Escrito por: T. R.
Conceito Pessoa
O que é?
- Este manual tem como objetivo orientá-los quanto ao processo do conceito pessoa, através de exemplos práticos e objetivos, além de apontar as mudanças que o mesmo agrega no processo da operadora.
- O conceito pessoa agrega maior agilidade operacional de cadastro, rastreabilidade de todo histórico contratual e a possibilidade de uma base higienizada, uma vez que o conceito pessoa é a unificação de todo cadastro da Operadora, seja ele de natureza física ou jurídica, onde uma única pessoa pode assumir múltiplos vínculos.
- Os vínculos determinam o papel que a pessoa exerce, tais como: Beneficiário, intercâmbio, rede assistencial, contratante/cliente, fornecedor, vendedor, prospect e operador/secretária.
Antes de iniciar o cadastro, iremos apresentar a definição dos papéis:
- Beneficiário: toda pessoa física incluída no plano como titular ou dependente que poderá usufruir dos serviços contratados;
- Intercâmbio Eventual: beneficiário de uma Operadora que, por um motivo não recorrente, é atendido em uma localidade diferente da região de operação da operadora contratada. Utilizado por Operadoras Cooperativas (Unimeds);
- Rede assistencial: são serviços contratados ou credenciados (prestadores de serviços) colocados à disposição dos beneficiários;
- Contratante/Cliente: pessoa de natureza física ou jurídica responsável pelo contrato;
- Fornecedor: pessoa física ou jurídica que são fornecedores da Operadora (exemplo farmácia);
- Vendedor: pessoa de natureza física ou jurídica que comercializam os planos da Operadora;
- Prospect: contatos de potenciais clientes, mas ainda não são contratantes/ beneficiários da Operadora.;
- Operador/secretária: operador do sistema e/ou secretárias dos prestadores de serviços.
Através do caminho Módulo Estrutural > Cadastro > Cadastro de Pessoa > Cadastro de Pessoa, o operador do sistema tem acesso à tela do cadastro de Pessoa.
Ressaltamos que não é necessário acessar a tela mencionada acima para realizar todos os cadastros dentro da Operadora, uma vez que, ao realizar um cadastro de pessoa física ou pessoa jurídica no Sistema Solus, a tela de cadastro será a tela do Conceito pessoa. Assim, o fluxo dos cadastros realizados pelos operadores do sistema deverá seguir conforme o descrito pelos setores.
Ao acessar o "Cadastro de pessoas", primeiro será necessário selecionar o tipo de pessoa que está sendo cadastrada: Pessoa Física ou Pessoa Jurídica.
- As informações apresentadas em tela são dinâmicas, conforme a natureza jurídica selecionada.
- Obrigatoriedades de cadastro e validações ocorrem conforme o tipo de vínculo indicado no cadastro da pessoa.
Abas
- Papeis e vínculos teremos o histórico de vínculos da pessoa.
- eSocial / Contratos / Vínculos permite o cadastro de informações complementares referente ao eSocial.
No contatos / vínculos é possível vincular pessoas facilitando assim o contato pelo módulo CRM em caso de dificuldades de contatar a pessoa para qual está sendo prestado o atendimento.
- Não contactar via...: de acordo com a opção indicada nessa tela, o operador do CRM poderá conduzir melhor o contato com o cliente, não utilizando a opção informada na tela abaixo.
- Foto / Biometria Utilizado para cadastrar biometria e foto da pessoa. O objetivo de realizar estes cadastros no sistema é dar mais segurança no processo de autorização.
Na tela do "Cadastro de pessoas" temos o cadastro de endereço, telefone e e-mail, onde é obrigatório ter 01 (um) endereço e telefone como PRINCIPAL.
- Endereço
No cadastro de endereço é possível selecionar o tipo de endereço da pessoa (essa configuração está diretamente ligada à rotina de correspondência).
O operador irá informar se o endereço é principal SIM ou NÃO e o status do mesmo como ATIVO ou INATIVO.
Obs.: Importante ressaltar que o envio do boleto/fatura e Nota fiscal, utilizará o endereço cadastrado como "endereço de faturamento".
Caso o operador não saiba o CEP é possível pesquisar e/ou selecionar o mesmo, através da opção "...". Com o botão direito do mouse há a opção de cadastrar um endereço novo, não precisando, desta forma, sair da tela e acessar a tela de cadastro de CEP para completar o endereço, tornando assim o processo mais ágil e prático.
Com as configurações de endereço realizadas, é possível atribuir o endereço a um vínculo da pessoa, através da opção "Atribuir endereço aos vínculos da pessoa".
- Telefone
No cadastro de telefone o operador deverá selecionar o tipo de telefone (celular, residencial, etc.), se o telefone é o principal e se está ativo ou não.
Com as configurações de endereço e telefone realizadas, é possível atribuir o telefone a um endereço, deixando, assim, um cadastro organizado e de fácil visualização.
O cadastro de e-mail é realizado diretamente pela tela principal do cadastro de pessoa, onde o operador irá indicar se o e-mail é o principal, se recebe Nota Fiscal etc.
Ao finalizar as configurações de endereço e telefone, as mesmas ficarão visíveis na tela principal do cadastro da pessoa.
- Atribuição do responsável financeiro
Através do módulo Estrutural > Cadastro > Cadastro de contrato, na tela principal, teremos a pessoa vinculada ao contrato, sendo esta a pessoa responsável pelo contrato e boleto.
Caso seja necessário apontar outra pessoa responsável apenas financeiramente, deverá ser atribuído pela aba "Pref. p/pagamento, Débito em conta" no campo "Pessoa responsável financeiro".
Para as Operadoras que passaram recentemente por migração do Conceito pessoa, a figura do titular financeiro deixa de existir no sistema, onde a família será apenas os que efetivamente usam o plano de saúde, constando na capa do contrato a indicação de quem será o responsável financeiro.
Utilizando como exemplo um cadastro de prestador através do módulo Contas > Cadastro > Prestador de serviço; ao clicar em "Incluir", abre-se a tela do cadastro da pessoa, onde é possível o operador incluir uma nova pessoa ou selecionar uma já existente.
Com a pessoa já cadastrada, através do atalho F5, o operador irá selecioná-la e seus dados serão preenchidos na tela automaticamente. As configurações referentes ao cadastro do prestador deverão ser preenchidas conforme negociação entre Operadora e prestador de serviço
Nos campos referentes às informações da pessoa, é possível editar/alterar apenas no cadastro da pessoa e, se alterado, irá impactar em todos os demais cadastros referentes a ela.
A alteração poderá ser realizada através do ícone destacado na imagem abaixo:
Alteração e/ou atualização referente ao endereço e telefone deverá ser realizada através dos botões, conforme destacado na imagem abaixo:
Para criar um contrato pessoa jurídica, o operador irá acessar o Módulo Estrutura > Cadastro > Cadastro de contrato, e, ao clicar em "Incluir", abre-se a tela do cadastro da pessoa, onde é possível o operador incluir uma nova pessoa ou selecionar uma pessoa existente.
Com a pessoa já cadastrada, através do atalho F5 o operador irá selecioná-la onde, ao realizar o cadastro do contrato, o cadastro da empresa já será criado automaticamente.
Com o conceito pessoa não se faz necessário criar a empresa antecipadamente através do caminho Módulo Estrutural > Cadastro > Cadastro de empresa > Cadastro de empresa.
O operador irá acessar a tela do "Cadastro da empresa" (conforme caminho indicado acima) apenas para configurar informações específicas da empresa, sendo que os dados referentes à pessoa deverá ser editada/alterada apenas na tela do conceito pessoa através do "...".
Atenção