Escrito por: G.S.
Fechamento de competência (Estrutural/Contas médicas)
Módulo para publicação: Inserir o módulo onde deverá ser publicado o manual
O que é?
- O fechamento da competência tem o objetivo de proteger as informações contábeis geradas no mês em questão para que não sofra alterações indesejadas. Refere-se às contabilizações de emissão de mensalidade, baixa de mensalidade e contabilização de provisão dos lotes, sejam de produção de prestadores ou de reembolso.
O fechamento das competências tem por sua finalidade mantermos os dados fidedignos tanto por parte contábil dos lançamentos que são gerados durante esse processo quanto dos dados cadastrais que dão origem a lançamentos, sendo eles, lotes de contas médicas e títulos do estrutural.
As competências do estrutural e do contas médicas compartilham a mesma tela, porém cada um realiza seu fechamento/recontabilização em seu determinado módulo. Além de realizarmos as travas que evitam alterações das mensalidades e dos lotes da competência em questão, temos outras opções dentro da tela de fechamento de competência onde podemos refazer todas as contabilizações seja emissão e baixa para as mensalidades e de provisão dos lotes, sendo lotes de reembolso, lotes da rede credenciada/cooperada e caso existir lotes oriundos do PTU.
Para o fechamento de competência no estrutural: Estrutural > Configurações > Competências:
Essa opção realiza a contabilização de toda emissão das mensalidades da competência em questão, ou seja, será removido (caso exista a contabilização gerada) e será realizada a contabilização de todos os lançamentos referentes aos contratos emitidos das mensalidades.
Após realizar o fechamento, os lançamentos serão feitos e o sistema bloqueará qualquer usuário caso tente alterar alguma informação contábil referente a essas mensalidades, exibindo mensagem em tela referente à competência em questão estar fechada. Também alterações em mensalidades e novas gerações de mensalidades nesse período ficarão bloqueadas.
A opção de validar divergência tem por funcionalidade a verificação se existe alguma divergência entre os valores dos itens que compõem a mensalidade e seu valor de vencimento e impostos (caso retido), se o sistema identificar essa divergência será relacionado em tela os títulos em questão.
Caso seja necessário a reabertura da competência, o sistema removerá todos os lançamentos relacionados a emissão da competência em questão.
Essa opção tem por funcionalidade bloquear qualquer recebimento ou estorno de mensalidades da competência em questão, ou seja, caso o fechamento da competência ocorra e algum usuário tente realizar o recebimento de um título ou estorno, onde o recebimento ocorreu dentro da competência em questão, o sistema exibirá para o usuário a mensagem de competência fechada.
A opção de validar divergência tem por funcionalidade a verificação de mensalidades onde possam estar sem parametrização contábil para realizar os lançamentos de baixa e verificação de valores quanto ao valor recebido da mensalidade e de seus lançamentos de baixa, onde caso divergentes o sistema apresenta essa relação de títulos.
Para o fechamento de competência no contas médicas: Contas médicas > Configurações > Competências:
Essa opção tem por funcionalidade o bloqueio da criação de novos lotes na competência em questão, após seu fechamento, o sistema exibirá mensagem ao usuário que tentar criar um lote com a competência contábil igual a competência fechada.
Essa opção tem por funcionalidade a contabilização de toda a parte de eventos conhecidos da competência em questão, ou seja, será realizado o lançamento contábil de tudo o que for relacionado aos atendimentos realizados no período, gerando os lançamentos de despesas, glosas, coparticipação a cobrar e taxa administrativa por exemplo.
Ao clicar em fechar, o sistema fará validações de lotes em aberto na competência e lotes que não constam como contabilizados, assim, caso existir alguma situação será relacionado em tela esses lotes para análise do usuário. Prosseguindo com o fechamento, será exibido a mensagem para que o usuário contabilize todos os lotes na competência, se escolhido a opção para recontabilização, o sistema irá buscar todos os lotes da competência em questão, excluirá seus registros contábeis referente a eventos conhecidos e então fará novamente esses lançamentos.
Após o fechamento ser finalizado, qualquer usuário que tentar realizar alguma alteração a nível de lançamento contábil desses lotes, o sistema retornará em tela a mensagem de competência fechada.
Essa opção tem por funcionalidade realizar o processamento do detalhamento do SIP em cada conta da competência, ou seja, indicando para cada conta médica da competência o seu tipo para o SIP, sendo eles:
A. Consultas medicas
B. Outros atendimentos ambulatoriais
C. Exames
D. Terapias e
H. Demais despesas médico hospitalares
E. Internações
F. Causas selecionadas de internação
Essa opção é habilitada quando se acessa a tela pelo módulo estrutural e tem por funcionalidade a contabilização de todo o recebimento das mensalidades da competência em questão, ou seja, será removido (caso exista a contabilização gerada) e será realizado a contabilização de todos os lançamentos referentes a baixa das mensalidades.
Após realizar o fechamento, os lançamentos serão feitos e o sistema bloqueará qualquer usuário caso tente alterar alguma informação contábil referente a essas mensalidades, exibindo mensagem em tela referente à competência em questão estar fechada.
Essa opção é habilitada quando se acessa a tela pelo módulo estrutural e tem por funcionalidade a repopulação da composição das mensalidades apenas onde houveram mudanças de dados que a impactam na contabilização.
Por exemplo: A alteração da natureza de contrato, onde quando geramos a mensalidade é gravado o que temos cadastrado no contrato do beneficiário em questão, porém caso seja necessário alterar, o sistema continuaria buscando a conta contábil da natureza jurídica do momento da geração do título e não a atual cadastrada. Essa opção seria utilizada para essas alterações de parametrizações que impactam no contábil, sendo assim, o sistema identificaria que o que temos gravado e contabilizado está divergente da parametrização atual e atualizará esses dados, para que a contabilização ocorra conforme o cadastro atual.
Outro exemplo onde é impactado essas alterações sensíveis a contabilização é na leitura do A100 para as cooperativas, onde é alterado a data de habitualidade do beneficiário, onde no momento da geração do título existe uma data de habitualidade e após a leitura do A100 e anterior ao fechamento, essa data foi alterada e o sistema critica algumas faltas de parametrizações, sendo assim, essa funcionalidade tem por objetivo sanar esse problema.
Essa opção é habilitada quando se acessa a tela pelo módulo contas médicas e tem por funcionalidade a contabilização de toda a parte de eventos conhecidos da competência em questão e de lotes de reembolso, ou seja, será refeito o lançamento contábil de tudo o que for relacionado aos atendimentos realizados no período, gerando os lançamentos de despesas, glosas, coparticipação a cobrar e taxa administrativa por exemplo e reembolsos.
Essa opção é habilitada quando se acessa a tela pelo módulo contas médicas e tem por funcionalidade a contabilização de toda a parte de coparticipação a cobrar e taxa administrativa da competência em questão, ou seja, será refeito o lançamento contábil de tudo o que for relacionado aos atendimentos realizados no período referentes a coparticipação a cobrar e taxa administrativa, onde apenas clientes que utilizam a forma de contabilização RN¹ 472 terão esse processo realizado.
Notas de Rodapé
RN¹ - Resolução normativa.
Atenção