Em algumas ocasiões, pode ser necessário enviar comunicados ou cartas para os beneficiários que utilizam um plano de saúde. Nestas ocasiões, é importante que esta carta seja autêntica e mostre a cara da Operadora para passar ao cliente confiança. Neste manual, explicaremos o recurso de criação de modelos de cartas vinculadas.
Módulo Estrutural > Configurações > Parametrizações do sistema > Aba "Remessas de correspondências" > Sessão "Carta Vinculada" >Campo: "Banco de dados a ser utilizados em cartas vinculadas". Com
o recurso também é possível criar remessa de correspondência e enviá-la por e-mail ao invés de serem impressas.
este parâmetro, definimos se será utilizado banco de dados em forma de arquivo de extensão ".html" ou ".csv":
Image Added
Dica
title
HTML ou CSV?
A diferença entre estes dois tipos de arquivo, é que para utilizar o arquivo em CSV, o sistema precisará abrir o arquivo em .CSV com o programa do Microsoft Word. Neste caso, se a máquina não possuir o Word instalado, então a parametrização em CSV não funcionará, sendo necessário utilizar o parâmetro em tabela de HTML.
Nesta primeira parte, falaremos sobre a anatomia da tela do cadastro de cartas vinculadas, pois é importante que se tenha o conhecimento geral da aparência da tela e funcionamento. Posteriormente explicaremos como fazer para cadastrar e imprimir uma carta vinculada.
Painel
titleColor
White
titleBGColor
#013e61
title
Tela de Modelos de Cartas Vinculadas
Ao acessar o módulo Estrutural > Cadastros > Modelos de cartas / email > Modelos de cartas vinculadas é possível visualizar a tela onde ocorre o cadastro das cartas vinculadas:
Image Added
Na parte superior da tela, temos alguns botões e as abas de "Cadastro" e "Palavras-chave". Vamos descrever um pouco sobre cada um destes itens a seguir:
Expandir
title
Botões
Ícone
Nome
Descrição
Image Added
Incluir
Inicia o processo de inclusão de uma nova carta vinculada.
Image Added
Excluir
Exclui um registro de carta vinculada existente no sistema.
Image Added
Salvar
Salva qualquer alteração realizada em uma carta vinculada.
Image Added
Desfazer
Desfaz qualquer alteração realizada em uma carta vinculada.
Image Added
Sair
Fecha a tela de modelos de cartas vinculadas
Também é possível realizar uma pesquisa pelo nome da carta vinculada no campo em branco e clicar no botão: "Pesquisar" ( Image Added ) para buscar pela carta. Com isso, nesta mesma aba, serão apresentados os modelos que corresponderem com este nome.
Expandir
title
Aba Cadastro
Ao clicar nesta aba, a tela ficará da seguinte forma:
Image Added
Na seção "Identificação" é possível visualizar alguns campos que devem ser preenchidos para que o cadastro da carta vinculada seja realizado:
Image Added
Descrição: este é o nome da carta vinculada. Este nome será apresentado em outras partes do sistema quando for necessário referenciá-la;
Tipo de envio: define o tipo de envio da carta. Pode ser "Normal", "Urgente", "PAC", "Sedex". Este campo é utilizado para fins de relatório no sistema;
Situação: refere-se a situação da carta vinculada na base. Pode ser "Ativa" ou "Cancelada";
Nota
title
Situação Cancelada
Cartas vinculadas com a situação marcada como "Cancelada", não aparecerão para impressões ou envios por e-mail para os beneficiários.
Instrução AR: este campo é utilizado para a geração do AR na tela de remessa de correspondências. Quando este campo não estiver preenchido, o sistema utilizará a informação do campo "Descrição" como referência para emitir o AR.
Caixa "Carta de Proposta Comercial":esta opção, permite que a Operadora defina esta carta vinculada como uma carta de propostas comerciais para ser utilizada em prospecçõesno módulo "Comercial Novo".
Dica
title
Carta de Proposta Comercial
Ao marcar esta opção, a carta aparecerá na opção de impressão de documentos no módulo Comercial Novo > Cadastros > Pré-cadastro de contratos > Botão "Imprimir documentos" ou no módulo Estrutural > Cadastros > Cadastro de contratos > Botão "Imprimir documentos" na tela a seguir:
Image Added
Já na seção "Arquivo vinculado / anexo", selecionamos o arquivo e geramos o banco de dados:
Image Added
Botão
Descrição
Image Added
Permite que o operador selecione o arquivo da carta vinculada gerada previamente.
