Objetivo
Realizar a geração da depreciação patrimonial, bem como as contabilizações referentes aos processos patrimoniais.
Finalidade
Gerar a geração da depreciação e as contabilizações patrimoniais de "Depreciação", "Transferência de classificação patrimonial" e "Baixa patrimonial".
Operacionalização
Este processo é realizado no módulo "Patrimônio" através do caminho "Movimentação > "Geração de depreciação". Para a geração da depreciação, basta informarmos os campos "Data do lote" (costuma ser preenchido com o último dia do mês que desejamos realizar a depreciação, exemplo "31/08/2020") e "Número do lote" (geralmente esse número é um número fixo escolhido pela operadora, trata-se o número do lote contábil em que os processos de "Depreciação", "Transferência de classificação patrimonial" e "Baixa patrimonial" serão contabilizados).
Referências
Conferências Contábeis - Patrimônio x Contas contábeis
Conferência contábil - Aquisição patrimonial
Conferência Contábil - Depreciação Patrimonial
Conferência Patrimonial - Despesa por depreciação
Conferência contábil - Transferência de Classificação Patrimonial
Conferência Contábil - Baixa Patrimonial
Saldo da “Conta Patrimonial” (aquisição de bens):
Primeiramente, iremos abortar o processo de aquisição de bens. Em tal processo, será contabilizada a entrada do valor patrimonial na conta patrimonial atrelada a “Classificação patrimonial”. Sendo assim, a contabilização será o débito da conta de obrigação dos fornecedores 218 – “Fornecedores” e o crédito da conta patrimonial 133 – “Patrimônio” (processo de contabilização da provisão da nota fiscal).
Os saldos de entrada dos bens incluídos no sistema serão acumulados nas contas patrimoniais (133 - Patrimônio). Para a conferência da contabilização do saldo das contas patrimoniais, podemos utilizar o relatório de “Patrimônio Adquirido” utilizando o filtro de data de aquisição até a data que desejamos conferir o saldo.
Já o comparativo no contábil, pode ser feito através do “Balancete Analítico”. Tal relatório é extraído com a data utilizada na filtragem acima e com a conta patrimonial atrelada a classificação que iremos analisar, com esses filtros teremos na movimentação de “Débito” o valor da entrada dos bens (na provisão das notas é debitada a Conta Patrimonial e creditada a Conta de Obrigação do Fornecedor):
Caso o processo de depreciação utilize contas redutoras podemos ainda conferir o valor total acumulado na “Conta Patrimonial” com base na coluna “Valor do bem” do relatório “Relação das depreciações por período” e posteriormente comparando esse valor com o valor acumulado na “Conta Patrimonial” da Classificação Patrimonial no relatório “Razão Analítico” através do “Saldo Atual”. No relatório contábil, vale frisar a importância do filtro (flag) "Origem do lançamento" marcado como "11 - Inclusão de notas fiscais". Esta flag demonstrará o saldo patrimonial baseado nas entradas de notas fiscais da operadora. Caso existam mais lançamentos a débito na "Conta patrimonial", com flag diferente desta, é possível que o lançamento esteja errado:
Saldo da “Conta de Depreciação Acumulada” (depreciação):
Após a conferência das entradas de bens, é necessário conferirmos a contabilização da depreciação patrimonial. Este movimento é realizado quando gerado o processo de “Depreciação patrimonial”. Tal processo credita a “Conta de depreciação acumulada” e debita a conta de “Despesa por depreciação”. Alguns clientes costumam inserir na “Conta de Depreciação Acumulada” a própria “Conta patrimonial”, outros clientes, costumam jogar esses valores em contas redutoras dentro do próprio grupo “133 – Patrimônio”.
