar as palavras-
chaves ( banco de dados)
chave que serão utilizadas na carta
e clique no ícone para incluí-las na grid "Palavras-chaves utilizadas".
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Após
. Conforme explicadoanteriormente na aba "Palavras-chave", devemos apenas pesquisar uma palavra que queremos e clicar no botão "Incluir" (Image Added).
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Caso exista uma palavra-chave específica que esteja procurando, é possível utilizar o botão "Pesquisar" (Image Added) para encontrá-la. Caso tenha colocado uma palavra errada ou precise apagar a palavra de uma carta já cadastrada, utilize o botão "Excluir" (Image Added).
Dica
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Palavras-Chave Editáveis
Algumas palavras-chave são editáveis para trazer uma informação específica. No exemplo acima temos a palavra "LISTA ULTIMAS X MENSALIDADES ( SEM COPART E SEM ADITIVO ) DETALHADO POR FAMILIA". Esta informação trará os valores detalhados de mensalidade de toda a família nos últimos meses.
Note que no meio da palavra-chave, temos um "X" que deve ser preenchido com um valor numérico. Por exemplo:
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Neste caso, substituímos o "X" por "5". Quando o sistema identificar a palavra-chave, ele trará as últimas 5 mensalidades da família, detalhada por beneficiário que a compõe. Existem diversas palavras com este tipo de informação.
Ao terminar de inserir as palavras-chaves
, o operador deverá clicar em
necessárias, clicaremos no botão: "Gerar Banco de
Dados
dados" (Image Added) para gerar o arquivo "BancoDeCartas" na pasta "C:\SOLUS".
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No ícone
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Depois de gerarmos o banco de dados, precisamos colocar dentro do documento, as palavras-chave. É necessário abrirmos o documento com o botão: "Abrir / Editar
, irá abrir o modelo de carta criado. No menu Correspondência e no ícone Selecionar Destinatários, selecionar a opção Usar Lista Existente e abrir
" (Image Added), onde o sistema abrirá uma cópia do arquivo original para editarmos o documento:
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Perceba que o nome do arquivo já não é mais o mesmo também uma vez que foi feita uma cópia do original (o nome anterior era "Teste modelo de carta vinculada"):
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Para adicionar as palavras-chave ao documento, vamos no menu "Referências" e clicamos no ícone "Mala Direta".
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Após isso, clicamos no botão "Abrir Fonte de Dados". O editor de texto irá abrir uma tela para selecionarmos um arquivo. Com isso, selecionamos o arquivo "BancoDeCartas" do banco de dados gerado pelo módulo na pasta C:/Solus
o arquivo BancoDeCartas que foi gerado no passo acima descrito.
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Ainda dentro da edição da carta, para Operadora que utiliza o editor de texto - Word, no menu “Correspondências”, posicione o mouse no local que deseja inserir a informação e depois acesse o submenu “Inserir Campo de Mesclagem” e clique sobre a palavra-chave (banco de dados) que deve ser incluída.
Para Operadora que utiliza o editor de texto WPS, no menu referências, posicione o mouse no local que deseja inserir a informação e depois acesse o submenu “mala direta” e clique em " abrir fonte de dados", o operador do sistema irá buscar o arquivo que foi gerado na pasta C:/SOLUS/BANCODEDADOS.
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Após o arquivo ser selecionado, no menu "inserir campo" o operador do sistema irá selecionar e inserir as palavras-chave ao documento.
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Assim, o botão "Inserir Campo" no editor de texto ficará habilitado e poderemos clicar nele:
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Basta clicar na palavra-chave desejada e então clicar em "Inserir". Com isso, a palavra é inserida no documento na posição em que o cursor estava no texto. Na imagem a seguir, temos um exemplo do documento final criado:
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Lembre-se de salvar o arquivo e então fechá-lo:
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Voltando ao módulo, lembre-se de salvar o cadastro da carta vinculada com o botão: "Salvar" (Image Added), finalizando assim o cadastro da carta vinculada. Agora ela está pronta para ser utilizada.