Image Added
Com este botão, o operador poderá abrir o arquivo de carta vinculada selecionado neste registro. Este botão somente ficará habilitado quando já foi selecionada uma carta.
Image Added
Após incluir todas as palavras-chave na carta, o operador deverá utilizar este botão para gerar o arquivo de banco de dados das palavras-chave. Este arquivo é essencial para que a carta carregue corretamente as informações necessárias.
Aviso
title
Botões de Arquivo vinculado
Estes botões, são utilizados no processo do cadastro da carta vinculada explicado mais a frente neste documento. Você pode acessar esta explicaçãoclicando aqui.
Âncora
Chaves
Chaves
Expandir
title
Aba "Palavras-chave"
Ao clicar nesta aba, será apresentada a seguinte tela:
Image Added
Nesta aba, realizamos a inclusão das palavras-chave que serão utilizadas na carta vinculada. Aqui, o operador poderá selecionar uma palavra-chave na caixa de seleção e clicar no botão "Incluir" (Image Added) para colocar esta chave no documento.
As chaves inclusas aparecerão na tabela da seguinte forma:
Image Added
Com o botão "Excluir" (Image Added), é possível remover uma das palavras-chave da tabela de palavras. Também é possível pesquisar uma palavra específica clicando no botão: "Pesquisar" (Image Added). Ao clicar neste botão será apresentada uma tela com todas as palavras-chave e com um campo para realizar a pesquisa:
Image Added
Âncora
CriaImp
CriaImp
Painel
titleColor
White
titleBGColor
#013e61
title
Criação e Impressão de uma Carta vinculada
Agora que já entendemos a tela em que é realizado o cadastro das cartas vinculadas, vamos prosseguir com o processo do cadastro, que envolve criarmos um documento em um editor de texto, vincular este documento no menu de carta vinculada, colocar as palavras-chave e então realizar a impressão.
Expandir
title
Criação do Documento
O primeiro passo é criar um modelo de carta utilizando um editor de texto.
Dica
title
Editores de Texto
Os editores de texto são aqueles softwares que o usuário possui na máquina para realizar criação de documentos. Por exemplo, Microsoft Word, WPS Office ou até mesmo o Bloco de Notas que vem por padrão em um computador são considerados editores de texto.
Neste exemplo, apresentaremos uma carta no editor WPS. É importante frisar que o editor de texto é de escolha da Operadora que utilizará o recurso. Sendo assim, vamos fazer uma carta bem simples.
Através do caminhoEstrutural > Cadastros-> Modelos de cartas-
Primeiro, abrimos o aplicativo do WPS:
Image Added
No aplicativo, criaremos um novo documento. Para isso, selecionamos "Novo" à esquerda e depois "Documento" > "Em branco":
Image Added
Image Added
Com isso, poderemos criar o documento normalmente. No exemplo, colocamos apenas algumas informações:
Image Added
A princípio, a carta terá esta aparência e posteriormente, colocaremos palavras-chave para serem substituídas com informações do sistema.
Expandir
title
Vincular Documento ao Cadastro da Carta
Depois de criarmos o documento, devemos acessar o módulo Estrutural > Cadastros > Modelos de cartas / email > Modelos de cartas vinculadas
Na
para abrir a tela de modelos de cartas vinculadas,
crie um novo modelo de carta.
Image Removed
Através do ícone localizar arquivo o operador irá localizar o modelo da carta criada, selecione e clique em abrir para que o mesmo seja vinculado no arquivo.
Próximo passo será selecionar as palavras chaves ( banco de dados) que serão utilizadas na carta e clique no ícone para incluí-las na grid "Palavras chaves utilizadas".
Image Removed
Image Removed
Após inserir as palavras chaves, o operador deverá clicar em " Gerar Banco de Dados"
ao clicar no botão "Incluir" (Image Added), iniciamos o processo de cadastro e o sistema automaticamente trocará para a aba "Cadastro":
Image Added
Após o preenchimento das informações na seção "Identificação", precisaremos vincular o documento que criamos anteriormente a este cadastro, para possibilitar a geração das palavras-chave.
