O que é?

• Tem a finalidade de demonstrar como é efetuada a conferência contábil de baixa dos bens patrimoniais.

• Sugere um fluxo para conferência contábil de baixa patrimonial através dos relatórios "Patrimônio baixado", "Depreciação por período", "Consulta de lançamentos contábeis" e "Razão analítico".

Saldo da "Conta de baixa"(baixa patrimonial):

A baixa patrimonial pode ocorrer em dois cenários: baixa comum (totalmente depreciado, quebra, sucateamento, roubo) e por venda.

Para efetuarmos as baixas patrimoniais, é necessário que tenhamos criadas as configurações patrimoniais de baixa (realizadas na contabilidade). Nelas, definimos as contas contábeis que estarão atreladas aos "Motivos de baixa patrimonial". Dentro desta configuração, além da "Conta de despesa de baixa patrimonial", podemos indicar também as contas contábeis de resultado "Conta de receita na venda" e "Conta de perda na venda". Essas duas últimas contas costumam ser utilizadas caso o bem seja vendido e a diferença entre o saldo a ser depreciado deste bem e o valor da venda seja diferente de zero. 

Por exemplo, se eu tenho um patrimônio com a "Classificação patrimonial" sinalizada como "Veículos" e decido vender esse bem, no processo de baixa patrimonial utilizarei a forma de baixa "Venda" (denominada pela operadora) e posso contabilizar o saldo dessa venda. Se o veículo possuir um saldo a depreciar de R$ 10.000,00 e efetuo a venda do mesmo por R$ 12.000,00, terei contabilizado na "Conta de receita na venda" o valor de R$ 2.000,00 (diferença entre o saldo a depreciar e o valor de venda). No entanto, se efetuar a venda por R$ 9.000,00 com as mesmas características e mesmo saldo a depreciar, teremos contabilizado na "Conta de perda na venda" o saldo de R$ 1.000,00.

Essa contabilização se dá da seguinte maneira: Credita a "Conta patrimonial" e debita a "Conta de receita na venda" ou a "Conta de perda na venda", conforme o saldo mencionado.

Veja abaixo a tela em que são configuradas as contas contábeis dos "Motivos de baixa patrimonial":

Para baixas comuns, o sistema compreenderá a baixa e fará uma ou duas contabilizações.

A primeira contabilização será realizada debitando a "Conta de depreciação acumulada" e creditando a "Conta patrimonial", esta contabilização zera o saldo da "Conta patrimonial", e, caso o bem já tenha sido completamente depreciado, zerará também o saldo da "Conta de depreciação acumulada".

A segunda contabilização, caso o bem ainda possua saldo a depreciar, irá debitar a "Conta de despesa de baixa patrimonial" e creditar a "Conta de depreciação acumulada".

Se o motivo de baixa for venda, o sistema também fará dois lançamentos: o primeiro será debitando "Conta de depreciação acumulada" e creditando "Conta patrimonial". Já o segundo dependerá do resultado da operação:

• Se  valor da venda for um prejuízo (venda - saldo a depreciar < 0), será efetuado um lançamento creditando a "Conta de depreciação acumulada" e debitando a conta de "Perda na venda", este contra a conta de receita ou de despesa configurada nos "Motivos de baixa patrimonial";

• Se o valor de venda for um lucro (valor de venda - saldo a depreciar > 0), será debitada a "Conta de depreciação acumulada" e creditada a "Conta de receita na venda".

Inicialmente, no módulo Patrimônio, devemos extrair uma listagem dos bens que foram baixados. Para isso, utilizamos o relatório de "Patrimônio baixado" (com a extração desse relatório, poderemos identificar os patrimônios baixados e analisarmos a contabilização deles na contabilidade):

Antes de avançarmos para a contabilidade, é necessário verificarmos se o item em questão possui valor a depreciar. Para esta análise, utilizaremos o relatório de "Depreciação por período" e o filtraremos utilizando o número da plaqueta do bem em verificação e o período do mês anterior (uma vez que desejamos descobrir o saldo a depreciar e, através dele, identificarmos se haverá segundo lançamento ou não):

Exemplo de contabilização de baixa patrimonial por "baixa comum" (totalmente depreciado, quebra, sucateamento, roubo)

O primeiro lançamento é realizado debitando o saldo da "Conta de depreciação acumulada" e creditando o saldo da "Conta patrimonial".

