Escrito por: G.S.
Fechamento de competência (Estrutural/Contas médicas)
Módulo para publicação: Inserir o módulo onde deverá ser publicado o manual
O que é?
- O fechamento da competência tem o objetivo de proteger as informações contábeis geradas no mês em questão para que não sofra alterações indesejadas. Refere-se às contabilizações de emissão de mensalidade, baixa de mensalidade e contabilização de provisão dos lotes, sejam de produção de prestadores ou de reembolso.
- O fechamento das competências tem por sua finalidade mantermos os dados fidedignos tanto por parte contábil dos lançamentos que são gerados durante esse processo quanto dos dados cadastrais que dão origem a lançamentos, sendo eles: lotes de contas médicas e títulos do estrutural.
As competências do estrutural e do contas médicas compartilham a mesma tela, porém cada um realiza seu fechamento/recontabilização em seu respectivo módulo. Além de realizarmos as travas que evitam alterações das mensalidades e dos lotes da competência em questão, temos outras opções dentro da tela de fechamento de competência onde podemos refazer todas as contabilizações, seja emissão e baixa para as mensalidades e de provisão dos lotes, sendo lotes de reembolso, lotes da rede credenciada/cooperada e caso existir lotes oriundos do PTU.
- Para o fechamento de competência no estrutural: Estrutural > Configurações > Competências:
Essa opção realiza a contabilização de toda emissão das mensalidades da competência determinada, ou seja, será removida (caso exista contabilização gerada) e será realizada a contabilização de todos os lançamentos referentes aos contratos emitidos das mensalidades.
Após realizar o fechamento, os lançamentos serão feitos e o sistema bloqueará qualquer usuário que tente alterar alguma informação contábil (referente a essas mensalidades), exibindo mensagem na tela informando que a competência em questão está fechada. As alterações em mensalidades e novas gerações de mensalidades nesse período também ficarão bloqueadas.
A opção de validar divergência verifica se existe alguma diferença entre os valores dos itens que compõem a mensalidade e seu valor de vencimento e impostos (caso retido), se o sistema identificar, serão relacionados em tela os títulos em questão.
Caso seja necessária a reabertura da competência, o sistema removerá todos os lançamentos relacionados à emissão desta competência.
Essa opção visa bloquear qualquer recebimento ou estorno de mensalidades da competência em questão, ou seja, caso o fechamento da competência ocorra e algum usuário tente realizar o recebimento de um título ou estorno, onde o recebimento ocorreu dentro da competência em questão, o sistema exibirá para o usuário a mensagem de competência fechada.
A opção de validar divergência tem por funcionalidade a verificação de mensalidades que possam estar sem parametrização contábil para realizar os lançamentos de baixa e verificação de valores quanto ao recebido da mensalidade e seus lançamentos de baixa, e, caso divergentes, o sistema apresenta essa relação de títulos.
- Para o fechamento de competência no contas médicas: Contas médicas > Configurações > Competências:
Essa opção permite o bloqueio da criação de novos lotes na competência após seu fechamento. O sistema avisará ao usuário que tentar criar um lote na competência contábil igual a competência fechada sobre o bloqueio.
Essa opção contabiliza toda a parte de eventos conhecidos da competência em questão, ou seja, realizará o o lançamento contábil de tudo o que for relacionado aos atendimentos realizados no período, gerando os lançamentos de despesas, glosas, coparticipação a cobrar e taxa administrativa por exemplo.
Ao clicar em fechar, o sistema fará validações de lotes em aberto na competência e lotes que não constam como contabilizados, assim, caso exista alguma situação, esses lotes serão relacionados em tela para análise do usuário.
Prosseguindo com o fechamento, será exibida a mensagem para que o usuário contabilize todos os lotes na competência. Se escolhida a opção para recontabilização, o sistema irá buscar todos os lotes da competência em questão, excluirá seus registros contábeis referentes a eventos conhecidos e então fará novamente esses lançamentos.
Após o fechamento ser finalizado, se qualquer usuário tentar realizar alguma alteração que envolva o lançamento contábil desses lotes, o sistema retornará em tela a mensagem de competência fechada.
Essa opção realiza o processamento do detalhamento do SIP em cada conta da competência, ou seja, indicando o tipo de cada conta médica da competência para o SIP, sendo eles:
A. Consultas medicas;
B. Outros atendimentos ambulatoriais;
C. Exames;
D. Terapias e;
H. Demais despesas médico hospitalares;
E. Internações;
F. Causas selecionadas de internação.
Essa opção é habilitada quando acessamos a tela pelo módulo estrutural, sendo sua finalidade realizar a contabilização de todo o recebimento das mensalidades da competência em questão, ou seja, será removida (caso exista a contabilização gerada) e será realizada a contabilização de todos os lançamentos referentes a baixa das mensalidades.
Após realizar o fechamento, os lançamentos serão concluídos e o sistema bloqueará qualquer usuário que tente alterar alguma informação contábil referente a essas mensalidades, exibindo mensagem em tela informando o seu fechamento.
Essa opção é habilitada quando se acessa a tela pelo módulo estrutural. Seu objetivo é realizar a repopulação da composição das mensalidades, mas apenas onde houver mudanças de dados que impactam na contabilização.
Por exemplo: a alteração da natureza de contrato que, quando geramos a mensalidade, grava o que está cadastrado no contrato do beneficiário. Porém, se necessário alterar, o sistema continua buscando a conta contábil da natureza jurídica do momento da geração do título e não a atual cadastrada. Essa opção seria utilizada para essas alterações de parametrizações que impactam no contábil, sendo assim, o sistema identificaria que o que temos gravado e contabilizado e, estando divergente da parametrização atual, atualizará esses dados, para que a contabilização ocorra conforme o cadastro atual.
Outro exemplo sobre o impacto dessas alterações sensíveis à contabilização é a leitura do A100 para cooperativas. No momento da geração do título existe uma data de habitualidade e, após a leitura do A100, antes do fechamento, se essa data for alterada, o sistema crítica algumas faltas de parametrizações. Esta funcionalidade, portanto, sana esse problema.
Essa opção é habilitada quando se acessa a tela pelo módulo contas médicas e sua função é contabilizar toda a parte de eventos conhecidos da determinada competência e de lotes de reembolso, ou seja, será refeito o lançamento contábil de tudo que for relacionado aos atendimentos realizados no período, gerando os lançamentos de despesas, glosas, coparticipação a cobrar e taxa administrativa, por exemplo, e reembolsos.
Essa opção é habilitada quando se acessa a tela pelo módulo contas médicas. Ela realiza a contabilização de toda a parte de coparticipação a cobrar e taxa administrativa da competência em questão, ou seja, será refeito o lançamento contábil de tudo o que for relacionado aos atendimentos realizados no período referente à coparticipação a cobrar e taxa administrativa. Apenas clientes que utilizam a forma de contabilização RN¹ 472 terão esse processo realizado.
Notas de Rodapé
RN¹ - Resolução normativa.
Atenção