Objetivo

               Por meio de um fluxo sugerido pela Solus, efetuar a conferência das contabilizações provenientes dos processos de estoque (entradas e saídas de produtos).

Operacionalização

               Contabilização de entrada (Notas fiscais de fornecedor):

                A contabilização de entrada do estoque (aquisição de produtos por entrada de notas fiscais) é conciliada através da conciliação da conta de obrigação do fornecedor (grupo 218). Entretanto, é possível ainda conferir se a movimentação de estoque está de acordo com o que foi contabilizado.

                Para as conferências de estoque utilizamos o relatório de estoque “Razão mensal por classe”, onde são demonstradas todas as movimentações de produtos ocorridas no mês que desejamos conferir. Sendo que este relatório pode ser extraído de maneira “Sintética” (utilizada para conferência com o contábil), de maneira “Analítica” onde são exibidos todos os itens movimentados ou ainda por ”Setor” de modo que as movimentações de estoque ficam agrupadas nos setores que tiverem itens movimentados.

                Como a conferência que desejamos é contábil, devemos extrair o relatório de maneira “Sintética”, pois assim, podemos conferir os valores de entrada dos grupos de produtos com suas respectivas contas contábeis, conforme configuração contábil realizada para o grupo. Para a extração do relatório “Razão mensal por classe”, vamos informar o período que desejamos conferir (exemplo “02/2020”) e posteriormente clicar no botão “Executa pesquisa” (“Raio”):

                Já na contabilidade, podemos utilizar para conferência o “Balancete Analítico” utilizando os filtros “Conta Inicial” e “Conta final” com a “Conta contábil do estoque (Ativo)” (informada na configuração da “Classe de produtos (Ativo)), além do filtro “Referência”  com o período que desejamos conferir (exemplo “02/2020”). Neste relatório, teremos os saldos movimentados no mês e devemos cruzar a informação da coluna “Debito”:

                Temos ainda a opção de utilizar “Razão analítico” inserindo os filtros de “Conta Inicial” e “Conta final” com a “Conta contábil do estoque (Ativo)” (informada na configuração da “Classe de produtos (Ativo)), o filtro “Período” que deve ser preenchido com a data inicial e final do período que desejamos conferir (Exemplo: “01/02/2020” “Até” “29/02/2020”). Por fim, utilizamos o filtro “Período” marcado como “11 : Inclusão de nota fiscal”, pois é esta a flag dos lançamentos contábeis de entrada de produtos (qualquer lançamento a débito na “Conta contábil do estoque (ativo)” que não tenha essa flag pode estar errado). Neste relatório podemos conferir a soma da coluna “Vlr. Débito” no período com a coluna “Valor Entrada” no relatório “Razão mensal por classe”:

                Conferência da contabilização do consumo(Requisição de material por setor):

                A contabilização do consumo do estoque baseia-se nas movimentações de saída realizadas pelas “Requisições de materiais por setor”. Esta contabilização não é efetuada de maneira Online (ao Consolidar uma requisição), elas são geradas apenas quando o estoque é fechado por meio do processo de “Fechamento mensal do estoque”. Neste processo, são contabilizadas as movimentações do estoque (exceto entrada que é contabilizada na entrada da nota fiscal).

                Para conferir a contabilização dessas movimentações, utilizaremos o relatório de estoque “Razão mensal por classe” e os relatórios contábeis “Balancete Analítico” e “Razão Analítico”. Cruzaremos os saldos do “Grupo de produtos” por meio das colunas “Valor Saída” e “Saldo final” (relatório “Razão mensal por classe”) com as colunas “Crédito” e “Saldo atual” da “Conta contábil de consumo (Ativo)” (relatório “Balancete Analítico”) ou a coluna “Valor saída” do “Razão mensal por classe” com as movimentações de “Crédito” do “Razão Analítico”. Lembrando que a “Conta contábil de consumo (ativo)” é atrelada nas configurações de estoque na contabilidade.