Através do botão "Localizar arquivo", devemos localizar o arquivo criado previamente:
Image Added
Image Added
Aviso
title
Erro no documento
Caso o documento esteja aberto ou em edição em outra janela, o sistema acusará erro e não será possível vincular o arquivo. Lembre-se de fechar o editor de texto que o arquivo estiver aberto para não ocorrerem problemas ao realizar o vínculo do documento com o cadastro.
Após selecionar a carta corretamente, o sistema mostrará um ícone do documento, o tamanho e a extensão do arquivo, como pode ser visualizado a seguir:
Image Added
O próximo passo será selecionar as palavras-chave que serão utilizadas na carta. Conforme explicadoanteriormente na aba "Palavras-chave", devemos apenas pesquisar uma palavra que queremos e clicar no botão "Incluir" (Image Added).
Image Added
Caso exista uma palavra-chave específica que esteja procurando, é possível utilizar o botão "Pesquisar" (Image Added) para encontrá-la. Caso tenha colocado uma palavra errada ou precise apagar a palavra de uma carta já cadastrada, utilize o botão "Excluir" (Image Added).
Dica
title
Palavras-Chave Editáveis
Algumas palavras-chave são editáveis para trazer uma informação específica. No exemplo acima temos a palavra "LISTA ULTIMAS X MENSALIDADES ( SEM COPART E SEM ADITIVO ) DETALHADO POR FAMILIA". Esta informação trará os valores detalhados de mensalidade de toda a família nos últimos meses.
Note que no meio da palavra-chave, temos um "X" que deve ser preenchido com um valor numérico. Por exemplo:
Image Added
Neste caso, substituímos o "X" por "5". Quando o sistema identificar a palavra-chave, ele trará as últimas 5 mensalidades da família, detalhada por beneficiário que a compõe. Existem diversas palavras com este tipo de informação.
Ao terminar de inserir as palavras-chaves necessárias, clicaremos no botão: "Gerar Banco de dados" (Image Added) para gerar o arquivo "BancoDeCartas" na pasta "C:\SOLUS".
Image Added
Image Removed
No ícone
Image Added
Depois de gerarmos o banco de dados, precisamos colocar dentro do documento, as palavras-chave. É necessário abrirmos o documento com o botão: "Abrir / Editar
, irá abrir o modelo de carta criado. No menu Correspondência e no ícone Selecionar Destinatários, selecionar a opção Usar Lista Existente e abrir
" (Image Added), onde o sistema abrirá uma cópia do arquivo original para editarmos o documento:
Image Added
Perceba que o nome do arquivo já não é mais o mesmo também uma vez que foi feita uma cópia do original (o nome anterior era "Teste modelo de carta vinculada"):
Image Added
Para adicionar as palavras-chave ao documento, vamos no menu "Referências" e clicamos no ícone "Mala Direta".
Image Added
Após isso, clicamos no botão "Abrir Fonte de Dados". O editor de texto irá abrir uma tela para selecionarmos um arquivo. Com isso, selecionamos o arquivo "BancoDeCartas" do banco de dados gerado pelo módulo na pasta C:/Solus
o arquivo BancoDeCartas que foi gerado no passo acima descrito.
Image Removed
Image Removed
Ainda dentro da edição da carta, e no menu “Correspondências”, posicione o mouse no local que deseja inserir a informação e depois acesse o submenu “Inserir Campo de Mesclagem” e clique sobre a palavra-chave (banco de dados) que deve ser incluída.
Image Removed
:
Image Added
Image Added
Assim, o botão "Inserir Campo" no editor de texto ficará habilitado e poderemos clicar nele:
Image Added
Image Added
Basta clicar na palavra-chave desejada e então clicar em "Inserir". Com isso, a palavra é inserida no documento na posição em que o cursor estava no texto. Na imagem a seguir, temos um exemplo do documento final criado:
Image Added
Lembre-se de salvar o arquivo e então fechá-lo:
Image Added
Voltando ao módulo, lembre-se de salvar o cadastro da carta vinculada com o botão: "Salvar" (Image Added), finalizando assim o cadastro da carta vinculada. Agora ela está pronta para ser utilizada.
