Escrito por: Jeferson L. da S. Abreu
Fluxo de aprovação
O que é?
- O "Fluxo de aprovação" é um recurso do sistema que permite, por meio da execução de etapas/passos aprovar ou recusar processos de pagamento de documentos (notas ficais, adiantamentos de fornecedor e documentos avulsos), solicitações, cotações e pedidos.
Ex. Ao incluir uma "Nota fiscal" e submetê-la a um fluxo de aprovação, é necessário que as etapas do fluxo de aprovação sejam executadas e o fluxo seja aprovado para que o documento da nota fiscal possa ser baixado.
Quando cadastrar?
- O "Fluxo de aprovação" deve ser cadastrado quando a operadora identificar a necessidade de aumentar os níveis de análise e inserir uma camada hierárquica para aprovação de determinados processos do sistema. O Fluxo de aprovação também costuma ser utilizado para diminuir a impressão de documentos já que as aprovações dos processos passam a ser informatizadas.
- O "Fluxo de aprovação" possibilita que por meio de etapas (passos) executadas por operadores predeterminados em seu cadastro alguns fluxos do sistema (documentos avulsos, notas fiscais, adiantamentos, solicitação de compra, cotação e pedido) sejam aprovados ou recusados de maneira informatizada (sem a necessidade de documentação física).
- Após a criação e configuração do "Fluxo de aprovação", podemos realizar a criação de uma "Nota fiscal" (ou documento avulso, ou ainda um adiantamento). Ao realizarmos o cadastro de uma "nota fiscal" e tentarmos salvar a mesma, será solicitado o preenchimento do campo “Fluxo de aprovação” (esse preenchimento se fará obrigatório sempre que houver um fluxo sinalizado como “Ativo”). Acessar o caminho "Financeiro > Contas a pagar > Planilha de contas a pagar > Incluir nota fiscal":
- Após gravar a nota, ao localizarmos o documento na planilha de contas a pagar, ela ficará com a seguinte legenda:
Se acessarmos o cadastro dessa nota, teremos o andamento do fluxo exibido:
Agora, no fluxo de aprovação (caminho “Financeiro > Contas a pagar > Fluxo de aprovação”):
- Ao acessarmos esta tela teremos a exibição dos fluxos de aprovação em andamento (no caso, o fluxo que iniciamos através da nota fiscal):
Na tela do fluxo podemos executar algumas filtragens:
“Status”: “Em andamento”, “Com atividades em atraso”, “Etapa concluída” ou “Fluxo finalizado”. Onde esses filtros representam:
- “Em andamento”: São os fluxos que estão em execução aguardando a execução da etapa para o operador logado ou apenas exibidos para o operador que deu início ao fluxo (operador que cadastrou a nota pode verificar andamento do fluxo);
- “Com atividades em atraso”: São exibidos os fluxos de aprovação que tem etapas em atraso, conforme o campo “Prazo (em horas úteis)” disponível no cadastro das “Etapas do fluxo”;
- “Etapa concluída”: Demonstra para o operador logado os fluxos com as etapas que ele executou dentro do fluxo de aprovação;
- “Fluxo finalizado”: Demonstra para o operador logado os fluxos que foram concluídos.
“Referência/conteúdo contendo”: Será filtrado o fluxo com base no texto da coluna “Referência/Conteúdo”;
“Tipo”: “Cotação”, “Financeiro”, “Solicitação”, “Pedido”. Este filtro determinará o “Tipo” dos fluxos que serão exibidos (conforme o “Tipo” informado no cadastro do “Fluxo de aprovação”);
“Vencimento”: Será exibido apenas se o filtro acima estiver marcado como “Cotação” ou “Financeiro”. Para “Cotação” localizará de acordo com o campo “Data de validade” da cotação, se for “Financeiro”, localizará de acordo com a data de vencimento do documento financeiro;
- É importante salientar que apenas o operador que deu origem ao fluxo (operador que cadastrou a nota/documento/adiantamento/cotação/solicitação/pedido) além dos operadores que fazem parte do fluxo conforme definição no cadastro fluxo podem visualizar os fluxos na tela acima.