                Iniciaremos então, extraindo o “Razão mensal por classe”, utilizando a aba “Sintético”, e como filtro utilizaremos o mês que desejamos conferir (exemplo “02/2020”):                

                Para a conferência do valor acima com o relatório “Balancete analítico”, devemos extrair o balancete com os filtros “Conta Inicial” e “Conta final” com a “Conta contábil de consumo (ativo)” e com o filtro “Referência” informado de acordo com o mês que desejamos conferir (exemplo “02/2020”). Utilizaremos para a conferência as colunas “Credito” e “Saldo Atual” que devem ser conferidas com as colunas “Valor saída” e “Saldo Final” respectivamente (relatório “Razão mensal por classe”):

                Já o relatório "Razão analítico", deve ser extraído com os filtros “Período”, “Conta inicial”, “Conta final” e “Origem do lançamento” preenchidos. Em “Período” devemos informar o intervalo que desejamos conferir (exemplo “01/02/2020” até “29/02/2020”). Nos filtros “Conta Inicial” e “Conta final” deve ser informada a “Conta contábil de consumo (ativo)” que está vinculada ao “Grupo de produtos” que estamos conferindo. Por fim, devemos utilizar o filtro “Origem do lançamento” marcado como “25 : Estoque” para nos certificar que serão exibidos apenas lançamentos do estoque (se houver lançamentos nessa conta com flag diferente dessa é provável que os lançamentos estejam errados). Para a conferência deve ser considerado a soma da coluna “Vlr. Crédito” e cruzado esse valor com a coluna “Valor Saída” do relatório “Razão mensal por classe”:

                É válido e necessário lembrar que a contabilização das contas “Conta de consumo (Conta de despesa)” e “Conta de perda (conta de despesa)” já são conciliadas com as contas “Conta contábil de consumo (ativo)” e “Conta contábil de estoque (ativo)”, respectivamente.

               Contabilização de devolução.

                A contabilização da devolução pode ser realizada em dois cenários, sendo o primeiro quando é devolvido um produto para o fornecedor e o segundo quando é devolvido um produto de um setor para um centro estocador.

                Quando devolvido um produto da operadora para um setor, o sistema contabiliza debitando a “Conta de obrigação do fornecedor” (grupo 218) e creditando a “Conta contábil de estoque (ativo)”. Sendo que a conciliação desse modelo é realizada na conta contábil do fornecedor.

                Já quando é devolvido um produto de um setor para outro, o sistema contabilizará creditando a “Conta de consumo (conta de despesa)” do grupo/setor/departamento que está devolvendo o item e debitando a “Conta contábil de consumo (ativo)”. Essa contabilização, é conciliada com a conta de consumo. No entanto, caso o operador deseje visualizar as contabilizações dessa natureza, poderá fazê-lo no relatório de “Consulta de lançamentos contábeis”, informando o filtro “Origem do lançamento” como “25 : Origem do lançamento” e o filtro “Histórico” contendo “DEVOLUCAO -”. No exemplo abaixo, temos a devolução de um item que havia sido enviado para a “Rede Própria” (grupo 7 na contabilidade) para o setor de estoque (grupo 1271).

              Contabilização de “Ajustes” e “Inventário”:

                A contabilização de ajustes pode ocorrer em dois cenários. Ajustes para aumento de saldo (entradas de produtos) e ajuste para redução de saldo (saídas de produtos). As contas de ajuste são configuradas nas “Contas básicas” dentro da contabilidade. Lá são informadas as contas “Ajuste de estoque - Entrada” e “Ajuste de estoque - Saída”

                Ao efetuar um ajuste de entrada, ou seja, quando no momento do ajuste ou inventário o saldo novo for maior que o saldo existente no sistema, será realizado um ajuste de entrada e a diferença entre esses saldos será contabilizada debitando a “Conta contábil de estoque (ativo)” e debitando a conta “Ajuste de estoque - Entrada”. 

                Por outro lado, quando é efetuado um ajuste de saída, ou seja, quando no momento do ajuste ou inventário o saldo novo for menor que o saldo existente no sistema, será realizado um “Ajuste de saída” e a diferença entre esses saldos será contabilizada, creditando a “Conta contábil de estoque (ativo)” e creditando a conta “Ajuste de estoque - Saída”.

