Escrito por: H. S.
💻 Operacionalização
Acessando o Web Clínica:
Ao acessar o endereço disponibilizado pela Operadora, a imagem de acesso ao Web Clínica ficará disponível para logar e acessar as funcionalidades e opções para agendar.
Dashboard
Ao abrir o Web Clínica serão demonstrados os banners mencionados abaixo, e o dashboard que traz um resumo dos consultórios em tela, facilitando o processo de visão dos consultórios, resumindo as informações em tela.
Nelas, podemos visualizar os paciente atendidos, as faltas, os encaixes, horários livres e totais.
Telas resumidas e de fácil visualização quando posicionado o mouse sobre o consultório.
Após o acesso à tela de login, a de banner é demonstrada com a tela de menu “Agenda”.
Nesse acesso à Operadora, pode inserir algum banner que faça sentido para o cotidiano da Operadora / serviços próprios, propagandas ou avisos importantes.
Acima, percebemos o menu “Agenda”, onde é possível realizar o acesso às opções e funcionalidades para as atividades diárias da unidade.
Agendamentos: na página inicial do portal, podemos acessar a área de agendamentos pelo menu: Agenda > Agendamentos.
Bloqueio: realizar o bloqueio de um ou mais horários, ou período.
Envio de mensagem: nesse processo, fica disponível o envio de e-mail e SMS pra celular. Pode ser selecionado um período em dias para ser realizado o envio. Vale lembrar ser necessária a contratação de serviços de envio de e-mail e SMS para a funcionalidade ficar ativa.
Planejamentos: nessa opção fica disponível o planejamento da agenda, ou seja, é possível definir dias da semana e horários para gerar a agenda do profissional/especialidade.
Reservas: permite, nessa opção, gerar horários reservados impedindo o agendamento desses.
Acessando a opção Agendamentos
Filtros do consultório: alguns filtros ficam ocultos a exemplo do estabelecimento até tipo de consultório, para serem ativos somente se houver alguma necessidade mais específica além do consultório e a data inicial, que ficam disponíveis já de imediato;
Estabelecimento: indica o estabelecimento de atendimento;
Departamento: indica se o departamento está direcionado ou não para os consultórios;
Setor: identifica um determinado setor de configuração para os consultórios;
Especialidade: informa a seleção por especialidade;
Médico: informa a seleção do filtro por médico;
Tipo de consultório: pode ser feita a seleção por tipo de consultório, de imagem, simples ou completo;
Consultório*: filtro padrão demonstrado na abertura da agenda. Neste, pode-se de imediato informar o consultório que se deseja trabalhar na agenda.
Data inicial*: refere-se à data inicial que se deseja trabalhar com a agenda;
Data final: refere-se à data final que se planeja trabalhar na agenda;
Hora inicial: hora inicial da agenda;
Hora final: hora final da agenda;
Dia da semana: pode-se selecionar o dia da semana que se deseja sendo, mais específico;
Turno: manhã, tarde e noite, todos, é possível selecionar um turno.
Ícone | Descrição | Operação |
|---|---|---|
| Menu “Atalhos” | Por este ícone é possível visualizar os atalhos individuais de utilização. |
| Atualizar agenda | Atualização da agenda, caso tenha sido realizada uma alteração rápida. |
| Realizar encaixe | Disponível o encaixe. |
| Transferir Agenda | Fazer transferência entre agendas. |
| Imprimir | Realizar a impressão do protocolo de agendamento. |
| Log de alterações cadastrais | Disponíveis os logs de alteração da agenda. |
| Ficha do paciente | Viabiliza a ficha do paciente para consulta, caso este tenha o cadastro no sistema. |
| Bloqueio de horário | Ao selecionar um horário da agenda que esteja livre gerar um bloqueio, pode ser impedido um agendamento indevido. |
| Reserva de horário | Ao selecionar um horário da agenda que esteja livre gerar uma reserva, pode ser impedido um agendamento indevido. |
| Desbloqueio de horário | Ao selecionar o horário bloqueado, pode-se gerar o desbloqueio. |
Teclas de atalho: nessa funcionalidade ficam disponíveis as teclas de atalho para o operador tornar mais ágil seu processo de agendamento.
F2 (Editar): editar um agendamento.
F3 (Agendar): realizar um agendamento.
F4 (Deletar): excluir um agendamento.
Ctrl + Q (Cancelar): cancelar um agendamento.
F7 (Imprimir): imprimir um protocolo de agendamento.
F8 (Atualizar): realizar a atualização da página.
Ctrl + X (Realizar encaixe): por esse atalho é possível realizar um encaixe de agenda.
Como agendar?
Selecione os filtros mínimos.
Consultório e data inicial, clique no botão “Buscar” ( 
) e o sistema carregará a página com os filtros selecionados. Ao selecionar um dos horários livres:
É possível utilizar os botões “Agendar”, “Editar” (ficará habilitado caso tenha um agendamento), “Excluir” (caso tenha um agendamento), e “Cancelar” (ficará habilitado caso tenha um agendamento).
Utilizando o botão “Agendar”, será exibida a tela de agendamento onde deverão ser preenchidos os campos marcados abaixo:
Os campos Consultório e Hora agendamento vêm preenchidos, pois foram selecionados na marcação da tela anterior.
Portanto, os campos a serem preenchidos são os que estão com asterisco vermelho.