- Para executar as etapas de um fluxo de aprovação, devemos acessar o fluxo desejado. Para isso, basta dar um duplo clique, ou um “Enter” sobre o fluxo desejado:
- Ao acessarmos a tela temos o cabeçalho do fluxo:
- Onde os campos representam:
- “Id do fluxo”: Id do fluxo no banco de dados;
- “Descrição do fluxo”: Descrição conforme o cadastro do fluxo de aprovação que foi selecionado durante o cadastro da nota fiscal.
- “Data de início”: Data em que o fluxo foi iniciado no sistema (conta a partir do momento em que a nota é salva com o fluxo);
- “Data de conclusão/término”: Preenchido quando o fluxo é concluído com uma “Etapa” que tem em seu cadastro a coluna “Ação” sinalizada como “Finaliza fluxo”;
- “Referência”: Indica a referência a qual o fluxo está vinculado (no caso do exemplo, o fluxo foi iniciado pela nota fiscal “777777”);
- “Observação”: Pode ser preenchida durante a execução do fluxo;
- Temos a grid "Etapas do fluxo":
- Onde as colunas representam:
“Ordem”: Indica a ordem da etapa do fluxo;
“Fase/Etapa”: Lista as etapas do fluxo de aprovação, conforme execução do fluxo;
“Resultado/Parecer”: Demonstra o resultado da etapa que está sendo executada;
“Data de realização”: “Demonstra a data em que a etapa foi executada”:
“Operador do sistema”: Demonstra o operador responsável pela execução da “Etapa” em questão (conforme a coluna “Encaminhar a etapa para” na “Etapa” dentro do cadastro do “Fluxo de aprovação”);
“Observações”: Conforme a “Observação” inserida no “Parecer” da execução da etapa;
“Iniciado em...”: Data/hora em que a etapa foi iniciada;
“Prazo em horas”: Demonstra o prazo conforme o que foi informado na coluna “Prazo (em horas úteis)” da “Etapa” dentro do cadastro do “Fluxo de aprovação”;
“Previsão”: Demonstra para a execução da “Etapa” no fluxo de aprovação;
“Ocorrido em...”: Demonstra a data e hora em que a etapa foi executada;
- Temos ainda os botões:
- Em que os botões tem as seguintes ações:
“Aprovar”: Liberado apenas quando a “Etapa” em execução tiver em seu cadastro a coluna “Ação” sinalizada como “Aprovar”;
“Recusar”: Liberado apenas quando a coluna “Etapa” em execução tiver em seu cadastro a coluna “Ação” sinalizada como “Recusar”;
“Consultar origem”: Serve para consultarmos a origem do fluxo de aprovação. No caso do exemplo, se clicarmos sobre esse botão, será exibido o cadastro da nota fiscal “7777777”. Este botão tem a finalidade de demonstrar aos executantes das etapas o que estão aprovando;
“Iniciado/Em execução”: Possibilita o operador a voltar para a etapa anterior (caso o operador da etapa anterior a que está em execução tenha passado para a etapa seguinte de maneira equivocada, ele consegue voltar para a sua etapa através desse botão);
“Concluído/realizado”: Utilizado para concluir a etapa que está em execução;
- Para a execução de uma etapa, com o cursor posicionado nela, clicaremos no botão “Concluído/realizado”:
- Ao clicarmos sobre este botão, informaremos o “Parecer” que foi vinculado aquela “Etapa” nas instruções do “Fluxo do processo”:
- As informações “Parecer/resultado” e “Próxima etapa” serão exibidas conforme o cadastro do “Fluxo do processo”, dentro do cadastro do “Fluxo de aprovação”:
- O campo “Observações” é obrigatório apenas quando a etapa que está sendo executada estiver em atraso;
- Após confirmarmos a execução da etapa com o botão “Confirmar” o fluxo terá a inclusão de uma nova “Etapa”, conforme definimos em seu cadastro. Esta nova etapa estará disponível para a execução:
- Caso o operador logado não tenha permissão para a execução da etapa em questão o sistema exibirá a seguinte crítica:
- Nesta situação, apenas o operador sinalizado na coluna “Operador do sistema” ou seus substitutos (informados na coluna “Substitutos da etapa” informados na “Etapa” dentro do cadastro do “Fluxo de aprovação” ou cadastrados na “Manutenção em operadores do sistema” campo “Substituto durante o período de férias” dentro das “Restrições de acesso do sistema”).