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Impressão da Carta Vinculada
Utilizamos como exemplo para impressão da carta o caminho
Agora que temos a carta vinculada, podemos utilizá-la. Em diversos locais do sistema, poderemos enviar uma carta vinculada para um beneficiário. Mas para termos um exemplo lúdico da utilização, utilizaremos aremessa de correspondências.
Acessando o módulo Estrutural > Movimentação > Remessas de Correspondências
Faça a impressão das cartas e clique em Sim na mensagem que o sistema irá emitir.
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Será aberto o modelo da carta criada com as respectivas palavras chaves (banco de dados), onde, através do menu Correspondências, no ícone Concluir e Mesclar, ao selecionar a opção “Editar Documentos Individuais...” ( para Operadoras que utilizam o editor Word).
Para Operadoras que utilizam editor WPS, através do menu referências, submenu "mala direta"
temos acesso à remessa de correspondências. Nela poderemos criar uma nova remessa e colocar um beneficiário de exemplo para imprimir uma carta vinculada:
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Nota
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Vincular Carta
Lembrando que no campo "Correspondência" devemos colocar a carta vinculada cadastrada anteriormente.
Através do botão: "Impressão das cartas" (Image Added), poderemos realizar esta impressão.
Automaticamente o módulo abrirá o documento da carta vinculada e perguntará ao operador se queremos realizar o acesso ao banco de dados da carta vinculada:
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Clique em "OK", para abrir o arquivo e a conexão com o banco de dados e a carta será mostrada na tela.
Aqui, clicaremos no menu "Correspondências" e depois no botão "Mala direta":
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Após isso, devemos buscar o botão "Mesclar para novo documento":
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O editor de texto exibirá uma tela para confirmar quais documentos serão mesclados com as palavras-chave, basta clicar em "Confirmar":
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Assim, o texto do documento será modificado de acordo com as palavras-chave:
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No editor de texto WPS, existem quatro tipos de mesclagem:
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Será mostrado a caixa de “Mesclagem para novo documento”, onde deve-se selecionar quais registros deverão ser editados (permite editar o texto da carta) e mostra os dados trazidos do banco de dados.
Na opção “Imprimir Documentos...”, fará a impressão da carta para todos beneficiários constantes da remessa de correspondência. Depois da caixa com a mensagem “Mesclagem para novo documento” é trazida a tela de impressão.
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Para utilizar a opção “Enviar E-mails”, no cadastro da carta vinculada terá que ter a palavra-chave “ENDEREÇO DE E-MAIL”, a qual deverá ser selecionada no filtro “Para: ” do box “Mesclagem para e-mail” que aparecerá na tela.
No cadastro da carta vinculada terá que ter a palavra-chave “ENDEREÇO DE E-MAIL”
A qual deverá ser selecionada no filtro “Para: ” do box “Mesclagem para e-mail” que aparecerá na tela.
Para imprimir os documentos, selecione “Mesclar para impressora”, para criar um novo documento com as cartas alteradas, selecione “Mesclar para novo documento”:
Exemplo carta finalizada
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Mesclar para novo documento: Faz as alterações nas cartas e mostra todas em um novo documento do WPS. Este tipo de mesclagem foi a que exibimos anteriormente;
Mesclar para Impressora: Faz as alterações nas cartas e coloca para impressão;
Juntar para Outro Novo Documento: Faz as alterações das chaves e cria outro documento. Ao selecionar esta opção, será apresentada a seguinte tela:
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Nessa janela, é pedido ao operador para colocar uma das palavras-chave como o nome do novo documento e posteriormente selecionar o local onde este arquivo será salvo. No caso do nosso exemplo, o Contrato é o "177" e o caminho onde o arquivo será salvo é na pasta de "Downloads":
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Merge to Send (Mesclar para Email): faz as alterações e prepara para enviar por Email. Ao selecionar esta opção, será apresentada a seguinte tela:
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No campo "Destinatário" deverá ser informada uma palavra-chave, que será o e-mail do beneficiário. No caso do nosso exemplo, teríamos que voltar ao cadastro da carta vinculada e incluir uma palavra-chave nova que trouxesse o e-mail do beneficiário, por exemplo, a chave "EMAIL_PESSOA".
Ao clicar em "Confirmar", será disparado o Email para o destinatário.