Paciente: o paciente pode ser selecionado de uma listagem quando este possuir cadastro na unidade/Operadora. Caso contrário a opção marcada como “É paciente”, pode ser desmarcada, deixando o campo livre para escrever o nome do paciente. Lembrando que quando o campo é desmarcado a ficha do paciente não existe, já que este não tem cadastro na Operadora/unidade.
Telefone: este campo é demonstrado do cadastro da pessoa quando tiver o cadastro na Operadora/unidade. Caso não esteja correto, permitirá ao atendente alterar no ato do agendamento. Quando não for paciente, deverá ser informado obrigatoriamente.
E-mail: este campo é demonstrado do cadastro da pessoa quando tiver o cadastro na Operadora/unidade. Caso não esteja correto, permitirá ao atendente alterar no ato do agendamento. Quando não for paciente, deverá ser informado obrigatoriamente.
Convênio: o sistema traz em tela o convênio cadastrado para o paciente. Quando não for paciente, deverá ser informado obrigatoriamente.
Médico Executante: será demonstrado o médico da agenda/consultório selecionado.
Médico solicitante: deverá ser preenchido caso haja um médico solicitante, caso não tenha um solicitante, preencher com o médico executante.
Especialidade: será demonstrada a especialidade do médico executante.
Área de atuação: este será obrigatório somente quando no cadastro da especialidade estiver informado área de atuação, o sistema emitirá o alerta de preenchimento quando necessário.
Procedimentos: este campo será preenchido conforme informado no cadastro do consultório no Módulo Clínica, podendo ser incluso mais de um procedimento e excluído os procedimentos que não serão realizados.
Após preencher os dados, clique no botão “confirmar” para efetivar o cadastro, ou se houve desistência pelo paciente no ato da marcação caso não tenha sido realizada a confirmação, clique no botão “cancelar”.
Na tela de agendamentos, ficará demonstrada da seguinte forma.
Será informado agendamento realizado com sucesso, e ficará registrado no horário selecionado anteriormente, como demonstramos na imagem abaixo.
Como faço para transferir um agendamento?
Utilizando o botão “Transferencia” (
) é possível transferir um paciente de um horário marcado para outro profissional, data e hora na agenda.
Clicando sobre a linha “horário” e selecionando conforme o exemplo, será demonstrada a tela abaixo de trasnferência.
Informe os dados de novo consultório, novo médico, nova data e nova hora. Clicando sobre o botão “confirmar”, será realizado o processo de transferência.
Como realizar uma reserva de horário?
A reserva de horário é realizada, pelo botão “Reserva” (
) ou ainda é possível utilizar o menu “Agenda Reserva”.
Horário reservado
O processo de bloqueio ocorre da mesma maneira que a reserva, o que muda são as informações das linhas, que podem ser bloqueadas ou reservadas.
Selecionamos um horário na agenda e bloqueamos pelo botão “Bloqueio” (
).
Como ficará demonstrado na agenda
Como cancelar uma reserva ou bloqueio de horário?
Clique sobre o ícone de desbloqueio de horário (
). Em seguida, será demonstrada a tela de desbloquear horário, onde foi selecionado na tela anterior um horário reservado.
Dessa forma, clique sobre o botão “confirmar” e o horário será liberado.
Veja o horário liberado:
Como verificar a ficha do paciente?
A ficha do paciente só ficará disponível para pacientes agendados que sejam da carteira da Operadora ou que tenham o cadastro realizado nos serviços próprios. Para checar, selecione o horário que está agendando o paciente/beneficiário e ver os itens disponíveis na ficha, clicando no botão de ficha do paciente (
):
Pelo botão “Logs” (
) de alterações cadastrais, ficarão disponíveis os dados referente à análise de alteração. Para isso é necessário selecionar um horário na agenda para identificar o que há de alteração realizada.
Pelo botão de impressão do protocolo (
) é possível checar e imprimir o protocolo de agendamento, na agenda, fazendo o controle e passando ao beneficiário/paciente um documento do agendamento solicitado.
Impressão do protocolo:
Gerando o encaixe pelo botão de encaixe (
)
Ao clicar no botão de encaixe com o consultório posicionado nos filtros, será aberta a tela de inserção de encaixe onde deverá ser informado dia e horário de encaixe.
Após ser gerado o encaixe pelo botão “Confirma”, abaixo ficará informado o encaixe.
Como fazer o envio de SMS ou e-mail?
Para esse processo, como informamos anteriormente, é necessário uma contratação de serviços de terceiros para fazer a gerência do E-mail e do SMS.
Em seguida, é necessário fazer a configuração com o Docker para que consigam realizar esse processo de configuração. Tendo esses processos instalados, selecione a agenda e os beneficiários a enviar e escolher se por e-mail ou SMS.
Primeiro é necessário acessar a opção do menu “Agenda” > Envio de Mensagem:
Feito esse processo será demonstrada a tela de pesquisa, para selecionar quais agendamentos receberão o envio.
Realizada a pesquisa, marque as mensagens a enviar de forma única pela caixa de seleção antes da data ou selecione individualmente um a um.
Depois da seleção, escolha entre o botão “Enviar E-mail” ou “Enviar SMS”.
Selecionando a opção de “Enviar SMS” é demonstrada a opção de texto padrão que pode ser utilizado para o envio.
Tela para o envio de e-mail:
É gerada a notificação no canto superior que o envio do e-mail foi realizado com sucesso, e na linha selecionada do horário é sinalizada por uma marcação de SMS enviado ou E-mail enviado.