- Com a finalidade de teste e demonstração deste processo, incluirei o operador (“Abreu”) como substituto das etapas subsequentes:
- Agora, com a permissão concedida, o operador “Abreu” poderá executar a “Etapa” “ETAPA 2 – ANALISE DA GERENCIA”:
- Como esta “Etapa” tem dois possíveis “Pareceres” conforme cadastro do “Fluxo do processo” informado no cadastro do “Fluxo de aprovação”, teremos dois possíveis “Pareceres” sendo exibidos:
- Se selecionarmos o “Parecer” “Análise gerência ok”, o fluxo será direcionado para a “Etapa” “ETAPA 3 – ANALISE DIRETORIA”, se selecionarmos o “Parecer” “Inconsistência” o fluxo retornará a etapa anterior “ETAPA 1 – CADASTRO FINANCEIRO”:
- No caso, para darmos continuidade ao fluxo, selecionaremos o “Parecer” “Analise gerência ok” que levará nosso fluxo até a etapa “ETAPA 3 – ANALISE DIRETORIA”:
- A etapa subsequente será executada por outro operador (“JOAO PAULO” com o login “JAO”):
- Ao acessarmos um módulo com um o operador que tem etapa pendente no fluxo de aprovação o sistema automaticamente exibirá uma C.I. alertando o mesmo referente a pendência que está aguardando sua aprovação:
- Ao executar essa “Etapa” temos três possíveis “Pareceres”, conforme o “Fluxo do processo” informado no cadastro do “Fluxo de aprovação”. Onde para cada um desses pareceres teremos uma etapa subsequente, conforme cadastro:
- No caso, vamos selecionar o “Parecer” “Analise diretoria ok” que atribuirá a etapa subsequente a “ETAPA 4 – APROVACAO DIRETORIA”:
- Como o operador atrelado as últimas etapas é o mesmo, o sistema já faz o clique do botão “Aprovar” automaticamente, com isso o fluxo é aprovado. O sistema faz isso para diminuir a quantidade de cliques do operador. Em seguida, o sistema já faz também o processo para concluir o fluxo:
- Ao clicar sobre o botão “Confirmar”, o fluxo desaparecerá da tela pois foi concluído:
- Para localizá-lo, alteramos o filtro “Status” de “Em andamento” para “Fluxo finalizado”:
- Ao clicar no botão “Consultar Origem” o sistema exibirá a nota fiscal agora com a mensagem de aprovada:
- Após a conclusão do “Fluxo de aprovação” o pagamento ficará aprovado na planilha de contas a pagar:
- Definir um “Fluxo de aprovação” padrão no cadastro do “Fornecedor”:
- Configuração do “Fluxo de aprovação” padrão por contrato de fornecedor:
- Se definido o “Fluxo de aprovação” padrão em um desses locais, ao incluir um nota fiscal do fornecedor automaticamente, ao gravar a nota, será incluído e iniciado o “Fluxo de aprovação” informado nestes campos.
- Em “Configurações > Restrições de acesso > ” também é possível inserir o “Fluxo de aprovação” padrão por perfil:
- Ainda nesta tela, é possível definir um “Fluxo de aprovação” padrão por operador através do botão “Cadastro de operadores”:
- Se definido o “Fluxo de aprovação” por perfil ou por operador, todos os operadores do perfil ou o operador com o fluxo selecionado terão automaticamente o “Fluxo de aprovação” vinculado ao documento/nota/cotação/solicitação/pedido que estiver digitando (respeitando sempre o “Tipo” do fluxo informado no “Cadastro do fluxo de aprovação”);
- Por fim, é possível ainda definir também um “Fluxo de aprovação” por “Tipo de documento” financeiro (caminho “Financeiro > Cadastro > Tipos de documentos”):
- Neste cenário, se informado um “Fluxo de aprovação” no “Tipo de documento”, ao cadastrarmos um documento (avulso/adiantamento) com o tipo que tiver um “Fluxo de aprovação” vinculado o sistema irá automaticamente vincular o fluxo ao documento.
- Indicar outros manuais correspondentes ao atual através de link.
Para incluir um link utilize o atalho Ctrl + K, onde na primeira opção é possível vincular documentos do mesmo ambiente do Confluence e na opção link da web é possível vincular links externos, sendo necessário indicar uma máscara para o link no campo "texto do link".
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