Expandir
title
Impressão da Carta Vinculada
Utilizamos como exemplo para impressão da carta o caminho
Agora que temos a carta vinculada, podemos utilizá-la. Em diversos locais do sistema, poderemos enviar uma carta vinculada para um beneficiário. Mas para termos um exemplo lúdico da utilização, utilizaremos aremessa de correspondências.
Acessando o módulo Estrutural > Movimentação > Remessas de Correspondências
Faça a impressão das cartas e clique em Sim na mensagem que o sistema irá emitir.
Image Removed
Será aberto o modelo da carta criada com as respectivas palavras chaves (banco de dados), onde, através do menu Correspondências, no ícone Concluir e Mesclar, ao selecionar a opção “Editar Documentos Individuais...”
Image Removed
Será mostrado a caixa de “Mesclagem para novo documento”, onde deve-se selecionar quais registros deverão ser editados (permite editar o texto da carta) e mostra os dados trazidos do banco de dados.
Image Removed
Image Removed
Na opção “Imprimir Documentos...”, fará a impressão da carta para todos beneficiários constantes da remessa de correspondência. Depois da caixa com a mensagem “Mesclagem para novo documento” é trazida a tela de impressão.
Image Removed
Image Removed
Para utilizar a opção “Enviar E-mails”, no cadastro da carta vinculada terá que ter a palavra-chave “ENDERECO DE E-MAIL”, a qual deverá ser selecionada no filtro “Para: ” do box “Mesclagem para e-mail” que aparecerá na tela.
Image Removed
No cadastro da carta vinculada terá que ter a palavra-chave “ENDEREÇO DE E-MAIL”
Image Removed
A qual deverá ser selecionada no filtro “Para: ” do box “Mesclagem para e-mail” que aparecerá na tela.
Image Removed
Aviso
temos acesso à remessa de correspondências. Nela poderemos criar uma nova remessa e colocar um beneficiário de exemplo para imprimir uma carta vinculada:
Image Added
Nota
title
Vincular Carta
Lembrando que no campo "Correspondência" devemos colocar a carta vinculada cadastrada anteriormente.
Através do botão: "Impressão das cartas" (Image Added), poderemos realizar esta impressão.
Automaticamente o módulo abrirá o documento da carta vinculada e perguntará ao operador se queremos realizar o acesso ao banco de dados da carta vinculada:
Image Added
Clique em "OK", para abrir o arquivo e a conexão com o banco de dados e a carta será mostrada na tela.
Aqui, clicaremos no menu "Correspondências" e depois no botão "Mala direta":
Image Added
Após isso, devemos buscar o botão "Mesclar para novo documento":
Image Added
O editor de texto exibirá uma tela para confirmar quais documentos serão mesclados com as palavras-chave, basta clicar em "Confirmar":
Image Added
Assim, o texto do documento será modificado de acordo com as palavras-chave:
Image Added
No editor de texto WPS, existem quatro tipos de mesclagem:
Image Added
Mesclar para novo documento: Faz as alterações nas cartas e mostra todas em um novo documento do WPS. Este tipo de mesclagem foi a que exibimos anteriormente;
Mesclar para Impressora: Faz as alterações nas cartas e coloca para impressão;
Juntar para Outro Novo Documento: Faz as alterações das chaves e cria outro documento. Ao selecionar esta opção, será apresentada a seguinte tela:
Image Added
Nessa janela, é pedido ao operador para colocar uma das palavras-chave como o nome do novo documento e posteriormente selecionar o local onde este arquivo será salvo. No caso do nosso exemplo, o Contrato é o "177" e o caminho onde o arquivo será salvo é na pasta de "Downloads":
Image Added
Merge to Send (Mesclar para Email): faz as alterações e prepara para enviar por Email. Ao selecionar esta opção, será apresentada a seguinte tela:
Image Added
No campo "Destinatário" deverá ser informada uma palavra-chave, que será o e-mail do beneficiário. No caso do nosso exemplo, teríamos que voltar ao cadastro da carta vinculada e incluir uma palavra-chave nova que trouxesse o e-mail do beneficiário, por exemplo, a chave "EMAIL_PESSOA".
Ao clicar em "Confirmar", será disparado o Email para o destinatário.
