Este manual pretende orientá-los quanto ao processo do conceito pessoa, utilizando exemplos práticos e objetivos. Além disso, serão destacadas as transformações que este conceito traz consigo de apontar as mudanças que este agrega no processo da Operadora.
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Funcionalidade
O conceito pessoa agrega maior agilidade operacional de cadastro, rastreabilidade de todo histórico contratual e a possibilidade de uma base higienizada, uma vez que o conceito pessoa é a unificação de todo cadastro da Operadora, seja ele de natureza física ou jurídica, onde uma pessoa apenas pode assumir múltiplos vínculos.
Os vínculos determinam o papel que a pessoa exerce, tais como: beneficiário, intercâmbio, rede assistencial, contratante/cliente, fornecedor, vendedor, prospect e operador/secretária.
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Parâmetro
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Web usuário
No primeiro acesso ao portal Web usuário após a migração da Operadora para o conceito pessoa, os beneficiários serão direcionados para a tela de atualização cadastral.
Para o que processo de atualização ocorra corretamente na Web usuário é necessário que a Operadora realize a configuração do perfil e parâmetro conforme demonstrado abaixo.
Para garantir a eficiência do processo, é essencial realizar uma verificação criteriosa da existência de um perfil com o tipo "Web Beneficiário". No caso de não haver perfil associado a essa categoria, é de extrema importância que a Operadora proceda imediatamente com o cadastro de um novo perfil com o propósito específico de atender a essa finalidade.
Módulo Estrutural > Configurações > Restrições de Acesso:
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Parâmetros
Através do caminho: Módulo Estrutural > Configurações > Parametrizações do sistema > aba "Web usuário" > "Perfil padrão dos beneficiários", deverá ser informado o perfil "WEB BENEFICIÁRIO":
Através do caminho: Módulo Estrutural > Configurações > Parametrizações do Sistema > Aba "Conceito Pessoa" > Campo "Permite Alterar Endereço", é possível indicar quando o cadastro de pessoa estiver com um endereço vinculado, e se será possível realizar a alteração.
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Operacionalização
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Cadastro de pessoa
Acessando o caminho abaixo,o operador do sistema terá acesso à tela do cadastro de Pessoa.
Módulo Estrutural > Cadastro > Cadastro de Pessoa > Cadastro de Pessoa
Informações
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Conceito pessoa
É importante enfatizar que não é obrigatório acessar a tela mencionada anteriormente para realizar todos os cadastros da Operadora. Isso se deve ao fato de que, ao cadastrar uma pessoa física ou jurídica no Sistema Solus, a tela de cadastro a ser utilizada será a tela do Conceito Pessoa. Portanto, o fluxo dos cadastros efetuados pelos operadores do sistema deve estar conforme as diretrizes delineadas pelos respectivos setores.
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Definição dos papéis
No contexto do conceito pessoal, o elo fundamental que estabelece o vínculo de uma pessoa está ligado ao papel que ela exerce na Operadora.
Papel
Descrição
Beneficiário
Toda pessoa física incluída no plano como titular ou dependente que poderá usufruir dos serviços contratados.
Intercâmbio Eventual
Beneficiário de uma Operadora que, por um motivo não recorrente, é atendido em uma localidade diferente da região da operadora contratada. Utilizado por Operadoras Cooperativas (Unimeds).
Rede assistencial
São serviços contratados ou credenciados (prestadores de serviços) colocados à disposição dos beneficiários.
Contratante/Cliente
Pessoa de natureza física ou jurídica responsável pelo contrato.
Fornecedor
Pessoa física ou jurídica que são fornecedores da Operadora (exemplo: farmácia).
Vendedor
Pessoa de natureza física ou jurídica que comercializam os planos da Operadora.
Prospect
Contatos de potenciais clientes, mas ainda não são contratantes/beneficiários da Operadora.
Operador/Secretária
Operador do sistema e/ou secretárias dos prestadores de serviços.
Para iniciar o processo de "Cadastro de Pessoas", é primordial selecionar, em primeiro lugar, o tipo de indivíduo que está sendo registrado: se é uma Pessoa Física ou uma Pessoa Jurídica.
Informações
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Importante
As informações exibidas na tela são flexíveis e se ajustam conforme a natureza jurídica escolhida. As obrigatoriedades de registro e as validações são aplicadas com base no tipo de vínculo indicado no cadastro da pessoa.
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Aba Papéis e vínculos
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Papéis e vínculos
Na aba "Papéis e Vínculos", você encontrará o histórico completo dos vínculos da pessoa.
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eSocial / Contratos / Vínculos
Disponibiliza a opção de registrar informações adicionais relacionadas ao eSocial.
Nos contatos/vínculos é possível vincular pessoas facilitando, assim, o contato pelo módulo CRM em caso de dificuldades de contatar a pessoa para qual está sendo prestado o atendimento.
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Não contactar via...
Conforme a escolha feita nesta tela, o operador do CRM terá a capacidade de aprimorar a interação com o cliente, não utilizando a opção mencionada na tela seguinte. Isso permitirá uma abordagem mais eficaz e adequada durante o contato.
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Foto/Biometria
Essa funcionalidade permite registrar a biometria e a fotografia da pessoa. A finalidade por trás desses registros no sistema é reforçar a segurança no procedimento de autorização, garantindo, assim, uma abordagem mais protegida.
Na tela do "Cadastro de pessoas" temos o cadastro de endereço, telefone e e-mail. É importante notar que é obrigatório fornecer pelo menos um endereço e um telefone como informações PRINCIPAIS.
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Endereço
No cadastro de endereço é possível selecionar o tipo de endereço da pessoa (essa configuração está diretamente ligada à rotina de correspondência).
