Escrito por: Tatiane Ribeiro
Conceito Pessoa
Este manual tem como objetivo orientá-los quanto ao processo do conceito pessoa, através de exemplos práticos e objetivos, além de apontar as mudanças que o mesmo agrega no processo da operadora.
O conceito pessoa agrega maior agilidade operacional de cadastro, rastreabilidade de todo histórico contratual e a possibilidade de uma base higienizada, uma vez que o conceito pessoa é a unificação de todo cadastro da Operadora, seja ele de natureza física ou jurídica, onde uma única pessoa pode assumir múltiplos vínculos.
Os vínculos determinam o papel que a pessoa exerce, tais como: Beneficiário, intercâmbio, rede assistencial, contratante/cliente, fornecedor, vendedor, prospect e operador/secretária.
Descrição dos papeis:
- Beneficiário: toda pessoa física incluída no plano como titular ou dependente que poderá usufruir dos serviços contratados.
- Intercâmbio Eventual: beneficiário de uma Operadora por um motivo não recorrente, é atendido em uma localidade diferente da região de operação da operadora contratada. Utilizado por Operadoras Cooperativas (Unimeds).
- Rede assistencial: são serviços contratados ou credenciados (prestadores de serviços) colocados à disposição dos beneficiários.
- Contratante/Cliente: pessoa de natureza física ou jurídica responsável pelo contrato
- Fornecedor: pessoa física ou jurídica que são fornecedores da Operadora (exemplo farmácia)
- Vendedor: pessoa de natureza física ou jurídica que comercializam os planos da Operadora
- Prospect: contatos de potenciais clientes, mas ainda não são contratantes/ beneficiários da Operadora.
- Operador/secretária: operador do sistema e/ou secretarias dos prestadores de serviços.
Através do caminho Módulo Estrutural > Cadastro > Cadastro de Pessoa > Cadastro de Pessoa, o operador do sistema tem acesso a tela do cadastro de Pessoa.
Ao acessar o cadastro de pessoa, primeiro deverá selecionar o tipo de pessoa que está sendo cadastrada - Pessoa Física ou Pessoa Jurídica.
- As informações apresentadas em tela são dinâmicas, conforme a natureza jurídica selecionada.
- Obrigatoriedades de cadastro e validações ocorrem conforme o tipo de vínculo indicado no cadastro da pessoa.
Abas
Papeis e vínculos teremos o histórico de vínculos da pessoa
eSocial / Contratos / Vínculos permite o cadastro de informações complementares referente ao eSocial.
No contatos / vínculos é possível vincular pessoas facilitando assim o contato da mesma pelo módulo CRM em caso de dificuldades de contactar a pessoa que está sendo prestado o atendimento.
Não contactar via... de acordo com a opção indicada nessa tela o operador do CRM poderá conduzir melhor o contato com o cliente, não utilizando a opção informada na tela abaixo.
Foto / Biometria Utilizado para cadastrar biometria e foto da pessoa, o objetivo de realizar estes cadastros no sistema é dar mais segurança no processo de autorização.
Na tela do cadastro de pessoa temos o cadastro de endereço, telefone e e-mail, onde é obrigatório ter 01 (um) endereço e telefone como PRINCIPAL.
- Endereço
No cadastro de endereço é possível selecionar o tipo de endereço da pessoa, essa configuração está diretamente ligada a rotina de correspondência.
O operador irá informar se o endereço é principal SIM ou NÃO e o status do mesmo se está ATIVO ou INATIVO.
Obs.: Importante ressaltar que o envio do boleto/fatura E Nota fiscal, será utilizado o endereço cadastrado como " endereço de faturamento".
Caso o operador não saiba o CEP é possível pesquisar e/ou selecionar o mesmo, através da opção ( ... ), com o botão direito do mouse tem a opção também de cadastrar um endereço novo, não precisando desta forma sair desta tela, acessar a tela de cadastro de CEP para realizar o cadastro do mesmo, tornando assim o processo mais ágil e prático.
Com as configurações de endereço realizada é possível atribuir o endereço a um vínculo da pessoa Através da opção "Atribuir endereço aos vínculos da pessoa".
- Telefone
No cadastro de telefone o operador deverá selecionar o tipo de telefone, se o mesmo é celular, residencial, etc. se o telefone é principal e se o mesmo está ativo ou não.
Com as configurações de endereço e telefone realizadas é possível atribuir o telefone a um endereço, deixando assim um cadastro organizado e de fácil visualização.
O cadastro de e-mail é realizado diretamente pela tela principal do cadastro de pessoa, onde o operador irá indicar se o e-mail é principal , se recebe Nota Fiscal etc.
Ao finalizar as configurações de endereço e telefone, as mesmas ficaram visíveis na tela principal do cadastro da pessoa.
- Atribuição do responsável financeiro
Caso seja necessário apontar que outra pessoa irá ser responsável apenas financeiramente, deverá ser atribuído pela aba "Pref. p/pagamento, Débito em conta" no campo "pessoa responsável financeiro".
Para as Operadoras que passaram recentemente por migração do conceito pessoa a figura do titular financeiro deixa de existir no sistema, onde a família será apenas os que efetivamente usam o plano de saúde, sendo na capa do contrato a indicação de quem irá ser o responsável financeiro.
Utilizando como exemplo um cadastro de prestador através do Módulo Contas > cadastro > prestador de serviço, onde ao clicar em incluir abre-se a tela do cadastro da pessoa, onde é possível o operador incluir uma nova pessoa ou selecionar uma pessoa existente.
Com a pessoa já cadastrada, através do atalho F5 o operador irá selecionar a mesma, onde os dados referente a pessoa são preenchidos na tela automaticamente, sendo que as configurações referente ao cadastro do prestador deverão serem preenchidos conforme negociação entre Operadora e prestador de serviço
Os campos referente a informações da pessoa, é possível editar/alterar apenas no cadastro da pessoa, onde se alterado irá impactar em todos os cadastros da pessoa.
A alteração poderá ser realizada através do ícone destacado na imagem abaixo.
Alteração e/ou atualização referente ao endereço e telefone, deverá ser realizado através dos botões conforme destacado na imagem abaixo.
Para criar um contrato pessoa jurídica o operador irá acessar o Módulo Estrutura > cadastro > cadastro de contrato, onde ao clicar em incluir abre-se a tela do cadastro da pessoa, onde é possível o operador incluir uma nova pessoa ou selecionar uma pessoa existente.
Com a pessoa já cadastrada, através do atalho F5 o operador irá selecionar a mesma, onde ao realizar o cadastro do contrato o cadastro da empresa já será criado automaticamente.
Com o conceito pessoa não se faz necessário criar a empresa antecipadamente através do caminho Módulo Estrutural > cadastro > cadastro de empresa > cadastro de empresa.
O operador irá acessar a tela do cadastro da empresa Módulo Estrutural > cadastro > cadastro de empresa > cadastro de empresa, apenas para configurar informações específicas da empresa, sendo que os dados referente a pessoa deverá ser editada/alterada apenas na tela do conceito pessoa através dos ( ... ).
Manual Conceito Pessoa - Higienização do Cadastro.
Atenção