Trabalharemos com o segundo cenário pois é o mais comum. Para a conferência da depreciação, devemos extrair o relatório de depreciação por período (caminho: “Patrimônio > Relatórios > Relação das depreciações por período” com o filtro “Tipo do relatório” = “Sintético – CPC27”:
O valor depreciado deve ser contabilizado creditando o saldo da “Conta de depreciação acumulada” e debitando a conta de “Despesa por depreciação”. Como por hora nosso objetivo é conferir o valor contabilizado na depreciação acumulada, devemos conferir a coluna “Depreciação” do relatório de “Relação das depreciações por período” com o valor creditado no “Balancete Analítico”. Para a extração do “Balancete Analítico”, devemos utilizar os filtros de data e da conta contábil inicial e final com a “Conta de depreciação acumulada” que foi vinculada a “Classificação Patrimonial” que estamos conferindo:
Também podemos conferir o saldo da coluna “Depreciado” do relatório “Relação das depreciações por período” com o saldo acumulado (saldo final) da “Conta de depreciação acumulada” no relatório contábil “Razão analítico”. Para a extração deste relatório, é necessário informarmos como filtro “Período” com o mês fechado da conferência e a “Conta de depreciação acumulada”. É importante salientar a utilização do filtro "Origem do lançamento" marcado como "28 - Depreciação patrimonial". Se existirem lançamentos na "Conta de depreciação acumulada" com flag diferente dessa é provável que o lançamento esteja incorreto:
Saldo da “Conta de Despesa por Depreciação” (depreciação):
O saldo da “Conta de despesa por depreciação” não é conciliado na contabilidade, pois uma vez conferido e conciliado o saldo da “Conta de depreciação acumulada”, os lançamentos que caem como débito na “Conta de despesa por depreciação” são conciliados em conjunto a “Conta de Depreciação acumulada”. A conta de despesa por depreciação pode geralmente é atrelada a um setor através da configuração “Depreciação por setor”. No entanto, também pode ser configurada por departamento através do menu “Depreciação por departamento”, caso não configurada em nenhuma das anteriores, a contabilização da despesa por depreciação será realizada na conta “Despesa por depreciação” pelo menu “Classificação Patrimonial”. A configuração da conta de “Despesa por depreciação” seguirá a hierarquia mencionada (por setor, por departamento e classificação patrimonial).
Saldo da "Conta de baixa"(baixa patrimonial):
A baixa patrimonial pode ocorrer em dois cenários: baixa comum (totalmente depreciado, quebra, sucateamento, roubo) e por venda. Para efetuarmos as baixas patrimoniais, é necessário que tenhamos criadas as configurações patrimoniais de baixa (realizadas na contabilidade). Nelas definimos as contas contábeis que estarão atreladas aos "Motivos de baixa patrimonial". Dentro desta configuração, além da "Conta de despesa de baixa patrimonial", podemos indicar também as contas contábeis de resultado "Conta de receita na venda" e "Conta de perda na venda". Essas duas últimas contas costumam ser utilizadas caso o bem seja vendido e a diferença entre o saldo a ser depreciado deste bem e o valor da venda seja diferente de zero. Isto é, se eu tenho um patrimônio com a "Classificação patrimonial" sinalizada como "Veículos" e decido vender esse bem, no processo de baixa patrimonial utilizarei a forma de baixa "Venda" (denominada pela operadora) e posso contabilizar o saldo dessa venda. Por exemplo, se o veículo possui um saldo a depreciar de R$ 10.000,00 e efetuo a venda do mesmo por R$ 12.000,00, terei contabilizado na "Conta de receita na venda" o valor de R$ 2.000,00 (diferença entre o saldo a depreciar e o valor de venda). No entanto, se efetuar a venda de um bem com as mesmas características e mesmo saldo a depreciar por R$ 9.000,00, teremos contabilizados na "Conta de perda na venda" o saldo de R$ 1.000,00. Essa contabilização se dá da seguinte maneira: Credita a "Conta patrimonial" e debita a "Conta de receita na venda" ou a "Conta de perda na venda", conforme o saldo mencionado.