                Os ajustes, são conferidos junto com as entradas e saídas do estoque. Portanto é realizado no “Razão mensal por classe” conferindo o saldo deste, com o saldo da “Conta contábil de estoque (ativo)” que foi vinculada ao grupo do produto que teve o saldo ajustado e pode ser cruzado com o contábil através do relatório “Balancete analítico”, informando a “Referência” com o mês a ser conferido e os filtros “Conta Inicial” e “Conta final” com a “Conta contábil de estoque (ativo)”.

                Caso o operador deseje visualizar as possíveis contabilizações de “Ajustes”, pode fazê-lo através da “Consulta de lançamentos contábeis” filtrando o “Período” com o período que estamos conferindo (exemplo “01/02/2020” até “29/02/2020”), o “Histórico” “Contendo” “AJUSTE DE ” e o filtro “Origem do lançamento” sinalizado como “25 : Estoque”.

              Contabilização “Outras entradas”:

                A contabilização de outras entradas é efetuada quando realizamos a entrada de produtos por meio da tela “Outras entradas”. Para que esta contabilização seja realizada, é necessário configurarmos a conta contábil de “Outras entradas”, dentro das “Contas básicas”, aba “Estoque”.

                As “Outras entradas” serão contabilizadas debitando a “Conta de contábil de estoque (ativo)” e creditando a conta “Outras entradas”. Vale ressaltar que essa contabilização é conferida com a movimentação de “Entrada” através do relatório “Razão mensal por classe” cruzando com o saldo da “Conta contábil de estoque (ativo)” vinculada ao grupo de produto que estamos verificando (geralmente utilizando o “Balancete analítico”, conforme conferência do saldo de entrada).

                Caso o operador deseje visualizar as possíveis contabilizações de “Outras entradas”, pode fazê-lo através da “Consulta de lançamentos contábeis” filtrando o “Período” com o intervalo que estamos conferindo (exemplo “01/02/2020” até “29/02/2020”), o “Histórico” “Contendo” “OUTRAS ENTRADAS -” e o filtro “Origem do lançamento” sinalizado como “25 : Estoque”.

              Contabilização “Perda”:

                A contabilização de “Perda” é efetuada quando cria-se uma “Perda” através do processo de “Saída por perdas” (nas movimentações dos módulos estoque ou almoxarifado). Para que esta contabilização seja realizada, é necessário configurarmos a conta contábil de “Perda”, dentro das “Contas básicas”, na aba “Estoque”.

                As “Perdas” serão contabilizadas debitando a  conta contábil de “Perda” e creditando a “Conta contábil de estoque (ativo)”. Vale ressaltar que essa contabilização é conferida na movimentação de “Saída” através do relatório “Razão mensal por classe” cruzando com o saldo da “Conta contábil de estoque (ativo)” vinculada ao grupo de produto que estamos verificando (geralmente utilizando o “Balancete analítico”, conforme conferência do saldo de saída).

                Caso o operador deseje visualizar as possíveis contabilizações de “Perda”, pode fazê-lo através da “Consulta de lançamentos contábeis”, filtrando o “Período” com o intervalo que estamos conferindo (exemplo “01/02/2020” até “29/02/2020”), o “Histórico” “Contendo” “PERDA, DANIFICADO -” e o filtro “Origem do lançamento” sinalizado como “25 : Estoque”.

              Contabilização de “Empréstimo:

                A contabilização de “Empréstimo” é efetuada quando realiza-se um “Empréstimo” ou por meio dos processos de “Empréstimo” no menu de “Movimentações” nos módulos “Estoque” ou “Almoxarifado”. Para que esta contabilização seja realizada, é necessário que as contas contábeis de “Empréstimos de terceiros” e “Empréstimo para terceiros” estejam preenchidas na contabilidade, dentro das “Contas básicas” na aba estoque.

                Se a movimentação em questão for “Entrada por empréstimo” o processo será contabilizado debitando a “Conta contábil de estoque (ativo)” e creditando a conta contábil de “Empréstimo de terceiros”. Contudo, se a movimentação for “Saída por empréstimo”, será debitada a conta contábil de “Empréstimo para terceiros” e creditada a “Conta contábil de estoque (ativo)”.

