Escrito por: F.S.
Cadastro de Prospects
Sumário
» Objetivo
» Funcionalidade
» Configurações, Parâmetros/Permissões e Direitos
» Operacionalização
» Referências
» Notas de Rodapé
O que é?
- Este manual tem o objetivo de explicar o funcionamento da tela de cadastro de Prospects¹.
- Quando um Prospect vem da Web Comercial, o vendedor precisará juntar as informações do prospectado, identificar os planos, tabelas e aditivos contratados e cadastrar os beneficiários. Após a finalização do processo, os Prospects serão visualizados na tela de Cadastro de Prospects do módulo Estrutural.
- Para um Prospect proveniente da Web Vendas On-Line, o próprio cliente fará o cadastro das informações e pagará o boleto, mediante aprovação da Operadora.
- Módulo Comercial Novo > Cadastros > Cadastro de classificação / Status da proposta:
Esta configuração é para que o operador utilize o processo de atribuição do status comercial. É necessário colocar uma descrição, um local de utilização e se deve considerar este status no painel de vendas. A cor de destaque é opcional.
Essas informações serão apresentadas na tela de atribuição de status comercial, no cadastro de Prospect, conforme a imagem a seguir:
Exibição dos status
Só serão exibidos na tela de atribuição de status comercial, os status que possuírem, no campo "Local de utilização", as informações "Ambos", "Prospect", "Proposta", "Finalização do prospect" ou "Vendas online":
- Módulo Estrutural > Configurações > Parametrizações do sistema > Aba: Cadastros > Seção: Anexos > Parâmetro "Controle de anexos":
Ao marcar este parâmetro como "Banco de dados", na tela inicial de Cadastro de prospects, o filtro "Tipo de anexo" será exibido para permitir que o operador busque os prospects baseando-se no tipo de anexo enviado com o cadastro dos beneficiários, conforme mostra a imagem a seguir:
- Módulo Comercial Novo > Configurações > Parametrizações do sistema > Aba: Web Comercial > Seção: Configurações > Parâmetro "Status a inserir na prospecção para beneficiário cancelado por inadimplência":
O operador irá definir um status "padrão" neste parâmetro. Caso o sistema encontre beneficiários inclusos que tinham vínculo com contratos anteriores e que foram cancelados por inadimplência, o sistema atribuirá este status automaticamente às prospecções.
Os status disponíveis para preencher neste parâmetro são aqueles cadastrados no caminho Módulo Comercial Novo > Cadastros > Cadastro de classificação / Status da proposta.
Carregar os status no combo
Serão exibidos somente os status que possuírem a informação "Prospect" cadastrada no campo "Local de utilização", conforme o print a seguir:
Na imagem anterior, é possível identificar que apenas o status "TESTE PARAMETRO" poderá ser selecionado para configurar o parâmetro:
- Módulo Estrutural > Configurações > Parametrizações do sistema > Aba: Comercial > Seção: Ativação Contrato > Parâmetro "Valida e-mail no momento da impressão do boleto":
Ao marcar este parâmetro como "Sim", o sistema irá validar o e-mail cadastrado no beneficiário do prospect para realizar o envio do boleto. Caso o beneficiário não possua um e-mail cadastrado, será disparada a seguinte mensagem ao tentar realizar o envio:
- Módulo Estrutural > Configurações > Parametrizações do sistema > Aba: Carteirinhas > Seção: Geral > Parâmetro "Solicitar carteirinha do novo usuário":
Este parâmetro possui duas opções. Ao selecionar "Ao ativar o contrato", será gerada uma remessa de carteirinhas para os beneficiários apenas quando realizar a ativação do contrato. Na opção "Ao validar o contrato", a solicitação de carteirinha, será gerada no momento em que o operador clicar no botão "Validar contrato"
Ao acessar o módulo Estrutural > Cadastros > Cadastro de prospects, o operador visualizará a seguinte tela:
Na parte superior da tela, temos os seguintes botões:
| Ícone | Função | Descrição |
|---|---|---|
| Sair | Fecha a tela de cadastro de prospects. |