O operador deve indicar se o endereço é considerado principal, podendo selecionar entre SIM e NÃO e também determinar o status do endereço como ATIVO ou INATIVO.
Dica
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Endereço de faturamento
É fundamental destacar que o envio do boleto/fatura e da Nota Fiscal será realizado utilizando o endereço cadastrado como "endereço de faturamento".
Se o operador não dispuser do CEP, existe a alternativa de pesquisar e/ou escolher o CEP por meio da opção "..." disponível. Além disso, ao clicar com o botão direito do mouse, é possível cadastrar um novo endereço diretamente, eliminando a necessidade de sair da tela atual para acessar a página de cadastro de CEP e preencher as informações. Esse recurso agiliza significativamente o processo, tornando-o mais conveniente e eficiente.
Aviso
Se o parâmetro "Permite alterar endereço já cadastrado" estiver indicado como "NÃO" e a pessoa tem algum endereço vinculado, a opção não ficará disponível para edição.
Uma vez que as configurações de endereço tenham sido definidas, é possível atribuir esse endereço a um vínculo da pessoa, utilizando a opção "Atribuir endereço aos vínculos da pessoa".
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Telefone
Ao cadastrar um número de telefone, o operador precisa escolher o tipo de telefone (como celular, residencial, etc.), indicar se esse número é o principal e também determinar se ele está atualmente ativo ou não.
Uma vez que as configurações de endereço e telefone tenham sido definidas, é possível atribuir o telefone a um endereço, deixando assim, um cadastro organizado e de fácil visualização.
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Configuração para mostrar o telefone também no Web Prestador
Acesse pelo Módulo Estrutural > Cadastros > Cadastro de pessoa > Botão telefone.
No cadastro de telefones da pessoa, no campo "Prestador pode visualizar telefone na autorização?", deve ficar a configuração como "SIM". Veja o exemplo abaixo:
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Vá também em "Configurações gerais no sistema", aba "8 - Configuração Cadastro" > no campo "Prestador pode visualizar telefone na autorização".
Acesse o Módulo Estrutural no menu "Configurações" > Configurações do sistema > aba "8 - Cadastro”, no campo “Prestador pode visualizar telefone na autorização?” e deixe marcado "SIM", pois por padrão o sistema já traz como "Sim" nesta aba:
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Aviso
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Condição para mostrar na Web Prestador - Emissão de guias
A demonstração do telefone só ocorrerá se o campo na configuração geral no sistema estiver configurado como "sim". Se no cadastro de pessoa o campo estiver configurado como "sim", o telefone será mostrado, caso contrário não mostrará. Em ambos os locais, a configuração deverá estar como "SIM".
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E-mail
O registro de endereço de e-mail é efetuado diretamente na tela principal do cadastro da pessoa. Nessa etapa, o operador deve especificar se o e-mail é o principal e se está habilitado para receber Nota Fiscal, entre outras opções.
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Ao finalizar as configurações de endereço e telefone, as mesmas ficarão visíveis na tela principal do cadastro da pessoa.
Acessando o caminho abaixo, na tela principal, teremos a pessoa vinculada ao contrato, sendo esta a pessoa responsável pelo contrato e boleto.
Módulo Estrutural > Cadastro > Cadastro de contrato:
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Responsável financeiro
Se houver necessidade de indicar outra pessoa como responsável exclusivamente pelo aspecto financeiro, isso deve ser feito pela aba "Preferências para Pagamento", no campo "Pessoa Responsável Financeiro".
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Informações
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Titular financeiro
Para Operadoras que passaram recentemente por uma migração no Conceito Pessoa, é importante notar que a função de titular financeiro deixa de existir no sistema, onde a família serão os beneficiários que efetivamente utilizam o plano de saúde, com a identificação do Contratante responsável na cada do contrato.
A fim de ilustrar um processo de cadastro, utilizaremos de um prestador de serviço, tomemos como referência o procedimento realizado por meio do módulo Contas > Cadastro > Prestador de serviço. Ao optar por "Incluir", será apresentada a tela do cadastro de pessoa, onde é possível a operadora incluir uma nova pessoa ou selecionar uma existente.
Com a pessoa já cadastrada, pelo atalho F5, o operador vai selecioná-la e seus dados serão preenchidos na tela automaticamente. As configurações referentes ao cadastro do prestador deverão ser preenchidas conforme negociação entre Operadora e prestador de serviço.
Nos campos referentes às informações da pessoa, é possível editar/alterar apenas no cadastro da pessoa e, se alterado, vai impactar nos demais cadastros referentes a ela.
A alteração poderá ser realizada através do ícone destacado na imagem abaixo:
Alteração e/ou atualização referente ao endereço e telefone deverá ser realizada através dos botões, conforme destacado na imagem abaixo:
Para criar um contrato pessoa jurídica, o operador deve acessar o Módulo Estrutural > Cadastro > Cadastro de contrato. Ao optar por "Incluir", será apresentada a tela do cadastro de pessoa, onde é possível a operadora incluir uma nova pessoa ou selecionar uma existente.
Com a pessoa já cadastrada, pelo atalho F5 o operador vai selecioná-la onde, ao realizar o cadastro do contrato, o cadastro da empresa já será criado automaticamente.
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Cadastro empresa
Com o conceito de pessoa, não é mais necessário cadastrar a empresa de forma prévia pelo caminho Módulo Estrutural > Cadastro > Cadastro de empresa.
O operador acessará a tela do "Cadastro da empresa" (conforme caminho indicado acima) apenas para configurar informações específicas da empresa, sendo que os dados referentes à pessoa deverá ser editada/alterada apenas na tela do conceito pessoa pelo "...".