                Vale lembrar que movimentações de empréstimo são tidas como movimentações de estoque. Portanto, para sua conferência é utilizado o relatório “Razão mensal por classe” e conferido o saldo de “Entrada” ou “Saída” com o “Balancete analítico”, conferindo o saldo do “Grupo” do produto emprestado no “Razão mensal por classe” com o “Vlr. Crédito” (em saídas) e com o “Vlr. Débito” (em entradas) no “Balancete analítico” através dos filtros “Referência” (período a se conferir) e “Conta Inicial” e “Conta final” com a “Conta contábil de estoque (ativo)”.

                Por fim, caso o operador deseje visualizar as possíveis contabilizações de “Perda”, pode fazê-lo através da “Consulta de lançamentos contábeis”, filtrando o “Período” com o intervalo que estamos conferindo (exemplo “01/02/2020” até “29/02/2020”), o “Histórico” “Contendo” “SAIDA POR EMPRESTIMO -” ou “ENTRADA POR EMPRESTIMO -” e o filtro “Origem do lançamento” sinalizado como “25 : Estoque”.

              Contabilização de “Pagamento de empréstimo”:

                A contabilização do “Pagamento de empréstimo” é efetuada quando o processo de “Pagamento de empréstimo” no menu “Movimentação” no módulo “Estoque” ou no módulo “Patrimônio” é executado. ”. Para que esta contabilização seja realizada, é necessário que as contas contábeis de “Empréstimos de terceiros” e “Empréstimo para terceiros” estejam preenchidas na contabilidade, dentro das “Contas básicas” na aba “Estoque”.

                Se a movimentação em questão for “Entrada de pagamento de empréstimo” o processo será contabilizado debitando a “Conta contábil de estoque (ativo)” e creditando a conta contábil de “Empréstimo de terceiros”. Contudo, se a movimentação for “Saída de pagamento de empréstimo”, será debitada a conta contábil de “Empréstimo para terceiros” e creditada a “Conta contábil de estoque (ativo)”.

                Vale lembrar que operações de empréstimo são tidas como movimentações de estoque. Portanto, para sua conferência é utilizado o relatório “Razão mensal por classe” e conferido o saldo de “Entrada” ou “Saída” com o “Balancete analítico”, conferindo o saldo do “Grupo” do produto emprestado no “Razão mensal por classe” com o “Vlr. Crédito” (em saídas) e com o “Vlr. Débito” (em entradas) no “Balancete analítico” através dos filtros “Referência” (período a se conferir) e “Conta Inicial” e “Conta final” com a “Conta contábil de estoque (ativo)”.

                Por fim, caso o operador deseje visualizar as possíveis contabilizações de “Paramento de empréstimo”, pode fazê-lo através da “Consulta de lançamentos contábeis”, filtrando o “Período” com o intervalo que estamos conferindo (exemplo “01/02/2020” até “29/02/2020”), o “Histórico” “Contendo” “SAIDA PARA PAGAMENTO DE EMPRESTIMO -” ou “ENTRADA PAGAMENTO DE EMPRESTIMO -” e o filtro “Origem do lançamento” sinalizado como “25 : Estoque”.

              Contabilização de “Venda”:

                A contabilização de “Venda” para produtos de estoque é efetuada quando o processo de “Venda para funcionários”, no menu de “Movimentações”, dentro dos módulos “Estoque” ou “Almoxarifado” é executado. Para que esta contabilização seja  realizada, é necessário que a conta contábil de “Venda para funcionários” dentro das “Contas básicas” na contabilidade, na aba “Estoque” esteja preenchido.

                A movimentação em questão será contabilizada debitando a conta contábil de “Venda para funcionários” e creditando a “Conta contábil de estoque (ativo)”.

                Vale lembrar que operações de “Venda” são tidas como movimentações de saída do estoque. Portanto, para sua conferência é utilizado o relatório “Razão mensal por classe” e conferido o saldo de “Saída” com o “Balancete analítico”, conferindo o saldo do “Grupo” do produto emprestado no “Razão mensal por classe” com o “Vlr. Crédito” no “Balancete analítico” através dos filtros “Referência” (período a se conferir) e “Conta Inicial” e “Conta final” com a “Conta contábil de estoque (ativo)”.

                Por fim, caso o operador deseje visualizar as possíveis contabilizações de “Venda”, pode fazê-lo através da “Consulta de lançamentos contábeis”, filtrando o “Período” com o intervalo que estamos conferindo (exemplo “01/02/2020” até “29/02/2020”), o “Histórico” “Contendo” “VENDA” e o filtro “Origem do lançamento” sinalizado como “25 : Estoque”.