| Exportar para Excel | Realizará a exportação dos beneficiários listados para um arquivo em planilha. |
Além destes botões, temos também os filtros para auxiliar o operador na pesquisa dos prospects:
- Estabelecimento: Filtra baseando-se no estabelecimento no qual o prospect foi cadastrado;
- Unidade Comercial: O sistema trará os prospects baseando-se na unidade comercial em que foi cadastrado;
- Comercializado por: Filtra os prospects baseando-se no vendedor que realizou o cadastro do prospect;
- Status: Traz os prospects pelo status da prospecção. Este status, é cadastrado no módulo Comercial Novo > Cadastros > Cadastro de classificação/ Status proposta (conforme mostrado no início deste manual), e definido pelo operador dentro do processo de atribuição do status comercial no próprio cadastro do prospect;
- Declaração de saúde (Vendas On-Line): Trará os prospects a partir da situação da declaração de saúde preenchida pelo beneficiário no Web Vendas On-Line;
- Natureza Jurídica: O sistema buscará os prospects considerando a natureza jurídica;
- Situação: Serão trazidos os prospects baseando-se na etapa da prospecção;
- Ordem de pesquisa: Permite que o operador selecione qual forma de pesquisa utilizará no campo de texto livre;
Filtro: Ordem de pesquisa
O filtro Ordem de pesquisa tem impacto direto no campo de texto livre, conforme o exemplo a seguir:
Ao selecionar a opção "Ordem de nome do prospect", o campo de texto livre pede que o operador insira o "Nome do prospectado":
Porém, ao alterar o filtro para a opção "Ordem de nome de beneficiário", o campo irá pedir o "Nome do beneficiário":
- Data de inclusão: Filtra os prospects pela data em que foram inclusos no sistema, independente se for pela Web Comercial ou pela Web Vendas Online;
- Tipo de anexo: Este filtro só será disponibilizado quando o parâmetro "Controle de anexos" (mencionado no início deste manual), estiver configurado como "Banco de dados". O sistema buscará os prospects a partir dos anexos inseridos neles durante o cadastro.
Após definir os filtros, o operador do sistema deverá clicar no botão 
para trazer os resultados da pesquisa.
Após realizar a pesquisa, o sistema buscará no banco de dados todas as informações referentes aos filtros utilizados e apresentará os prospects na grade de registros abaixo dos filtros:
Os campos da esquerda para a direita:
- Pedido: Número do pedido que foi criado. Este número é atribuído automaticamente pelo sistema no momento do cadastro do prospect;
- Data prospect: Data em que o prospect foi cadastrado;
- Vigência: Vigência para qual este prospect foi cadastrado;
- Prospectado: Nome atribuído ao prospect;
- Vendedor: Vendedor que realizou a venda. No caso, se for um prospect proveniente do Web Vendas Online, o vendedor será o padrão designado para a campanha de vendas;
- Data de finalização da proposta: Data em que a proposta foi finalizada. Para a Web Comercial, é o momento em que o vendedor termina de cadastrar os beneficiários e fecha a proposta. Pelo Web Vendas On-Line, seria após o prospectado finalizar a etapa do interesse;
- Status: Status atribuído pelo operador no processo de atribuição de status comercial;
- Nº da proposta: Número da proposta que contém o pedido;
- Valor Pedido: Este campo é preenchido com o valor final da mensalidade que será gerada para este contrato;
- Situação do prospect: Mostra qual é a situação da venda.
Quando o operador realiza a pesquisa, ele precisa selecionar o registro que deseja verificar e clicar na aba "Cadastro" para ter acesso às informações mais detalhadas do prospect e também realizar outras operações.
Ao trocar de aba, a tela ficará da seguinte forma:
Na parte central da tela, temos informações referentes ao cadastro do prospect:
À esquerda, são apresentados os dados do prospect conforme cadastrados na prospecção. Na parte da direita, é mostrada a seção "Histórico do pedido". Nela, serão mostradas as atualizações referentes à prospecção.