Já o segundo lançamento somente será realizado se o bem ainda possuir saldo a depreciar. Se houver, credita-se o saldo na "Conta de depreciação acumulada" e debita-se na "Conta de despesa por baixa patrimonial" (tal lançamento é realizado para que seja zerado o saldo da "Conta de depreciação acumulada" e lançado o saldo para despesa, uma vez que o bem não foi totalmente depreciado).

Utilizaremos o relatório de "Consulta de lançamentos contábeis", filtrando por período (mês que estamos conferindo), coluna "Histórico" contendo "BAIXA DO PATRIMÔNIO" e flag (Origem do lançamento) "28 - Depreciação patrimonial", pois a baixa é contabilizada junto com a depreciação:

Ao analisarmos a contabilização acima, veremos que o segundo lançamento não fecha com o relatório de "Depreciação por período", isso ocorre porque, o bem foi baixado apenas no dia 28/05, com isso, houve depreciação do dia 01/05 até o dia 28/05, quando ele é finalmente baixado.

O valor de depreciação estará junto à pesquisa que fizemos acima, no entanto, para encontrá-lo com mais facilidade, podemos ordenar a pesquisa pela coluna "Documento Orig." e somando o valor de R$ 10,74 com R$ 1,17 teremos o valor apurado a depreciar, conforme relatório de depreciação por período extraído no período anterior R$ (11,91):

É necessário lembrar que o processo de baixa costuma ser validado junto com a depreciação, pois o saldo da "Classificação patrimonial" e o saldo da "Conta Patrimonial" serão atualizados e devem fechar um com o outro no final do período.

Para esta conferência é necessário extrair o relatório "Relação das depreciações por período" com os filtros "Período", "Tipo do relatório" e flag "Considerar baixas no período" desmarcada:

Será então comparada a coluna "Valor do bem" com a coluna "Saldo Atual", do relatório "Razão Analítico". Vale atentar-se aos filtros que estão sinalizados onde "Período" é o período de conferência, "Conta inicial" e "Conta final" deve ser selecionada a "Conta patrimonial" da classificação em questão e, por fim, "Origem do lançamento" deve estar sinalizada como "28 - Depreciação patrimonial":

Exemplo de  "Baixa patrimonial" efetuada por "Venda".

Iniciaremos com o saldo patrimonial antes de ser efetuado o processo de baixa, para que seja demonstrado o saldo ("Relação das depreciações", botão direito do mouse no cadastro do patrimônio):

Abaixo, será efetuada a baixa por venda:

O "Saldo a depreciar" é de R$ "14.515,48" e o "Valor da venda (R$)" é de R$ "16.000,00". Ou seja, é uma venda efetuada com lucro (o valor da venda é superior ao saldo a depreciar). Neste cenário, quando for efetuada a geração da depreciação, será realizado um terceiro lançamento de baixa que debitará a "Conta de depreciação acumulada" e creditará a "Conta de Receita na venda".

Seguindo com o exemplo, teremos um saldo de receita contabilizado de R$ "1.484,52" (R$"16.000,00" de "Venda", subtraído por R$ "14.515,48" de "Saldo a depreciar").

É possível efetuar a conferência deste lançamento na "Consulta de lançamentos contábeis", através dos filtros "Período" (exemplo "01/09/2020" até 30/09/2020), "Histórico" "Contendo" "BAIXA" e "Origem do lançamento" sinalizado com "28 : Depreciação Patrimonial". Veja a seguir:

Se o resultado da "Baixa" por "Venda" fosse uma perda ("Valor de venda" menor que o "Saldo a depreciar") a contabilização seria invertida. Ou seja, seria debitada a "Conta de perda na venda" e creditada a "Conta de depreciação acumulada".

Exceções (possíveis diferenças nos lançamentos contábeis):

Quando houver diferenças, sugerimos que busca seja iniciada, por lançamentos nas contas patrimoniais (grupo 133) com flags diferentes de '11 - Inclusão de nota fiscal", "28 - Depreciação patrimonial" e "29 - Transferência de classificação". Lançamentos oriundos de flags distintas das mencionadas provavelmente foram feitos equivocadamente nas contas patrimoniais e, certamente, resultarão em diferenças no momento da conciliação patrimonial.

Por fim, sugerimos ainda que o fluxo de conferência patrimonial ocorra conforme indicado pela Solus ao longo deste documento.

Documentação elaborada com base na versão vigente do sistema.