              Contabilização de “Transferência entre setor”:

                A contabilização de transferência é efetuada quando realizada o processo de “Transferências”, em “Movimentações” nos módulos “Almoxarifado” ou “Estoque”. É valido lembrar que diferente das “Requisições de materiais por setor”, a “Transferência” não dá saída no “Grupo do produto” no relatório “Razão mensal por classe”, aba “Sintético”. Ela apenas transfere o saldo entre setores. Para que essa contabilização seja realizada, é necessário que a “Conta contábil de estoque (ativo)” vinculada ao grupo de produtos esteja preenchida. Caso os setores tenham estabelecimento diferente e o sistema seja dividido por estabelecimento, é necessário ainda preencher a “Conta de transição para consumo em diferentes estabelecimentos”, em “Contas básicas” no módulo “Contabilidade”.

                Caso o lançamento seja efetuado para o mesmo estabelecimento ou o sistema não seja dividido por estabelecimento e a “Conta contábil de estoque (ativo)” do “Grupo” ou “Departamento” do setor de origem for a mesma “Conta contábil de estoque (ativo)” do setor de destino não será efetuada contabilização por se tratar da mesma conta (o que geraria uma movimentação nula).

                Se a “Conta contábil de estoque (ativo)” do “Grupo” ou “Departamento” do setor de origem for diferente da “Conta contábil de estoque (ativo)” do setor de destino e o estabelecimento for igual ou não houver divisão de estabelecimentos, a contabilização ocorrerá debitando a “Conta contábil de estoque (Ativo)” atrelada ao “Departamento” do setor de origem e debitará a “Conta contábil de estoque (ativo)” atrelada ao “Departamento” do setor de destino.

                No entanto, se a “Conta contábil de estoque (ativo)” do “Grupo” ou “Departamento” do setor de origem for diferente da “Conta contábil de estoque (ativo)” do setor de destino e o sistema for dividido por estabelecimento e os estabelecimentos dos setores forem diferentes serão realizados dois lançamentos contábeis para a transferência. Para o primeiro o sistema irá utilizar a “Conta de transição para consumo em diferentes estabelecimentos” debitando a “Conta contábil de estoque (ativo)” do “Departamento” do setor de origem e creditando a “Conta de transição para consumo em diferentes estabelecimentos”. Já o segundo lançamento debitará a “Conta de transição para consumo em diferentes estabelecimentos” e creditará a “Conta contábil de estoque (ativo)” do “Departamento” do setor de destino.

                As movimentações de transferência não devem alterar o saldo do grupo de produtos no relatório “Razão mensal por classe”. No entanto, caso desejado, o operador pode consultar os saldos dessas movimentações no “Balancete analítico”, onde o valor transferido será exibido como crédito na “Conta contábil de estoque (ativo)” vinculada ao “Grupo” do “Departamento” do setor de origem e debitada na “Conta contábil de estoque (ativo)” vinculada ao “Grupo” do “Departamento” do setor de destino.

                Por fim, caso o operador deseje visualizar as possíveis contabilizações de “Transferência”, pode fazê-lo através da “Consulta de lançamentos contábeis”, filtrando o “Período” com o intervalo que estamos conferindo (exemplo “01/02/2020” até “29/02/2020”), o “Histórico” “Contendo” “TRANSFERENCIA -” e o filtro “Origem do lançamento” sinalizado como “25 : Estoque”.

                Exceções (possíveis diferenças nos lançamentos contábeis):

                Quando houver diferenças nos saldos de entrada, sugerimos que busca seja iniciada, por lançamentos nas contas de estoque (ativo - 1271) com flags diferentes de '11 - Inclusão de nota fiscal" (apenas para entradas) e "25 - Estoque" (entradas e saídas). Lançamentos oriundos de flags distintas das mencionadas provavelmente foram feitos equivocadamente nas contas de estoque e certamente trarão diferenças no momento da conciliação patrimonial.

                Por fim, sugerimos ainda que o fluxo de conferência de estoque ocorra conforme indicado pela Solus ao longo do documento.