Note que na parte inferior, existe uma pequena seção denominada "Boleto":
O operador precisa preencher o campo "Local de pagamento" para realizar o envio do boleto de adesão ao beneficiário do prospect.
Abaixo da seção "Boleto", temos o botão 
que mostrará os dados da empresa, caso o prospect seja de natureza jurídica.
Já na parte inferior da tela, temos os botões referentes ao processo de inclusão dos beneficiários do prospect. É importante ressaltar que alguns botões na parte inferior não ficam habilitados a princípio, pois cada um será liberado em uma determinada etapa do processo do prospect.
Perceba que os botões da parte de cima, estão enumerados de 1 a 5. Esses botões, fazem parte do processo de inclusão do beneficiário via prospect. O operador precisará seguir um de cada vez para concluir o cadastro do beneficiário e terminar a prospecção.
Abaixo teremos uma breve descrição sobre os botões para realizarmos uma introdução ao processo do prospect.
| Ícone | Função |
|---|---|
| O operador gera o contrato para o prospect. |
| Visualiza os beneficiários que fazem parte do contrato para realizar o aceite ou recusar os cadastros. |
| Validar o contrato após o mesmo já ter sido gerado e os beneficiários terem dado aceite. |
| Com a opção "Enviar boleto", o operador poderá enviar, por e-mail, o boleto para que o titular realize o pagamento. É necessário que tenha um e-mail configurado para o cadastro do titular. Com a opção "Imprimir boleto", o operador poderá gerar o boleto físico para o beneficiário. As duas opções necessitam que o local de pagamento seja informado no cadastro do prospect. |
| Ativar o contrato no sistema. |
| Processo de atribuição de status comercial. |
| Rejeita o pedido do prospect para que o vendedor realize a reapresentação. |
| Mostra o histórico de rejeição dos beneficiários do pedido. |
| Realiza a exclusão do aceite dos beneficiários. |
| Permite que o operador altere o status do prospect como "Desistência". Desistência Os dados do prospect permanecerão na base e não poderão ser alterados. |
| Permite que o operador libere os beneficiários rejeitados para que o vendedor realize a correção de seus cadastros. |
| Realiza a exclusão de todas as informações do prospect. |
Quando o pedido é finalizado, seja pela Web Comercial ou pela Web Vendas On-Line, ele será apresentado no menu de cadastro de prospects do módulo Estrutural. O processo para realizar a inclusão do contrato e beneficiário é bem simples e progressivo.
Ao acessar o módulo Estrutural > Cadastros > Cadastro de prospect, e selecionar um prospect, veremos que apenas alguns botões estarão habilitados, como mostrado no exemplo a seguir:
Aqui, o operador terá as opções de gerar o contrato, atribuir um status comercial, rejeitar o pedido ou excluir o prospect.
Para realizar a inclusão dos beneficiários do prospect, é necessário seguir os seguintes passos:
- Geração do contrato;
- Cadastro dos beneficiários;
- Validação do contrato;
- Emissão do boleto;
- Ativação do contrato.
Utilizaremos o botão 
. Ao clicar neste botão, uma janela com as informações do contrato serão mostradas ao operador:
Esta tela, assemelha-se a de contratos do cadastro de contratos. Aqui, o operador poderá gerar uma tabela de preço para o contrato e editar as informações cadastrais.
Após realizar todas as alterações necessárias, o operador poderá clicar em "Confirmar" para salvar as informações e retornar à tela de prospects que, por sua vez, terá mais opções disponíveis.
Após realizar a geração do contrato, é necessário processar os beneficiários. Para isto, utilizaremos o botão 
. Clicando nele, uma janela com todos os beneficiários do pedido será apresentada:
Para visualizar um beneficiário, o operador precisará dar dois cliques com o botão esquerdo do mouse ou utilizar a tecla F5 do teclado.
Ao acessar um beneficiário, abrirá a tela de seu cadastro:
Aqui, o operador irá analisar os dados inseridos deste beneficiário e se as informações e anexos aqui presentes condizem com as informações necessárias para a sua adesão. Caso algum dado esteja incorreto, o operador poderá rejeitar para que o vendedor realize a correção do cadastro.