Veja abaixo a tela em que são configuradas as contas contábeis dos "Motivos de baixa patrimonial":
Para baixas comuns, o sistema compreenderá a baixa e fará uma ou duas contabilizações. A primeira contabilização será realizada debitando a "Conta de depreciação acumulada" e creditando a "Conta patrimonial", esta contabilização zera o saldo da "Conta patrimonial", e, caso o bem já tenha sido completamente depreciado, zerará também o saldo da "Conta de depreciação acumulada". A segunda contabilização, caso o bem ainda possua saldo a depreciar irá debitar a "Conta de despesa de baixa patrimonial" e creditar a "Conta de depreciação acumulada".
Se o motivo de baixa for venda, o sistema também fará dois lançamentos: O primeiro será debitando "Conta de depreciação acumulada" e creditando "Conta patrimonial". Já o segundo, caso o valor da venda seja um prejuízo (venda - saldo a depreciar < 0) será efetuado um lançamento creditando a "Conta de depreciação acumulada" e debitando a conta de "Perda na venda" este contra a conta de receita ou de despesa configurada nos "Motivos de baixa patrimonial". Em contrapartida, para o segundo lançamento, se o valor de venda for um lucro (valor de venda - saldo a depreciar > 0) será debitada a "Conta de depreciação acumulada" e creditada a "Conta de receita na venda".
Inicialmente, devemos no módulo patrimônio extrair uma listagem dos bens que foram baixados. Para isso, utilizamos o relatório de "Patrimônio baixado" (com a extração desse relatório, poderemos identificar os patrimônios baixados e analisarmos a contabilização deles na contabilidade):
Antes de avançarmos para a contabilidade, é necessário verificarmos se o item em questão possui valor a depreciar, para esta análise, utilizaremos o relatório de "Depreciação por período" e filtraremos o mesmo utilizando o número da plaqueta do bem em questão e com o período do mês anterior (uma vez que desejamos descobrir o saldo a depreciar e através dele identificarmos se haverá segundo lançamento ou não):
A seguir o exemplo de contabilização de baixa patrimonial por "baixa comum" (totalmente depreciado, quebra, sucateamento, roubo) onde é realizado o primeiro lançamento debitando o saldo da "Conta de depreciação acumulada" e creditando o saldo da "Conta patrimonial". Já o segundo lançamento somente será realizado caso o bem ainda possua saldo a depreciar. Se houver, credita-se o saldo na "Conta de depreciação acumulada" e debita-se a "Conta de despesa por baixa patrimonial" (tal lançamento é realizado para que seja zerado o saldo da "Conta de depreciação acumulada" e lançado o saldo para despesa uma vez que o bem não foi totalmente depreciado). Utilizaremos o relatório de "Consulta de lançamentos contábeis", filtrando por período (mês que estamos conferindo), coluna "Histórico" contendo "BAIXA DO PATRIMÔNIO" e flag (Origem do lançamento) "28 - Depreciação patrimonial", pois a baixa é contabilizada junto com a depreciação:
Ao analisarmos a contabilização acima, veremos que o segundo lançamento não fecha com o relatório de "Depreciação por período", isso ocorre porque, o bem foi baixado apenas no dia 28/05, com isso, houve depreciação do dia 01/05 aé o dia 28/05, quando ele é finalmente baixado. O valor de depreciação, estará junto a pesquisa que fizemos acima, no entanto, para encontra-lo com mais facilidade, podemos ordenar a pesquisa pela coluna "Documento Orig." e somando o valor de R$ 10,74 com R$ 1,17 teremos o valor apurado a depreciar, conforme relatório de depreciação por período extraído no período anterior R$ (11,91):
É necessário lembrar que o processo de baixa, costuma ser validado junto com a depreciação, pois o saldo da "Classificação patrimonial", bem como o saldo da "Conta Patrimonial" serão atualizados e devem fechar um com o outro no final do período. Para esta conferência é necessário extrair o relatório "Relação das depreciações por período" com os filtros "Período", "Tipo do relatório" e "Considerar baixas no período" (desmarcado):
Será então comparada a coluna "Valor do bem" com a coluna "Saldo Atual", do relatório "Razão Analítico", vale atentar-se aos filtros que devem estar sinalizados onde "Período" é o período de conferência, "Conta inicial" e "Conta final" deve ser selecionada a "Conta patrimonial" da classificação em questão e por fim, "Origem do lançamento" deve estar sinalizada como "28 - Depreciação patrimonial":
Por fim, se motivo da baixa fosse venda, teríamos este mesmo sistema de contabilização. No entanto, a segunda contabilização teria o valor da "Conta de depreciação acumulada" contabilizado contra uma conta contábil de receita, ou uma conta contábil de despesa, conforme mencionado acima.