Inclusão de beneficiário
Ao realizar o cadastro do beneficiário, é obrigatório realizar a adesão do titular primeiro e do dependente depois. Isso se dá porque o dependente está ligado ao titular e, portanto, precisará ser vinculado ao cadastro do titular.
Após a confirmação de adesão de todos os beneficiários, o operador poderá retornar à tela de cadastro de prospects que, por sua vez, terá mais opções disponíveis.
Depois que o contrato estiver gerado e os beneficiários devidamente cadastrados, será o momento de realizar a validação do contrato. Esta opção permite que o operador valide o contrato para que sejam gerados os boletos para os beneficiários.
Para realizar a validação, o operador deverá clicar no botão 
.
Ao clicar no botão, a seguinte mensagem será mostrada:
Após isso, as opções de envio e impressão de boletos serão liberadas para o operador:
Após a validação do contrato, o operador poderá realizar o envio do boleto por e-mail ou imprimi-lo para o beneficiário.
Para enviar o boleto no e-mail, o operador precisará clicar no botão 
. O beneficiário precisa ter um e-mail cadastrado, caso contrário haverá uma mensagem de erro.
Validação do e-mail
Para confirmar se o beneficiário possui um e-mail cadastrado, siga os seguintes passos:
- Clique no botão
e acesse o cadastro do beneficiário titular; - Dentro do cadastro do beneficiário titular, clique no ícone
, ao lado do nome do beneficiário, para acessar o seu cadastro de pessoa, conforme apontado a seguir:
- Na tela do cadastro de pessoa, conferir a seção "E-mails". Caso o beneficiário não possua um e-mail cadastrado, não será possível enviar o boleto. Na imagem a seguir, é possível visualizar o local em que o e-mail deverá ser cadastrado:
Caso o operador precise imprimir o boleto, é necessário apertar o botão 
.
Esta é a última etapa da inclusão do contrato e beneficiário. Para realizar a ativação do contrato, o operador precisará clicar no botão 
.
A seguinte mensagem de confirmação será mostrada ao operador:
Ao clicar em "Sim", o contrato será ativado e o sistema emitirá uma mensagem ao operador notificando que o processo foi concluído:
Com isso, o contrato e beneficiários estarão ativos. É possível verificar, na aba "Lista" do cadastro de prospects, que a situação dele foi alterada para "Pedido finalizado":
Também é possível visualizar o contrato já gerado pelo módulo Estrutural > Cadastros > Cadastro de contratos:
Com isso, finaliza-se o processo de inclusão de beneficiário via prospect.
Para atribuir um status comercial ao prospect, o operador precisará acessar o módulo Estrutural > Cadastros > Cadastro de prospects, selecionar um prospect, clicar na aba "Cadastro" e utilizar o botão 
para iniciar o processo.
Ao clicar no botão, a seguinte tela será apresentada:
Nesta tela, temos os seguintes campos:
- Status atual: Neste campo, será mostrado o status em que se encontra o prospect.
- Novo status: Este campo é para que o operador selecione um status para atribuir a este prospect. Os status são cadastrados no módulo Comercial Novo > Cadastros > Cadastro de classificação / Status da proposta, conforme apontado nas configurações no início do manual
- Motivo da alteração: Campo de texto livre para o operador preencher o motivo de estar atribuindo o status a este prospect.
Na parte inferior da tela, temos o histórico de status que mostra aos operadores todo o histórico de alterações de status para este prospect.
Após selecionar um novo status e colocar um motivo, o operador precisa clicar no botão 
para que a alteração seja gravada. A seguir, um exemplo da alteração de status comercial:
Com isso, o processo de atribuição de status comercial, é finalizado.
Notas de Rodapé
Prospect¹ - É um cliente e/ou uma venda em potencial. Prospecção de vendas refere-se ao interesse de uma pessoa por um produto comercializado, neste caso, pela operadora.
Atenção