Transferência de "Classificação Patrimonial":
A transferência de classificação patrimonial é realizada quando precisamos reclassificar um item patrimonial, seja por erro no momento da inclusão ou por exemplo ser transferido de uma classificação da operadora para uma classificação do hospital, o que geralmente, além da classificação trocará o enquadramento contábil deste bem (uma vez que a nova classificação costuma ter outro grupo contábil). É importante salientar que ao efetuar uma transferência de classificação patrimonial, não será simplesmente trocada a classificação do bem em questão, mas todo o seu saldo depreciado, além do valor de aquisição do bem será transferido da "Conta patrimonial" atrelada a antiga Classificação para a "Conta patrimonial" da nova classificação e da "Conta de depreciação acumulada" atrelada a antiga classificação para a "Conta de depreciação acumulada da nova classificação". Este processo, assim como os demais que envolvem contabilização patrimonial é realizado apenas quando geramos a depreciação do período ao qual a transferência foi executada.
Para a conferência da "Transferência de classificação patrimonial", podemos utilizar o relatório de "Relação de transferências de classificação" disposto no módulo "Patrimônio", em seguida, após a consulta das transferências de classificações devemos utilizar o relatório de "Consulta de lançamentos contábeis" Dentro do relatório "Razão analítico", é importante mencionarmos ainda a necessidade da utilização do filtro "Origem da movimentação" marcado com a flag "29 - Transferência de classificação patrimonial", pois os lançamentos de "Transferência de classificação patrimonial" sempre contêm esta flag. Caso existam lançamentos com essa flag em contas contábeis não patrimoniais, possivelmente os lançamentos estão errados. Iniciaremos então identificando as transferências no período com o relatório de "Relação de transferências de classificação":
Após identificarmos a transferência em questão, devemos extrair o relatório de "Consulta de lançamentos contábeis" (Contabilidade) a fim de nos certificarmos que o saldo da classificação antiga do bem foi transferido para a nova classificação:
Observe que no lançamento acima além do lançamento transferindo o saldo de aquisição do bem é realizado também um lançamento com o saldo já depreciado até o momento da transferência. Dados os dois lançamentos, o saldo do bem em questão deve fechar com o saldo da Classificação Patrimonial. Por fim, podemos conferir os saldos após a transferência do bem, cruzando o "Relatório de depreciação por período" (sugestão: filtrar apenas as classificações que sofreram alteração) com o "Balancete contábil".
Relação das depreciações por período:
Balancete analítico:
Por fim, se desejado, pode-se ainda conferir a contabilização da transferência dentro do cadastro do próprio patrimônio. Através do botão direito do mouse "Demonstrativo de depreciação do item" na aba "Lanc. contábil transf. de classificação":
Exceções (possíveis diferenças nos lançamentos contábeis):
Quando houver diferenças, sugerimos que busca seja iniciada, por lançamentos nas contas patrimoniais (grupo 133) com flags diferentes de '11 - Inclusão de nota fiscal", "28 - Depreciação patrimonial" e "29 - Transferência de classificação". Lançamentos oriundos de flags distintas das mencionadas provavelmente foram feitos equivocadamente nas contas patrimoniais e certamente trarão diferenças no momento da conciliação patrimonial.
Por fim, sugerimos ainda que o fluxo de conferência patrimonial ocorra conforme indicado pela Solus ao longo do documento.